高校檔案數據館員的能力需求變遷與拓展

文·桂小紅

大數據時代，高校檔案館（室）作為高校文獻信息服務中心之一，面臨著由紙質檔案資源建設向數字檔案資源建設的轉變。每年新歸檔電子檔案數量激增，既包含傳統意義上的電子文件、圖表、聲像等，又包括新興媒體如微博、微信、各種APP等，多元異構，分布廣泛。雖然國家檔案局14號令明確闡述“符合國家有關規定要求的電子公文可以僅以電子形式歸檔”，但是“檔案信息化建設與大數據、人工智能時代的要求還不相適應”，這些都對高校檔案數據館員的能力需求提出挑戰。在高校檔案工作中，我們嘗試通過數據館員能力需求發展變遷來發現問題從而驅動創新。

一、高校檔案數據館員的能力需求發展概況與變遷

（一）檔案的基本管理流程主要包含收集、整理、保管、鑒定、統計和利用六個環節，簡言之就是“收、管、用”。傳統的檔案管理活動對“人”的依賴程度頗高，主要體現在對檔案管理人員的工作經驗依賴，如立卷分類準確性高，檔案查閱利用的效率就高；對檔案管理業務的熟練度高，檔案收集的完整性就高；對檔案工作的責任心高，檔案統計數據的準確性就高。我國高校檔案管理部門基本屬于附屬的服務部門，對高校檔案管理人員的定位是“輔助專業技術崗位”。傳統檔案的收集、整理、保管等專業難度系數較低，檔案檢索方式主要依賴紙質目錄、卡片索引等，對檔案工作人員的專業要求不高，檔案管理員對檔案數據處于“被動”應付狀態，既來之則安之。

（二）高校檔案數據管理水平不一，差異較大。高校數字檔案館建設過程中，由于標準不統一，軟硬件資源配備不齊全，檔案數據館員匹配不均衡等原因，致使高校檔案管理系統，面對高校各自為政的科研管理系統、教務管理系統、財務管理系統等，只能望“數”興嘆，對接不暢，電子檔案歸檔甚難。另外，由于高校檔案管理平臺的設計人員對檔案管理流程和本校檔案館藏特點理解不一，導致平臺功能兼容性差、共享性低，使用不方便。

（三）高校檔案數據管理人員自身素質不容樂觀。現有的高校檔案專職管理人員很多是轉行而來的，檔案管理水平和檔案數據意識先天不足，又在檔案數據管理技能培養過程中安于現狀，使自身的知識儲備更新慢，數據管理能力提高慢。檔案管理人員隊伍中專業人才不足，是制約檔案管理信息化的主要因素之一[1]。

（四）現有高校檔案管理體制約束因素。高校檔案館的工作不是獨立的，檔案信息化的實現依賴于方方面面的配合[2]。高校檔案管理制度雖然明確“四納入”“四參加”“四同步”，但在實際工作中，高校檔案數據收集歸檔如同其他紙質檔案歸檔收集一樣，存在滯后、卡殼現象。高校各職能部門所形成各類型檔案，不能及時通過高校檔案數據館員收集、加工、整理、審核及入庫，致使檔案數據管理工作的基礎不牢。這需要高校領導足夠重視，各職能部門檔案負責人牽頭，相關部門兼職檔案員緊密配合，建立一個有效暢通的檔案管理信息化運行機制去加以改進。

二、新時代給高校檔案數據館員工作帶來的機遇與挑戰

（一）高校檔案館作為高校信息服務中心的一部分，面臨著檔案雙軌雙套制轉移到單軌單套檔案保存管理挑戰。高校檔案數據館員需要應對的海量數據，既包括高校教學研等實際工作中形成的原始數據及其衍生數據，也包括利用現代信息手段管理檔案形成的數據，高校檔案分類法明確高校檔案分為十一大類，相對其他檔案而言，種類較為明確、單一。對檔案數據進行收集、分類、整理、編目、存儲、開發和利用，激發和挖掘檔案數據的價值，需要檔案數據館員的能力轉型和提升，從而實現對各類檔案數據進行監控和監管，發現檔案數據涉及的事物發展的規律和趨勢。

