對于檔案資料民間征集工作的一點思考

文·段常敏

民間檔案資料主要是指沒有經過國家檔案行政管理部門或者相關檔案業務部門系統整理并接收進館的，散落在社會上或個人手中的具有一定保存價值的檔案資料及相關實物，其最大特征就是來源于民間，更多的是與普通民生相關的歷史記錄。相對于國家檔案館或檔案室存放的檔案資料，民間檔案資料從另一個側面和視角不加修飾地對歷史發展進程給予原汁原味地留存和記錄。由于歷史和現實的原因，目前國家檔案館和檔案室存放的檔案主體多為單位部門出臺的各類文件運行產生的文書檔案，但對于歷史研究而言，不應僅僅局限于政治、經濟等領域，而應涉及到社會、民生等方方面面的領域，研究觸角也需要立體化推進。因此，研究一個時期社會歷史發展變化不但需要國家館（室）檔案這個“主心骨”，更少不了民間檔案的“血肉和神經”作為支撐。

一、民間檔案資料的分類

民間檔案資料概念寬泛、內容多樣、種類繁多，在社會生活各方面都有其產生和留存的土壤，目前還沒有一個統一的分類標準。

從民間檔案資料產生的來源來看，大體可分為三種類型。一種是由國家行為而產生的未及時歸檔進館的檔案。主要是以政府或者團體為主開展的一些活動、重大事項等，其生成的許多資料本應由國家檔案部門整理進館，但因故未能整理而散落社會；第二種是本來已存于檔案館的檔案資料因故散落于民間，不再屬于國家綜合檔案館所有；第三種是社會個人形成的屬于個人家庭或者團體的檔案。主要包括家庭的經濟變化狀況、個人從業的工作成果、孩子的成長檔案、家庭成員參與社會活動的原始記錄等，這也是目前種類和數量最多的民間檔案。

從內容上主要可分為政治、經濟、文化三個類型。政治類的比如對一些歷史事件、歷史人物的民間佐證材料。經濟社會類主要包括家庭記賬本、特殊時期的糧油布票、各個階段的證書、契約等。文化類的包括家譜、志書、非物質文化成果、文學作品手稿、歷史文獻等。

從載體上看，民間檔案資料與國家綜合檔案館館藏類型相似，紙質載體較為多見，同時也有照片、聲像、實物扥等載體。目前，很多展覽的舉辦都得益于民間照片檔案資料的參與。

二、民間檔案資料的征集與開發利用

民間檔案資料是國家檔案資源的重要組成部分，在研究歷史發展過程中扮演著重要的角色。通過征集民間檔案資料，可以填補和補充館藏資料，改善館藏結構，整合館藏資源，更好地形成檔案合力，發揮檔案作用，為檔案工作的順利開展營造更好地社會氛圍。

（一）要摸清家底，健全機制

作為檔案部門，要成立民間檔案征集機構，成員可由館領導、科室相關人員、外聘業務專家組成，對館藏檔案進行摸底，掌握館藏檔案情況，根據實際需要制定相應的民間檔案資料征集計劃，并有序推進征集工作開展。比如，濱州市文史館在布展期間，為了更多更好地征集當地文史資料，濱州市政協文史委成立了文史委專家委員會，除去本單位人員外，將部分文史工作愛好者特聘為文史專家，并頒發了聘書。在大家的共同努力下，在很短時間內征集了大量文史資料，為文史館的開展和運行提供了有力保障。

（二）要多措并舉，主動出擊

一是通過公開征集線索的形式，盡可能多的征集民間檔案資料進館。比如借助網絡、報紙、廣播等平臺積極尋找相關線索，或通過發布公告、召開座談會等方式廣征線索，并對收集來的線索進行匯總梳理，去偽存真。線索確定后，要詳細分類，比如列出重大事件、重大活動、重要人物、重要節點等項目，按照實際情況制定切實可行的征集方案，再有步驟、有計劃地推進實施。一般來講，對民間檔案資料征集之前要做好“功課”，即對需征集的檔案資料的背景、事件、過程、意義、作用等有一個清晰的認識，以有的放矢、有條不紊地開展工作。

二是通過建立名人檔案的形式，將相關資料征集入館。名人檔案是整個檔案工作的有機組成部分，也是集中研究人物及事件的第一手資料。一般來講，名人檔案相關資料最初大多存放在本人手中或者其相關的工作機構當中，通過建立名人檔案，可以以點帶面將與之關聯的許多重要檔案資料收集進館。比如，濱州市檔案館為原渤?；钊麖S董事長楊本貞建立了個人檔案，起初只是將個人的一些榮譽、證書等很少一部分材料收集進館，隨著不斷完善，越來越多的物品也逐步入館，最終所征集的材料足夠支撐起一個展覽，不但將楊本貞本人的情況全部理清，也將整個渤海活塞集團發展創業史完整呈現，讓很多彌足珍貴的檔案資料扎根檔案館。

三是通過推出專題欄目的形式，做好民間資料的征集。在欄目推出過程中，可以圍繞欄目內容進行實地采訪，征集民間檔案資料。比如，濱州傳媒集團魯北晚報與濱州市檔案館聯合推出的《濱州航天人》欄目資料，大部分需要民間征集。欄目推出2期后，讀者紛紛來電提供線索或者干脆親自上門來提供資料。欄目共推出45期，征得50余人次的口述歷史檔案資料，100余件（本）紙質檔案資料及包括板凳、軍服、實物模型等在內的40余件實物檔案，既宣傳了檔案工作，又有效征集到了許多民間檔案資料。

（三）民間檔案的征集方法

民間檔案資料多被珍藏在擁有者家中，因此民間檔案資料征集常用方式之一就是上門征集，說服對方捐贈或者購買入館。在與對方交涉過程中，要消除對方心中疑慮，以誠懇的態度和專業的能力打動對方，完成征集。對于以家庭為主題形成的檔案資料，征集起來相對容易一些。一般來講，非專業人士對于家庭檔案資料的收集整理不當，保存條件有限，因此征集人員要根據對方檔案保管情況，做好預案，有針對性地為其解決問題，做好征集。對于收藏民間檔案較多的收藏者，可以單獨制定檔案征集工作方案。比如，可以采取合作舉辦專題展覽的形式，將其藏品系統展示出來，而后由檔案部門指導協助其進行檔案藏品的管理和保護。比如，可以根據收藏者藏品的類別數量和檔案館的館藏情況，共同制定檔案專題、編研檔案成果，進行檔案資料的合作開發利用。

民間檔案資料的征集工作是一項任重道遠的工作。隨著社會的發展，民間檔案資料獨特的功能將會得到進一步展現，社會影響逐步加大，因而檔案部門應加大對民間檔案資料的征集力度，確保散落在民間的檔案資料能得到有效的管理和利用。