淺議信息化背景下檔案“重藏輕用”的現狀及對策

文·孫霞

隨著經濟社會的快速發展，廣大民眾生活水平的不斷提高，各種各樣信息共享技術的不斷普及，讓人們日益增長的檔案信息需求日漸增多，檔案館充分運用現代信息技術變得越來越重要。2002年以來，國家檔案行政管理部門相關文件的頒布，促進了各級檔案館管理方式和服務理念的改革，各級各部門、各行各業在國家檔案行政管理部門的正確引領和指導下，將現代信息技術全面應用于檔案信息資源建設，使大量的紙質檔案資源數字化，大大提高了檔案館的工作效率。但是由于我國檔案資源的復雜化，各級檔案館對信息化建設的投入不同等眾多因素的影響，我國檔案信息化建設發展不平衡、不完善，仍然存在著存在著重視不足、投入不夠的“重藏輕用”現象。

一、檔案館“重藏輕用”的現狀

（一）檔案館傳統服務意識濃厚，仍存在“等待上門”現象

近年來檔案館已經開始注重傳統服務方式的多樣化，通過建立檔案閱覽室、進行某一主題的檔案展覽、提供檔案借閱查詢以及檔案咨詢等的活動來為社會提供服務。但是受傳統服務意識的影響，這些活動都必須在檔案館內進行，容易受到時間和空間的限制。檔案館實行的上班時間與檔案利用者的上班時間基本一致，如果檔案利用者想要查詢或者借閱某一檔案，就必須利用自己的工作時間，才能去檔案館查閱自己想要的內容。另外，部分城市的檔案館和其他事業單位共處一座建筑之內，外表給人一種過于嚴肅的氛圍，缺乏親切感，并且受空間的限制，檔案閱覽室或者主題活動場所能容納的人員有限，這在一定程度上會影響檔案利用者的認同感和積極性，不利于檔案資源的充分利用。受時間和空間的限制，檔案利用者不能自由地查詢相關文件，或者不能抽出時間去到檔案館查詢，這就導致了檔案利用服務處于被動狀態，形成了“等待上門”的現象。

（二）檔案館信息化建設基礎設施落后

由于我國歷史悠久，檔案信息資源龐大。為了能夠將龐大的紙質檔案電子化、數據化、規范化，就需要有強大的服務器與存儲器來收錄檔案，再加上檔案管理網絡的日常管理與維護，需要的資金投入巨大。但是就目前全國的檔案館現狀來看，只有極少量的檔案館能得到政府大量的資金投入。因此大部分檔案館的基礎設施相對落后，使計算機的儲存容量受到限制，為了接收新文件，不得不將那些不經常用到的原有文件刪除，這就會導致檔案電子資源數據的丟失，不利于檔案資源的完整性。如果檔案利用者在檔案館內的搜索引擎上沒有搜到相關文件，可能就會使一些檔案“石沉大海”，永遠待在庫房里，變成了“死檔案”。

（三）各級檔案網站界面不清晰、內容不完整

各級檔案館檔案網站的開通是檔案館現代服務方式的集中體現。通過將檔案館藏展示在網站界面上來，可以使檔案利用者查詢到想要的資料。但筆者發現，大部分檔案網站存在著界面不清晰、內容不完整、信息服務深度不夠、與用戶交流不足，甚至有的頁面下的文字存在大小不一、格式不等的情況，很明顯是通過復制粘貼的方式直接顯示在檔案界面上，缺乏規范的二次加工。這種混亂的界面服務，給用戶的體驗感較差，大量用戶很可能在檔案界面上，找不到自己想要的內容，而放棄了對檔案的繼續搜索。

（四）檔案信息管理人員水平有待提高

目前，各級檔案館基本都已引進信息化設備和檔案管理系統軟件，這就對檔案管理人員的水平有了更高的要求。但是受傳統檔案服務意識和現實條件的影響，既熟練掌握信息化技術，又熟練掌握檔案管理系統的人才少之又少，這就導致了一些重金買來的信息化設備，不能更大地發揮作用和價值，不利于檔案信息化的建設。檔案管理人員在信息的錄入、存儲、檢索及設備的維護、保養上不能夠熟練掌握運用的現象，會導致整個檔案館工作效率低下，甚至會影響檔案資源的真實性。