（二）高校檔案數據館員面臨著檔案數據應用方式、數據隱私與安全、數據監管的挑戰。高校檔案數據館員應該以各部門實時發生事件的數據流作為電子檔案歸檔對象，實時采集動態數據，實時分析與鑒定，實時存儲，保證檔案數據全生命周期的可管可控。高校數據館員在保證電子檔案本質屬性的前提下，可以進行適當的人工干預、二次加工，比如統一命名、統一格式等，使數據順利進入檔案管理信息平臺。

（三）高校數據館員面臨著檔案數據全流程控制、全智能服務的挑戰。高校檔案產生也通過云計算、微服務等技術實現，因此檔案數據除了通過紙質載體、光盤、磁盤等物理存儲，還通過云存儲、區塊鏈技術保存。這樣一個高校檔案館幾十年、甚至百年以上的全部館藏信息，通過數字化的手段，存儲在電腦里[3]。高校數據館員通過全流程控制，充分發揮前端控制的作用，確保檔案數據管理規范，逐漸建成數字檔案館，進而形成智慧檔案館。檔案數字化，目前主要通過檔案高速掃描，文字信息圖文識別提取準確率大大增強，尤其是視頻模塊的重大突破，如科大訊飛發布的針對“精彩講話直播”實時識別文字、音視頻自動轉換文本技術。這些新媒體、新技術都迫切要求高校檔案數據館員迅速武裝自己，靈活運用數據采集、挖掘、分析、存儲、開發、安全等相關技能以及數據版權、隱私、法規、法規、倫理等相關知識，成為具備優秀的團隊合作能力和溝通能力的高素質綜合性人才。

三、高校檔案數據館員職業技能拓展方向與途徑

（一）高校檔案數據館員需要培養全面的數據素養意識，即擁有數據的感知、收集、分析、共享意識，專業的數據分析評估能力和數據管理服務與推廣能力，“快、準、狠”地根據信息實效性、工作有效性和用戶需求性，迅速組成有效數據集合。首先，高校檔案數據館員，應以每年歸檔信息為基礎，從標準、流程、數據三個方面來設計，形成“物理分散、邏輯集中”的檔案數據中心，通過數據挖掘，提高檔案數據利用率。其次，高校數據館員應充分運用全面的數據素養意識，關注數據的完整性、使用的權限性及信息的共享性等問題，并能夠圍繞某一專題，對原始數據進行綜合、歸納、分析、篩選，提供出反映規律性、本質性的信息。比如，李中清的《破譯中國精英教育的生源密碼》，這個通過北大為代表的學籍信息數據庫統計分析而取得的成果，就是高校數據館員努力與前進的方向。

（二）高校數據館員應能有效分析數據，并妥善處理好檔案數據素養與文化素養的關系。吳三均教授曾說過“數據是結構化、理性的、冰冷的，而人文意味著抽象的、模糊的”，由于完全剝離了數據所處的具體環境，同時數據分析集群研究會排除重要的個體特征，所以非場景化的研究邏輯缺乏人文關懷。這就激發高校數據館員在職業技能拓展中，要持續加強文化素養，熟悉館史、校史，了解校園文化和檔案文化。高校檔案是高校文化的重要組成部分，高校檔案事業的發展，不僅有利于了解高校的過去，也有利于指導高校建設的現在，還可以輔助高校發展的未來。挖掘館藏檔案優勢，打造特色檔案文化要緊緊圍繞高等院校辦學理念和辦學指導思想，依托黨代會、校慶、各類評估、開學（畢業）典禮等活動，舉辦科研專題展覽或打造虛擬展館，并積極運用微信、微博、移動APP等融媒體平臺，及時發布檔案工作動態，制作音頻、視頻、電子相冊等服務廣大師生，讓數據與文化深度融合。

