高校研究生檔案規(guī)范化管理存在的問題及對策

文/王 娟

高校研究生檔案為高校的研究生培養(yǎng)教育提供了有益的信息，在學(xué)科建設(shè)和人才培養(yǎng)方面具有重要意義。當(dāng)前，一些高校對研究生檔案的規(guī)范化管理卻差強(qiáng)人意，在管理人員素質(zhì)提升、管理制度健全以及強(qiáng)化信息化管理等方面均存在諸多不足。針對這些問題，高校各領(lǐng)導(dǎo)層面必須充分重視檔案管理，加大對管理人員的培訓(xùn)，引入先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，順應(yīng)時代潮流，加強(qiáng)信息化管理技術(shù)建設(shè)，確保實(shí)現(xiàn)研究生檔案規(guī)范化管理

高校研究生檔案管理，是整個高校學(xué)生檔案管理的重要組成部分。高校研究生檔案是指：“在高校研究生培養(yǎng)過程中所形成的一系列有保護(hù)和利用價值的文字和圖標(biāo)材料。”它承載了研究生在校期間的學(xué)習(xí)成績、科研成果、政治表現(xiàn)等多方面內(nèi)容，更是日后就業(yè)時供用人單位招聘、考察、審核、錄用的客觀重要依據(jù)。因此，對研究生檔案的規(guī)范化管理亟待引起高校有關(guān)管理部門的重視。高校研究生檔案的管理，系指將產(chǎn)生于研究生教學(xué)活動中的文字及圖片材料、影像資料獨(dú)立出來進(jìn)行管理。目前，為了區(qū)別其與本專科的檔案材料管理，大部分高校采用“三位一體”的方案來管理研究生檔案。即在一人名下分列其學(xué)籍情況、課程學(xué)習(xí)情況、學(xué)位資料等內(nèi)容，并且按照內(nèi)容設(shè)置卷內(nèi)目錄。專人專號，方便快捷。在查找時，提綱挈領(lǐng)，一目了然。然而，仔細(xì)分析，認(rèn)真考究，高校研究生檔案規(guī)范化管理中還存在一些問題尚待解決。

一、高校研究生檔案規(guī)范化管理中存在的問題

近年來，隨著國民經(jīng)濟(jì)整體水平的大幅提升，我國學(xué)術(shù)科研領(lǐng)域也取得了長足進(jìn)步，相適應(yīng)的高校對科研工作和人才培養(yǎng)的重視程度也在不斷增強(qiáng)。但是在市場經(jīng)濟(jì)的作用下，高校將更多的資金和注意力投向了經(jīng)濟(jì)效益好的專業(yè)，而檔案部門的建設(shè)可以說是一直在緩慢地進(jìn)步甚至停滯不前。因此，當(dāng)下對研究生檔案的管理也就不可避免地會出現(xiàn)一些問題。這些問題主要表現(xiàn)在以下三個方面：

其一，檔案管理意識相對薄弱。由于高校本身對研究生檔案管理的精力投入不足，檔案部門的工作人員相對較少，研究生（包括碩士研究生和博士研究生）的學(xué)制從三年到八年不等。在面對這些紛繁復(fù)雜的工作時，工作人員難免力不從心。其中檔案時段過長，中間要經(jīng)過學(xué)生本人、輔導(dǎo)員、行政部門、檔案部門等多個環(huán)節(jié)，很難保證每位經(jīng)手人員都能毫無紕漏。且檔案部門的少部分人員將其本職工作視作“清閑”之事，在處理檔案時難免有疏忽之處。這就使得收集上來的檔案無法確保得到妥善處理。此外，學(xué)生或忙于學(xué)業(yè)或忙于工作，或忙于科研，將個人檔案的管理視為“細(xì)枝末節(jié)”之事而輕易處之，這就難以保證原始檔案的準(zhǔn)確性。檔案管理意識的缺乏影響著檔案的填寫、收集、管理等多個層面，如果在思想上不能提高對檔案管理的重視程度，那對研究生檔案進(jìn)行規(guī)范化管理將無從談起。由此可見，提升相關(guān)各類人員的檔案管理意識，實(shí)為高校研究生檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵所在。

