做好精準扶貧檔案管理 助力打贏脫貧攻堅戰
——五蓮縣扶貧檔案管理工作的探索與啟示

文·丁偉 劉芳

建立檔案是各項扶貧工作是否精準的重要前提，精準扶貧檔案是精準扶貧工作中形成的具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄。做好精準扶貧檔案管理不僅是記錄扶貧效果、開展扶貧工作的依據，更能助力打贏脫貧攻堅戰。因此，精準扶貧檔案管理必須要做到規范實用、精益求精，既要經得起當前工作的檢驗，更要經得起以后歷史的考驗。

一、五蓮縣扶貧檔案管理工作現狀

五蓮縣是山東省18個沂蒙革命老區扶持縣之一，有戶部鄉、石場鄉、中至鎮3個省定貧困鄉鎮，91個省、市定扶貧工作重點村，目前共有建檔立卡戶11693戶、21194人。脫貧攻堅以來，五蓮縣不斷加強精準扶貧檔案工作，規范精準扶貧檔案管理，切實做到“四個加強”，確保精準扶貧檔案的真實、完整、系統和安全。同時，堅持示范帶動，采取“試點先行”模式，將中至鎮作為精準扶貧檔案工作的示范鄉鎮，探索建立了“三創新、四到位、五統一”工作機制，建立扶貧檔案規范管理長效機制，為全縣脫貧攻堅工作留下珍貴的檔案資料，為打贏脫貧攻堅戰助力。2018年3月27 日，日照市扶貧檔案現場會在五蓮縣中至鎮召開；5月10日，在全省建檔立卡培訓班上以五蓮縣中至鎮扶貧檔案為參考，供全省扶貧系統借鑒學習。

二、扶貧檔案管理工作主要做法與成效

（一）加強組織領導，建立精準扶貧檔案工作機制

五蓮縣高度重視精準扶貧檔案建立工作，明確組織領導，配備檔案工作人員，切實將精準扶貧檔案工作列入脫貧攻堅的重點工作中，建立健全精準扶貧檔案工作機制。一方面，建立組織協調機制。明確了扶貧檔案管理工作由扶貧部門組織協調、檔案部門監督指導、相關單位各負其責的精準扶貧檔案工作機制，把精準扶貧檔案工作納入精準扶貧整體工作部署，切實抓好精準扶貧檔案工作。縣檔案館積極主動與扶貧部門銜接聯系，了解掌握精準扶貧工作進度和開展情況，并就如何做好精準扶貧檔案工作進行專題討論，定期提出工作要求，明確工作責任，形成了組織上有保證、分工上有專責，運作有效的檔案管理工作機制。另一方面，建立督查機制和考核機制。扶貧工作督查組在進行督查時，將檔案工作列入督查內容，督查扶貧文件材料填寫是否真實、材料收集是否齊全、整理是否規范等，將督查情況及時進行通報。此外，還將精準扶貧檔案工作納入扶貧年度考核，確保精準扶貧檔案工作與精準扶貧工作共同推進，實現同步部署、同步實施、同步檢查、同步驗收。

（二）加強示范帶動，以點帶面推動全縣扶貧檔案管理工作

工作中，主要采取“試點先行”模式，著力打造中至鎮為精準扶貧檔案工作示范鄉鎮，不斷積累精準扶貧檔案工作經驗，制定并完善精準扶貧檔案的工作制度和流程。在市、縣扶貧辦和檔案管理部門指導下，中至鎮探索建立了“三創新、四到位、五統一”工作機制，并按照移交縣檔案館的標準，對全鎮2014年以來的所有檔案進行了全面整理，共整理鎮級檔案99盒、村級檔案146卷、貧困戶檔案2533本，建立了扶貧檔案規范管理的長效機制。