二、應該采取的對策

（一）要加大基礎設施建設的投入

基礎設施的好壞直接影響檔案館電子資源的完整性與安全性，如果沒有高效、安全的電子設備，就無法正常地將檔案館的紙質檔案轉變為電子檔案，尤其涉及一些不對外公開的、秘密級的檔案就無法保證它的安全性。所以各級黨委政府要加大對檔案館基礎設施的投入力度，配備計算機、服務器、路由器、存儲器、掃描儀等電子設備，及時更新檔案管理系統軟件，及時與國家統一的管理系統相銜接，為更好地資源共享打好基礎。同時，各級檔案館也要對多媒體建設和3D可視技術等領域加大投入，使檔案館的各種檔案資料真正地“活起來”，以廣大群眾喜聞樂見的方式，通過多媒體的形式，更直觀、更具體地展現在公眾面前。

（二）要制定科學規范的信息化建設方案

一要制定切實可行的檔案信息化建設方案。在認真學習掌握國家檔案局頒布的《檔案法》《紙質檔案數字化規范》《中華人民共和國保守國家秘密法》等有關法律法規的基礎上，根據館藏檔案的數量和數字化的投資額，結合館內實際情況，制定指導思想明確、目標任務清楚、標準要求清晰、時間節點明白的操作性強的實施方案。二要成立由館長或分管負責人為組長、有關業務處室負責人為成員的檔案數字化工作領導小組，負責檔案數字化建設工作。三要建立健全各項規章制度。從檔案資料的出庫、統計、清點、移交、鑒定、保密、入庫等各個環節，都要作出明確清楚的規定。制定的制度，要具有針對性、可操作性和約束性，讓參與數字化工作的人便于學習掌握，內化于心、外化于行，并及時做好監督工作。四要簽定保密責任書。根據《保密法》的規定，與參與檔案數字化工作的公司或個人，簽定保密責任書，明確保密責任，責任落實到人，堅決杜絕不安全事故的發生。

（三）要重視對檔案館管理人才的培養

檔案信息化建設由于涉及到檔案學、管理學、計算機等多個學科，因此在現實中兼具這些專業背景的人才少之又少。受傳統檔案服務意識以及多方面的影響，檔案部門仍有許多現代信息技術門外漢的員工。他們沒有主動學習的意識，因此需要各級檔案館加大培訓力度，并將其納入長遠規劃和年度工作計劃，采取定期組織素質提升培訓班、專門組織集中學習、邀請有關檔案專家授課、組織到先進檔案館學習、進行“一人談、眾人議”的學習交流及以會代訓等方式，努力培養一批具有專業知識過硬、業務能力較精、文化素質較高的檔案管理人才隊伍。

（四）要提高安全保密意識，確保檔案信息安全

安全責任，重于泰山。檔案信息化，雖然能夠極大地提高檔案館工作效率，方便快速便捷查閱利用，但是隨著互聯網技術的不斷提高，存儲在計算機內的檔案信息，也存在著被泄露和被盜取的隱患，尤其是一些網絡黑客和網絡病毒的存在，極大地威脅著檔案資源信息的安全性。因此各級檔案館的檔案管理人員要以對黨、對組織、以個人高度負責的態度，高度重視檔案資源信息安全，不斷強化安全意識，時刻繃緊安全保密這根弦，日常操作嚴格遵守制度，經常開展安全保密自查，防患于未然。同時，要及時更新電腦殺毒軟件，定期進行全方位的殺毒，確保檔案信息安全。

（五）要順應百姓需求，轉變服務方式

在傳統服務方式基礎上，可以根據實際情況，對工作時間做出調整。比如，借鑒國家博物館的上班時間安排，實行周一閉館，周二至周六開館的方式，使大量檔案利用者可以利用業余時間去檔案館查閱相關資料。各級檔案館要成立專門機構或者指定計算機業務熟練的人管理檔案網站，對網站的界面安排、內容設置、字體格式等做出嚴格規范的界定。良好的網站界面不僅節省檔案利用者的查詢時間，也提高了檔案館網上服務水平。同時要增加與網友交流的欄目，及時回應查詢人員的疑惑，不斷提高對查詢利用者的服務水平。

我國龐大的檔案資源是社會歷史發展的重要見證，在信息資源共享的今天，檔案信息化建設已是大勢所趨、人之所向，它對經濟社會的發展以及民族認同感有著重要的意義。但是檔案信息化的建設又是一個漫長而復雜的過程，在建設過程中，仍會面臨一系列的新問題、新挑戰，我們要及時勇敢地面對新挑戰，迎難而上，加大投入，轉變傳統的服務理念、變革保管方式，引進信息化管理人才，使檔案信息化建設快速推進，使“重藏輕用”朝著“藏用并舉”的良好態勢發展。