其二，檔案資料歸類千篇一律范圍單一。研究生作為國家未來的在科研進(jìn)步、經(jīng)濟(jì)繁榮方面的重要支撐，應(yīng)當(dāng)是個性鮮活、學(xué)有專長的高層次人才。其培養(yǎng)方式不同于本專科生，研究生的檔案應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)其個性化的特點(diǎn)。這一點(diǎn)應(yīng)該在檔案的形成與管理中突出地體現(xiàn)出來。但是時下，當(dāng)檢索研究生檔案時，我們看到的僅僅是錄取、成績、論文、創(chuàng)作、科研成果、就業(yè)等略顯單薄的資料，以及導(dǎo)師在“指導(dǎo)評價欄”里的千篇一律的書寫內(nèi)容。“比起本科生的培養(yǎng)范圍，研究生培養(yǎng)所涉及的內(nèi)容更廣泛、形式更多樣、結(jié)構(gòu)更復(fù)雜，所以研究生檔案更有差異性。然而畢業(yè)生檔案中的內(nèi)容除了個人基本信息不同之外，其余材料往往千篇一律，不足以反映個人的個性特征。”這樣的學(xué)生檔案沒有太高的利用價值，更不用說對其進(jìn)行研究，為高校日后的建設(shè)出謀劃策了。造成這種現(xiàn)象的一個重要原因是近幾年研究生的招收條件放寬，使得隊(duì)伍“膨脹”，一部分高校甚至出現(xiàn)了一位導(dǎo)師指導(dǎo)十幾個研究生的現(xiàn)象。面對如此艱巨的任務(wù)，自然難對學(xué)生進(jìn)行個性化培養(yǎng)，所形成的檔案資料千篇一律也就不足為怪了。

其三，檔案管理信息化建設(shè)滯后。當(dāng)今社會信息化加快發(fā)展，信息技術(shù)手段滲入到方方面面，為各行各業(yè)的建設(shè)與發(fā)展提供了新思路與新手段。然而，面對這樣的形勢，大部分高校的檔案工作仍處于手工作業(yè)階段。經(jīng)過初步整理的檔案送交至檔案室，工作人員仍需人工對其進(jìn)行分類、編排、整合等工作，這樣的過程漫長而繁瑣。“重復(fù)、繁重的手工勞動使得檔案管理人員無暇顧及檔案材料內(nèi)容及檔案中蘊(yùn)藏的巨大價值，機(jī)械的作業(yè)也使工作效率相對低下，而計算機(jī)參與管理在很大程度上提升了管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化水平。”將研究生檔案管理的主要技術(shù)支撐由人力手工勞動轉(zhuǎn)為信息技術(shù)規(guī)范化管理意義重大。可以預(yù)見，研究生檔案一旦實(shí)現(xiàn)信息化管理，每位研究生的檔案獲取將會擺脫繁瑣的人力查找，能夠更為便捷地通過研究生檔案規(guī)范化管理系統(tǒng)獲取。如此不僅提高了查找效率，更為高校和研究生本人以及用人單位開辟了便捷的溝通渠道。

二、提高高校研究生檔案規(guī)范化管理的對策

時下，面對信息化時代的發(fā)展大勢，部分高校已經(jīng)逐漸認(rèn)識到研究生檔案規(guī)范化管理的重要性，開始投入了人力、物力，著手對其進(jìn)行更有成效的利用和保護(hù)，這是積極的有效做法值得肯定。筆者結(jié)合自己的工作實(shí)踐，經(jīng)過有益探索、研究、歸納、總結(jié)，針對存在的現(xiàn)實(shí)問題，認(rèn)為提升高校研究生檔案規(guī)范化管理應(yīng)該采取以下對策——

對策之一：不斷提高檔案管理人員規(guī)范化管理意識和水平。提高檔案工作人員對檔案工作重要性的認(rèn)識，必須改變以往散漫的工作態(tài)度，堅決消除把檔案室當(dāng)作“養(yǎng)老衙門”的錯誤思想，真正在檔案工作中樹立起認(rèn)真、踏實(shí)、有序、規(guī)范的工作作風(fēng)。加強(qiáng)檔案工作相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，將其貫徹到工作之中，摒棄人浮于事漫不經(jīng)心的工作態(tài)度。同時，學(xué)校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)以及檔案室工作人員有義務(wù)向全校師生宣傳檔案工作的重要性，從源頭抓起，對輔導(dǎo)員、相關(guān)管理者及學(xué)生進(jìn)行檔案工作的基本培訓(xùn)，讓檔案從學(xué)生自身就被重視起來。因?yàn)椋挥猩仙舷孪禄ヂ?lián)互通，共同重視檔案工作，才能推進(jìn)檔案工作有效的進(jìn)步與發(fā)展。

