大數(shù)據(jù)視域下干部人事檔案管理模式探析

文·劉華

大數(shù)據(jù)是一種在獲取、存儲(chǔ)、管理、分析方面大大超出傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)軟件工具能力范圍的數(shù)據(jù)集合，具有規(guī)模大、流轉(zhuǎn)快、類型多和價(jià)值密度低四大特征[1]。大數(shù)據(jù)技術(shù)為干部人事檔案信息化管理提供了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，在此背景下，2018 年11 月，中共中央辦公廳印發(fā)了《干部人事檔案工作條例》，明確提出運(yùn)用大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)推動(dòng)干部人事檔案管理，并對(duì)相應(yīng)的工作定位、管理方式、體制機(jī)制等提出新要求，傳統(tǒng)干部人事檔案管理模式正在向數(shù)字化管理模式過渡，新型管理模式正在構(gòu)建、發(fā)展與完善中。

一、傳統(tǒng)干部人事檔案管理模式的局限性

（一）思維陳舊，認(rèn)識(shí)有限

傳統(tǒng)干部人事檔案管理往往停留在對(duì)紙質(zhì)檔案的接收、征集等方面，更側(cè)重于實(shí)體檔案管理，更多地依賴于政府行政、組織人事部門相關(guān)規(guī)定管理檔案，并為政府行政事業(yè)服務(wù)，以集權(quán)式管理為主，以簡(jiǎn)單粗放式資源投入來(lái)驅(qū)動(dòng)發(fā)展，研究?jī)?nèi)容局限于本領(lǐng)域的內(nèi)在關(guān)系上，這很難適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代多學(xué)科交融、多技術(shù)合作的檔案信息化需求。

（二）來(lái)源單一，內(nèi)容有限

傳統(tǒng)干部人事檔案收集范圍主要限定在“十大類”，涵蓋的信息內(nèi)容十分有限，檔案材料不足以完整展現(xiàn)干部在政治品質(zhì)、道德品行、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、工作作風(fēng)、工作實(shí)績(jī)等各方面的發(fā)展變化，不能夠連貫、動(dòng)態(tài)地記錄干部全方位的成長(zhǎng)歷程，在干部選拔任用、教育培養(yǎng)、管理監(jiān)督和評(píng)鑒人才等方面的基礎(chǔ)性參考作用難以有效發(fā)揮。

（三）標(biāo)準(zhǔn)不全，管理有限

進(jìn)入21 世紀(jì)以來(lái)，隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷深入發(fā)展，傳統(tǒng)干部人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)取得了較快發(fā)展，但仍沒有形成統(tǒng)一規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)，更欠缺詳細(xì)的實(shí)施規(guī)則，各單位組織人事部門以自身為中心進(jìn)行孤立、封閉式管理，缺乏統(tǒng)一的引導(dǎo)，多是根據(jù)實(shí)際情況制定自己的人事檔案管理規(guī)范，嚴(yán)重阻礙了人事檔案數(shù)據(jù)交換與信息共享，檔案管理孤島等現(xiàn)象較為普遍，這在一定程度上比較容易滋生干部檔案造假的可能性。

（四）利用不足，作用有限

傳統(tǒng)干部人事檔案采用封閉的保密管理模式，受行政管理體制影響較大，每個(gè)人都不得隨意查閱自身人事檔案，各單位對(duì)人事檔案信息挖掘與利用程度低、宣傳力度弱，社會(huì)公眾對(duì)人事檔案的認(rèn)知度不高，對(duì)檔案資源的作用與價(jià)值認(rèn)識(shí)不足，使得干部人事檔案利用和服務(wù)缺乏廣泛性和普遍性，受眾面很小，影響了這一珍貴資源公共服務(wù)作用的發(fā)揮。

二、基于大數(shù)據(jù)視角的干部人事檔案管理模式優(yōu)化路徑

（一）優(yōu)化管理思維模式

一是強(qiáng)化政治性思維。干部人事檔案是黨的重要執(zhí)政資源，屬于黨和國(guó)家所有，具有很強(qiáng)的政治屬性。大數(shù)據(jù)時(shí)代，“黨管干部、黨管人才，依規(guī)依法、全面從嚴(yán)”的干部人事檔案管理原則不會(huì)改變。必須站在政治的高度來(lái)審視干部人事檔案工作，從全面從嚴(yán)治黨和建設(shè)黨的干部、人才隊(duì)伍角度出發(fā)來(lái)規(guī)范干部人事檔案工作，提升干部人事檔案管理的規(guī)范性與紀(jì)律性，保障干部人事檔案信息的權(quán)威性與公信力，提高干部人事檔案工作服務(wù)于干部人事管理工作的針對(duì)性與有效性[3]。