（三）理順檔案管理體制，做好頂層設計，為高校檔案數據館員創造可行性空間。這就需要出臺相關配套制度，“遵循統一領導，分級管理，安全可控，充分利用的原則，明確責任主體，加強能力建設，促進開放共享。”（國辦發[2018]17號《關于印發科學數據管理辦法的通知》）。例如，公開高校各立檔部門數據集的目錄，強制要求進行數據公開和共享；或建立預算制度，從預算角度推動數據共享，打通“數據壁壘”，活化并輸出合規、有效的信息數據。實時加入高校整體信息化、智慧化校園規劃發展計劃，確保多平臺之間，尤其是高校辦公系統、教務系統、財務系統之間的數據互通，業務互聯。加強高校檔案數據運行所需的軟硬件設施等條件的投入，確立歸檔電子檔案質量控制體系。增強高校數據館員的職業認同感，明確數據館員的角色定位，逐步構建數據館員共有的態度、價值、知識、信念和技能，促進數據館員職業的良性發展[4]。

（四）開展不同利益相關者機構合作與交流，多途徑培訓提升高校數據館員的職業技能。首先，國務院《職業技能提升行動方案》（2019-2021年）規定，“要促進勞動者、培訓主體、政府三方積極主動參與”，高校數據館員可積極主動參加高校開設的相關培訓課程或者在線公開課程。其次，通過參加針對性強、實效性強、培訓周期短的培訓，改善檔案數據館員的知識架構，改變高校數據館員邊緣化的頹勢。再次，可以通過定期組織高校館際之間、各種年會論壇、部門之間、部門內部業務交流學習，促進業務素質提升和知識共享。最后，通過推行數據館員職業資格認證制度和檔案職業技能大賽，增強高校數據館員職業的整體適應性。

（五）選擇正確的培養路徑，確定科學的檔案知識模塊，增強數據館員檔案專業理論知識和實踐性、創新性的培養。應重點關注計算機操作系統、數據庫系統、程序語言設計、網站開發實例等信息技術，攝影技術、PHOTOSHOP應用、視頻編輯和合成、融媒體傳播學等多媒體技術，知識產權法、社會調查研究方法、應用統計學、組織行為學等經濟法律管理，檔案學概論、數字檔案館建設實例、信息檢索教程、科技檔案管理、檔案保護技術等你檔案專業知識及檔案法制，專業外語[5]，使之能夠熟悉利用spss、stata、SAS等統計分析軟件，掌握數據可視化分析軟件，從而增加數據館員在感知技術、數據倉庫、數據搜索、數據挖掘與可視化等領域的知識積累。

（六）高校數據館員職業技能提升最終目的和方向歸結為檔案信息個性化服務創新。以用戶檔案知識需求為導向、為用戶提供綜合集成的數字檔案資源并以解決用戶問題的集成服務[6]。《長三角地區一體化發展三年行動計劃（2018-2020年）》提出“異地查檔，跨館出證”，讓檔案查詢不再“跑斷腿”，上海、江蘇、浙江、安徽省檔案局利用數字檔案資源共享平臺不斷增強檔案公共服務能力，為維護公民權益、社會穩定做出巨大貢獻。高校數據館員可借鑒公共檔案館綜合服務的優點，開展高校館際之間合作，開發高校檔案綜合利用平臺，在高校檔案查詢利用率高的領域，如學籍檔案、招生錄簡表、學歷學位認證等開展一站式服務。

大數據、人工智能時代，高校檔案數據館員對專業能努力、學科背景以及綜合素質要求非常高，崗位職責貫穿整個數據生命周期。高校檔案數據館員應順勢而為，迅速成長，積極拓展面向實踐需求的多元化學習模式，開展不同利益相關者的機構合作和交流，借助本校科研機構與檔案館數字資源的優勢，增強數據館員的自信心，以適應人機協同、跨界融合、共創分享的智能時代，為高校領導和管理者提供前瞻性、精準性的信息，發揮檔案更大的價值。