1.“三創新”，筑牢精準扶貧檔案管理基礎。一是創新精準扶貧檔案管理模式。結合工作實際和屬地管理具體情況，采取“集中與分散”相結合的辦法，對鎮、村形成的精準識別、精準施策、精準脫貧檔案、項目檔案以及貧困村、貧困戶檔案等專項業務檔案納入鎮扶貧辦全宗進行集中統一管理；對各村形成的其它精準扶貧文書資料由各村進行保存管理，確保精準扶貧檔案材料的齊全完整。二是創新精準扶貧檔案業務規范。確立文書類、項目類、會計類、貧困村類、貧困戶類、特殊載體類6大門類框架，同時針對精準扶貧檔案業務特點，在文書類中設置了綜合管理、精準識別、精準施策、精準脫貧四個二級類目進行檔號管理，實現了檔案門類劃分清晰、文件材料有類可歸和類別不交叉、不重復的專業要求。三是創新運用活頁檔案。針對書本式貧困戶檔案的操作弊端，結合扶貧資料的產生和收集特點，對動態管理的貧困戶等檔案采取活頁訂裝，方便隨時添加補充。同時，為包村干部制作了貧困戶信息流動臺賬，詳細記錄貧困戶家庭成員和戶外子女的具體信息，既方便入戶走訪，又可作為貧困戶脫貧不享受政策的重要參考。

2.“四到位”，確保精準扶貧檔案建設順利開展。一是領導重視到位。充分保障檔案整理所需人力物力，全鎮共抽調工作人員20多名，統一進行了系統培訓。鎮黨委專門設置精準扶貧專用檔案室，配備專職檔案管理員和標準檔案柜。二是建章立制到位。通過建立完善精準扶貧檔案收集、整理、歸檔、保管、移交等系列檔案管理制度，形成扶貧檔案規范管理的長效機制。三是業務指導到位。鎮扶貧辦及時對各村扶貧檔案的收集整理進行現場指導和示范整理。同時，嚴格落實檔案準入制度，要求各村對扶貧開發的各個工作環節形成的檔案資料全部收集、整理、歸檔，并對其合法性、真實性進行嚴格審查，準確掌握“第一手”資料。四是督查考核到位。鎮扶貧辦定期、不定期檢查檔案資料的收集整理入檔工作督查考核，將檔案驗收作為精準脫貧必備條件之一，并將檔案工作納入農村工作千分制考核。

3.“五統一”，確保精準扶貧檔案管理精細化。一是統一整理。鎮、村各個環節形成的原始檔案資料統一整理，按照歸檔范圍、保管期限、分類標準等要求，以村為單位整理檔案，確保資料齊全、完整。二是統一審核。按照“四項質量”要求嚴格核查，即在資料收集上保證“原始真實性”，在資料審查上保證“合法有效性”，在資料技術指導上保證“邏輯合理性”，在資料歸檔整理上保證“系統完整性”。三是統一分類。按照扶貧檔案形成的門類和屬類劃分類別，統一案卷卷皮、卷盒、卷內目錄和裝訂形式，納入鎮扶貧辦全宗統一管理，使形成的檔案資料整齊美觀，查閱方便。四是統一歸檔。裝訂成冊的原始紙質精準扶貧檔案，統一按照檔案類別，以鎮、村編制檔號和檢索目錄，歸入鎮扶貧辦檔案室，各村使用檔案，需辦理相關借閱手續。五是統一制度。根據檔案管理有關法律法規規定，科學制定了精準扶貧檔案收集、整理、歸檔制度，檔案保管制度、庫房管理制度、檔案人員變更工作交接制度等，并嚴格落實。