二是強(qiáng)化專業(yè)性思維。這里的專業(yè)性思維既包括專業(yè)的檔案管理思維，即檔案學(xué)科學(xué)原理與方法，也包括其他學(xué)科領(lǐng)域的管理方法與技術(shù)，比如計(jì)算機(jī)技術(shù)、云存儲(chǔ)技術(shù)等，是一種融合了多學(xué)科知識(shí)技能的多元性檔案管理思維。大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理多學(xué)科領(lǐng)域交融性特征十分突出，這就要求管理人員進(jìn)一步強(qiáng)化學(xué)習(xí)意識(shí)，提升自身綜合素質(zhì)，能夠自覺將現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)手段運(yùn)用于管理工作中，實(shí)時(shí)、動(dòng)態(tài)、全面地做好干部人事信息的收集、歸檔、存儲(chǔ)等工作，確保干部人事檔案真實(shí)準(zhǔn)確、完整規(guī)范。

三是強(qiáng)化服務(wù)性思維。干部人事檔案管理的最終目的是實(shí)現(xiàn)資源的有效開發(fā)利用，最大限度為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，它的根本屬性是服務(wù)性。大數(shù)據(jù)時(shí)代，干部人事檔案的服務(wù)性將進(jìn)一步強(qiáng)化，更加注重以充分利用為核心的整體性管理研究，科學(xué)合理地處理好保密管理和開發(fā)利用之間的矛盾，實(shí)現(xiàn)互動(dòng)性、協(xié)作性管理利用，更好地貫徹人事工作的路線、方針、政策，選賢舉能、知人善任，為干部人才管理提供更加及時(shí)、有效的信息保障。

（二）優(yōu)化收集鑒別模式

收集鑒別干部人事檔案材料，充實(shí)干部人事檔案內(nèi)容，是貫穿于干部人事檔案工作始終的一項(xiàng)經(jīng)常性工作。大數(shù)據(jù)時(shí)代干部人事檔案的收集鑒別工作要充分發(fā)揮信息化優(yōu)勢(shì)，有效借助信息技術(shù)手段，動(dòng)態(tài)、系統(tǒng)、全面地收集人事檔案數(shù)據(jù)。這里的干部人事檔案數(shù)據(jù)既包括學(xué)歷、職稱等傳統(tǒng)紙質(zhì)文件材料，也包括干部人事數(shù)字檔案及其元數(shù)據(jù)、管理系統(tǒng)及其配置數(shù)據(jù)、日志文件等，以及各種零散的、碎片式的人事數(shù)據(jù)信息，特別是新型媒介中形成的數(shù)據(jù)信息，比如網(wǎng)絡(luò)媒體中的評(píng)價(jià)性材料等，從根本上保障干部人事檔案的歷史紀(jì)錄性，客觀、真實(shí)、全方位地反應(yīng)干部個(gè)人情況。收集方式可以采用先電子后紙質(zhì)的方式，即先進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)申報(bào)，然后提交檔案數(shù)據(jù)變更申請(qǐng)，預(yù)約紙質(zhì)檔案材料提交時(shí)間，然后根據(jù)提交的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)對(duì)相應(yīng)的紙質(zhì)證明材料進(jìn)行收集。

面對(duì)海量的干部人事信息，要嚴(yán)格按照“處理完畢、具有使用價(jià)值和保存價(jià)值”的底線，本著“取之有據(jù)，舍之有理”的原則，對(duì)不同表現(xiàn)形式的檔案數(shù)據(jù)加以鑒別。特別是干部人事數(shù)字檔案，要特別注重“四性”檢測(cè)，即真實(shí)性檢測(cè)，包括對(duì)數(shù)字文件來(lái)源及其元數(shù)據(jù)的真實(shí)性檢測(cè)、元數(shù)據(jù)與文件內(nèi)容關(guān)聯(lián)真實(shí)性檢測(cè)、數(shù)字文件歸檔數(shù)據(jù)包真實(shí)性檢測(cè)等；完整性檢測(cè)，包括數(shù)據(jù)總量檢測(cè)、元數(shù)據(jù)完整性檢測(cè)、數(shù)據(jù)文件內(nèi)容完整性檢測(cè)、歸檔信息包完整性檢測(cè)等；可用性檢測(cè)，包括數(shù)字檔案內(nèi)容、元數(shù)據(jù)、目錄數(shù)據(jù)等是否可用；安全性檢測(cè)，包括歸檔信息包、數(shù)據(jù)載體、歸檔過程等是否安全。