常言道，火車跑得快，全靠車頭帶。高校領(lǐng)導(dǎo)層對檔案工作的重視，是做好檔案工作的重要一環(huán)。既要重視對檔案工作的投入，還要重視專業(yè)人員的培養(yǎng)與使用。檔案部門要加強(qiáng)對相關(guān)工作人員的培訓(xùn)，切實(shí)提高業(yè)務(wù)水平。要讓工作人員走出去，把先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和管理措施帶回來、用起來，才能在實(shí)際工作上改善當(dāng)前的檔案管理滯后的現(xiàn)狀。同時，應(yīng)結(jié)合高校實(shí)際，量身定制檔案信息化管理系統(tǒng)，將工作人員從繁雜的手工工作中解放出來，提高工作效率，最大程度發(fā)揮檔案的利用價值。

對策之二：制定科學(xué)合理的歸檔范圍。高校進(jìn)行研究生檔案規(guī)范化管理工作，是為了培養(yǎng)出各行各業(yè)的優(yōu)秀人才提供經(jīng)驗(yàn)。而在以往的歸檔內(nèi)容中，多是千篇一律的培養(yǎng)模式，在根源上無法為高校培養(yǎng)人才的工作提供有益啟示。因此各高校應(yīng)該結(jié)合本校的專業(yè)優(yōu)勢和專業(yè)特色以及學(xué)生的培養(yǎng)方案，合理選擇歸檔范圍。比如，在檔案中納入學(xué)生的操行成績，不僅能在客觀上規(guī)范研究生平時的品行，也可供用人單位合理考量其適合的工作崗位。當(dāng)然，各個高校有其多年的研究生培養(yǎng)經(jīng)驗(yàn)，都可以在法律允許的范圍內(nèi)歸納出適合本校的培養(yǎng)模式，并據(jù)此選擇研究生檔案歸檔的科學(xué)合理范疇。如此，研究生檔案的利用價值將得到很大的提升，也將會推動研究生檔案規(guī)范化管理的進(jìn)程。

對策之三：大力推進(jìn)研究生檔案管理信息化建設(shè)。為此，要著力抓好以下兩點(diǎn)：

首先，推廣處理檔案的信息技術(shù)，提升工作人員對計算機(jī)的操作能力。使其能夠掌握檔案管理系統(tǒng)，建立相關(guān)的數(shù)據(jù)庫和信息系統(tǒng)。將信息化管理系統(tǒng)在檔案工作中逐步推廣應(yīng)用，大幅度提升工作效率，使工作人員從繁雜、重復(fù)的手工勞動中解放出來，將更多的時間和精力投入到數(shù)據(jù)庫的建設(shè)中，以及探索利用信息技術(shù)管理檔案的新路子。

其次，組織人員對庫存檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行電子化處理。由于實(shí)行信息化管理，庫存檔案較容易被忽視，甚至于導(dǎo)致管理混亂。為防患于未然，需指定專人，將相關(guān)數(shù)據(jù)電子化處理。先進(jìn)的制度是不斷提高檔案工作的前提，因此必須建立嚴(yán)格細(xì)致的檔案室工作、管理制度，做到事事有人做，時時有人管，不斷查漏補(bǔ)缺、不斷優(yōu)化制度，這是提升高校檔案規(guī)范化管理的有效途徑。

綜上所述，高校研究生檔案的管理、利用與保護(hù)是一個長期性的重要工作，需要高校在充分認(rèn)識當(dāng)前工作中存在的問題，下大力氣進(jìn)行解決，從而在新時代使檔案管理工作更上一層樓。當(dāng)然，研究生檔案的管理也要注意法律層面的問題，如涉及知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)等問題。在對研究生檔案進(jìn)行規(guī)范化、信息化管理的同時，也要注重其個人隱私和學(xué)位論文的保護(hù)。筆者堅信，只要我們不斷地總結(jié)、探索和研究，定能為檔案工作搭建一個更好的平臺，促使高校研究生檔案規(guī)范化管理開創(chuàng)新局面、躍上新臺階。