（三）加強業務指導，規范精準扶貧檔案管理

五蓮縣檔案館、扶貧辦統一組織開展了精準扶貧檔案工作人員培訓，推廣示范鄉鎮的成功經驗，檢查、督促有貧困人口工作任務的單位、鄉鎮、村開展精準扶貧檔案工作，幫助解決檔案業務方面存在的問題，全面推進全縣精準扶貧檔案工作。一是指導文件材料的規范化整理。精準扶貧文件材料應進行規范化整理，符合檔案保管要求；要按時間等特征排列順序，編寫頁號；編制卷內目錄、案卷目錄等檢索工具；使用專用檔案盒等。二是指導檔案安全管理。精準扶貧檔案要有專門檔案柜存放，或在單位綜合檔案室保管，配備防盜、防火、防潮等保管保護設施設備；電子檔案、聲像檔案要配置防磁柜等設備，并實行異質備份保管；建立檔案安全保管制度、檔案查閱登記制度，確保檔案信息安全。三是開展精準扶貧檔案驗收。縣檔案館與扶貧辦聯合開展精準扶貧檔案專項驗收，并把精準扶貧檔案專項驗收作為精準扶貧工作驗收的先決條件；聯合制定精準扶貧檔案驗收標準，確保扶貧檔案完整、規范、系統、安全。

（四）加強服務保障，確保精準扶貧檔案安全

五蓮縣在加強精準扶貧工作時，把精準扶貧檔案工作列入議事日程，為精準扶貧檔案工作的開展提供人員、制度和經費保障。鄉鎮、村在開展精準扶貧工作時，明確一名領導分管精準扶貧檔案工作，安排政治覺悟高、業務能力強的干部具體負責此項工作的開展。縣扶貧辦、檔案館在借鑒外地經驗做法的基礎上，立足實際，聯合制定下發了《五蓮縣精準扶貧檔案工作實施方案》，明確了精準扶貧檔案工作內容、收集范圍、保管期限和整理要求。對精準扶貧整個工作流程和每個工作環節所產生的各種文件材料（包括文書、科技、會計、照片、聲像、電子檔案等）的收集、整理和歸檔工作，提出了詳細的、操作性較強的指引性意見，確保精準扶貧檔案的真實、完整、系統和安全。縣扶貧辦將精準扶貧檔案工作經費列入脫貧攻堅經費統籌考慮，統一購置檔案盒、印制資料等，為扶貧檔案的規范管理提供必要的資金保障。

三、實現扶貧檔案科學管理的幾點啟示

一要提高對扶貧檔案管理的重視程度和經費投入。領導必須重視扶貧檔案的管理工作，將扶貧檔案管理工作納入單位的重要工作事項來布置和研究，加大對扶貧檔案管理工作的資金投入力度，要對檔案管理的空間、環境、應急設施等，按照規定要求進行完善，確保扶貧檔案管理工作的硬件設施到位，要加強對檔案的網絡和信息監控，保證檔案的信息嚴密。

二要完善扶貧檔案管理制度，建立長效機制。各級扶貧部門應當根據本單位的實際狀況，制定出科學的檔案管理制度，對制度的貫徹落實進行嚴格要求，要采取規范化的操作流程，要對原有的工作程序進行檢查，減少工作中的拖沓環節，對不符合規定的操作行為要進行嚴格禁止，對檔案的工作程序進行強制約束，確保制度執行到位，檔案管理人員要對檔案的真實性和完整性進行檢查和整理，各單位要采取適當的獎懲機制，激發工作人員的工作熱情，提高責任感，切實提升工作質量和工作效能。

三要提升扶貧檔案管理工作人員技能水平。扶貧檔案的作用發揮，很大程度上取決于管理人員的工作能力，因此必須對檔案管理人員的素質進行全面優化，要積極配備具有專業知識、符合工作要求的崗位人員，開展具有針對性的檔案管理強化訓練，落實上崗培訓制度，定期聘請上級單位的檔案專業管理人員進行授課，積極組織檔案管理工作的研討會和交流活動，與相關單位進行扶貧檔案管理工作研究，對檔案的利用和實際管理措施進行探討，以提升人員素質來強化檔案管理工作的整體水平。

四要提升扶貧檔案管理的信息化建設水平。要實現扶貧檔案管理的信息化，必須加強對檔案信息管理電子系統的開發和使用，對檔案的錄入、查閱、檢索等功能，要實現高效化和無紙化，提高工作人員對電子檔案的操作水平，掌握先進的管理技巧和信息使用能力。要在工作中不斷的研究和完善，才能實現扶貧檔案的科學管理，確實發揮扶貧檔案的實際效用，為打贏打好脫貧攻堅戰作出應有的貢獻。