（三）優(yōu)化保密存儲(chǔ)模式

存儲(chǔ)方式直接關(guān)系著干部人事檔案的安全性，特別是干部人事數(shù)字檔案的保存，在大數(shù)據(jù)時(shí)代面臨更加嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。要按照“三庫(kù)分離”原則分別管理[4]，即建立長(zhǎng)期保存庫(kù)，獨(dú)立于檔案管理系統(tǒng)，用于存放數(shù)字檔案長(zhǎng)期保存封裝包；建立管理庫(kù)，用于支持檔案管理者開展檔案的檢測(cè)、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)、查閱、檢索和編研等業(yè)務(wù)工作；建立利用庫(kù)，根據(jù)檔案的開放利用屬性、檔案利用者的要求多元化生成。存儲(chǔ)格式應(yīng)在不改變?cè)募那闆r下自動(dòng)批量轉(zhuǎn)換成PDF、MP4等長(zhǎng)期保存格式[5]，無(wú)法轉(zhuǎn)換的則應(yīng)掃描成TIFF或JPEG文件格式予以保存。

大數(shù)據(jù)時(shí)代必須對(duì)干部人事檔案保密標(biāo)準(zhǔn)予以嚴(yán)格規(guī)定，并制定具體實(shí)施細(xì)則，可構(gòu)建分級(jí)保密管理模式，即將檔案資源劃分為嚴(yán)格保密、內(nèi)部使用、對(duì)外公開三個(gè)層級(jí)，嚴(yán)格保密（包括絕密、機(jī)密、秘密）檔案以紙質(zhì)存儲(chǔ)方式為主，同時(shí)做好數(shù)字檔案?jìng)浞荩瑖?yán)格實(shí)行離線存儲(chǔ)方式，最大程度避免因網(wǎng)絡(luò)等原因造成的信息外泄；內(nèi)部使用檔案采取線上線下存儲(chǔ)相結(jié)合方式，可在加密情況下，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)及內(nèi)部管理系統(tǒng)，進(jìn)行適度的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)采集、整理和保存；對(duì)外公開檔案以線上存儲(chǔ)方式為主，同時(shí)做好線下資源備份，要充分借助先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行資源挖掘及有針對(duì)性公開利用。

（四）優(yōu)化開發(fā)利用模式

大數(shù)據(jù)時(shí)代，干部人事檔案資源急劇增加，檔案利用需求日益增長(zhǎng)，管理部門不能再局限于封閉式管理、被動(dòng)式服務(wù)的傳統(tǒng)工作模式，要自覺運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，充分挖掘干部人事檔案資源價(jià)值，主動(dòng)為各單位人力資源建設(shè)服務(wù)。一方面可以通過自然語(yǔ)義分析等技術(shù)實(shí)現(xiàn)智能檢索。面對(duì)日益驟增的人事檔案數(shù)據(jù)，在系統(tǒng)查詢時(shí)，可能會(huì)因題名不規(guī)范導(dǎo)致表意出現(xiàn)偏差，影響查詢結(jié)果[6]。而借助以中文分詞為核心的全文檢索技術(shù)，構(gòu)建完備索引庫(kù)以及同義詞庫(kù)，使數(shù)據(jù)索引具備“自主學(xué)習(xí)”功能，可實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理系統(tǒng)智能檢索，提高查準(zhǔn)率、查全率，從而為更高效查詢利用檔案資源奠定基礎(chǔ)。另一方面可以通過數(shù)據(jù)挖掘與分析等技術(shù)輔助科學(xué)決策。將干部人事檔案管理融入日常生活中，將干部人事檔案管理系統(tǒng)與單位考勤系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)等有效銜接，定向收集干部工作數(shù)據(jù)等，建立起豐富的干部人事檔案數(shù)據(jù)“資源池”[7]。通過大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，量化各項(xiàng)干部人事檔案數(shù)據(jù)指標(biāo)，與相應(yīng)崗位需求進(jìn)行精確比對(duì)分析，實(shí)現(xiàn)干部和崗位的精準(zhǔn)匹配，更好的把握人力資源管理方向，為各單位人事決策提供重要支撐。

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的深入發(fā)展，迫切需要構(gòu)建一支政治過硬、本領(lǐng)高強(qiáng)的高素質(zhì)干部人事檔案管理隊(duì)伍，融合計(jì)算機(jī)、檔案管理、人力資源等不同領(lǐng)域的人才。實(shí)施干部人事檔案大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，需要檔案管理部門與信息技術(shù)等各部門的通力配合，合力優(yōu)化檔案管理模式，深入挖掘檔案數(shù)據(jù)價(jià)值，才能充分發(fā)揮干部人事檔案資源作用，更好地服務(wù)于人力資源建設(shè)，服務(wù)于黨的建設(shè)新的偉大工程，服務(wù)于新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義偉大事業(yè)。