施工企業檔案區域化管理模式探析

文/張 偉

近年來，施工企業生產經營規模急劇擴張，檔案資源的形成大量增加，出現“脹庫”等現象，給檔案管理工作帶來了一些新的問題。施工企業必須結合自身特點和檔案利用需求，從有效管控、檔案安全、緩解“脹庫”等問題著手，深入探索檔案管理新模式，努力做到檔案管理與企業發展相適應，使企業檔案的開發利用再步新高，更好地為企業發展服務。

檔案管理工作如何適應新形勢、新發展的要求快速推進？筆者以為，隨著市場經濟的發展，各施工企業紛紛推行區域化經營，固定人員深耕重點區域市場，這是施工企業做大做強重點之所在。本文結合區域化經營現狀和檔案管理現實狀況和問題，對開展檔案區域化管理模式進行探析，期望對各施工企業提升檔案管理水平具有現實的參考與借鑒作用

一、施工企業檔案管理現狀

當前，企業檔案管理工作正在逐步邁向科學化、信息化、規范化、制度化，隨著10號令及各行業檔案管理辦法的出臺，檔案保管范圍更加細化，保管期限更加明確，檔案數量不斷增加，管理嚴而有序，這是可喜的一面。可是，當前實行紙質檔案與電子檔案“雙套制”管理，不僅不能充分發揮電子檔案的作用，也不能緩解紙質檔案的“脹庫”問題，還增大了檔案管理的人力和物資資源的消耗。這個問題比較突出，必須盡快解決。

誠然，我國的檔案管理體制是“統一領導，分級管理”。但很多施工企業對集中統一和分級存在一定誤解：一是認為集中就是所有檔案實體的集中保管，排斥檔案實體的分級、分布管理；二是認為分級管理就是分散管理，違背了檔案集中統一管理原則。

很多施工企業為了擴大市場份額，選取部分省級區域，配置固定人員，進行重點開發，并在當地成立區域分公司，設立辦公場所。企業采取諸多辦法拓展市場，這個思路與行動完全對頭。但要注意的是，企業檔案工作必須順應企業的發展，市場拓寬了，經營區域擴大了，檔案工作必須跟上。企業要創新管理理念，適應區域化經營的形勢，檔案管理觀念的更新必須包括其中。紙質檔案的重要性無法忽視，檔案界也一直在強調原件的重要性，在企業檔案庫房存放有限、無法擴容的情況下，采取區域化管理，設立區域化檔案庫房就顯得尤為重要。

二、檔案管理模式的界定與分析

時下，檔案管理模式主要是傳統集中管理模式與區域分部管理模式之分。明確其概念、分析其特點，企業方能比較其優勢，做出真實的判斷與選擇。

1.檔案管理模式的概念界定

所說的傳統集中管理模式，就是所有實體檔案與電子檔案實行集中統一管理。區域分布管理模式，指在企業檔案庫房飽和的狀態下，檔案管理機構根據立檔項目所在區域，將實體檔案集中存儲于區域檔案庫房，而電子檔案隨同檔案信息系統移交企業檔案庫房，檔案管理機構仍對紙質檔案和電子檔案統一管理，只是部分實體檔案分區域保管。

2.傳統集中管理模式的特點

傳統集中管理模式可以豐富館藏，便于管理，優點頗多。但隨著企業的發展，收集檔案豐富館藏的優勢已變為檔案無館可藏的棘手問題。尤其對于部分老施工企業而言，用房緊張、擴建困難、基礎設施陳舊等剛性制約條件，嚴重影響檔案工作的正常開展。同時，施工企業配備的檔案人員普遍不足，在較多施工項目情況下，難以做到過程中監督指導，檔案接收被動，嚴重影響后期檔案開發利用效果。

3.區域分布管理模式的特點

各施工企業區域生產經營深入推進，在建項目不斷增多，各區域檔案數量不斷增加，實行檔案區域分布管理勢在必行，是解決“脹庫”、推動檔案數字化管理的有效手段。施工企業在各區域一般設有分公司，在辦公地點按標準設置檔案庫房，區域內項目實體檔案可在此集中管理；設置區域專（兼）職檔案管理人員，監督、指導區域工程項目檔案的形成、收集、整理、歸檔工作，嚴抓檔案形成源頭，提高歸檔質量。同時，公司本部掌握區域檔案的整體情況，存有電子檔案和目錄，既降低了管理成本，又便于當地利用。

三、檔案集中模式與區域分布模式管理相結合是現實的最佳選擇

推進企業檔案信息化、數字化建設，是不斷提升檔案管理效率、實現資源共享的必然要求。同時《建設工程文件歸檔規范》（GB/T50328-2014）提出每項建設工程應編制一套電子檔案，隨紙質檔案一并移交城建檔案管理機構。檔案“雙套制”管理要求，為區域分布管理創造了條件。

對于如何開展檔案集中和區域分布管理，一是重點工程項目檔案，需永久保存的工程項目檔案，省部級以上重要獎項，采取集中存儲于企業檔案庫房的傳統集中管理方式；二是設計使用年限較短、需長期保存的工程項目檔案，采取實體檔案集中存儲于區域檔案庫房，而檔案信息系統（電子目錄）隨同電子檔案移交企業檔案庫房保管。區域分布管理模式做到了電子檔案替代紙質檔案入檔集中保管，既能顯著緩解“脹庫”問題，又能實現檔案信息資源的集成和共享。

在區域分布管理模式下，檔案雖然在物理上保管于不同的庫房，但在邏輯上統一管控、互聯互通。企業檔案管理機構，根據歸檔電子檔案分別建立檔案信息庫、檔案信息檢索目錄，便于查找利用，不但可以提升工作效率，還可實現多套多載體備份、異地保管，有效提升檔案的安全性。

綜合上述，筆者以為檔案傳統集中管理與區域分布管理均有各自優勢和特點，皆有利服務于施工企業的整體。在新形勢下，各施工企業應結合自身特點和發展現狀，以區域化工程項目管理為導向，充分利用現代信息技術，建立一個上下貫通、左右銜接的檔案管理工作網絡體系，實現傳統集中管理模式與區域分布管理模式的有機結合，使檔案管理工作更加適應企業發展需要，更大地發揮檔案服務于利用價值，這是現實的有效的合理的最佳選擇。