淺析個人自我建檔的必要性

文/張彩靈

按照常規(guī)，人事檔案是人事管理活動中形成的記錄和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)、以個人為單位建立起來的文件材料，主要是由人事、組織、勞資等部門在培養(yǎng)、選拔和使用人員的工作活動中形成的。根據(jù)人事檔案管理規(guī)定，人事檔案的建立、傳遞和管理是由組織人事部門或其委托具有資質(zhì)的單位（一般為人才交流中心）具體負(fù)責(zé)，其他單位和個人不得傳遞、管理人事檔案。表面上看，建立個人檔案是組織人事部門的事，個人自我建檔，看似沒有必要，但現(xiàn)實生活和檔案利用需求的實際，又讓我們意識到個人自我建檔非常必要。

一、從兩個典型案例看個人建立自己檔案的必要性

例證之一：現(xiàn)實社會活動中，組織部門在考察干部時，往往要求考察對象提交部分文件資料，例如考察對象市級以上獲獎證書和文件復(fù)印件等。按常理，這些材料特別是獲獎文件都由人事部門或所在單位保存，可以直接為之提供。可是，實際情況往往是，由于有些部門檔案管理的不規(guī)范等原因，有些材料急用時找不到，這時如果自己保存有相關(guān)資料利用起來就方便多了。

例證之二：組織部門在貫徹落實人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作中，發(fā)現(xiàn)所管理的干部人事檔案或多或少都有缺失，要求個人及時補充完善檔案缺件資料。按常規(guī)，個人只能到檔案館、人事部門和所工作過的單位查找，但由于時間久遠(yuǎn)、檔案管理人員變換頻繁，或者業(yè)務(wù)不熟練，有些檔案資料即使明明有，但就是無法查到，這時自己保存有的文件資料也就派上用場了。

本文作者通過例證說明個人自我建檔的必要性，同時對個人建立本人檔案的范圍、定位、原則以及爭取社會支持、個人檔案的管理等問題進(jìn)行了探討。至于個人到底是否需要建立本人檔案，對于個人保存的重要資料的檔案屬性，個人手中保存的重要資料和檔案部門如何關(guān)聯(lián)，還是值得仁者見仁、智者見智進(jìn)行研究的問題

二、個人建立本人檔案的定位

個人建立本人檔案，需要有一個明確的定位，這樣方能與單位檔案部門有一個相應(yīng)的關(guān)聯(lián)。

一是個人自我建檔，是組織、人事部門建立、管理個人檔案的必要補充，當(dāng)組織、人事部門人事檔案發(fā)生丟失等意外時，個人建立的本人檔案就能及時補缺。

二是個人自我建檔，是個人經(jīng)歷特別是大事的記錄，這是個人研究、回顧和編寫相關(guān)資料的需要，同時也為社會需求提供保障與服務(wù)。

三是個人自我建檔，是適應(yīng)新形勢的需要。有些檔案的產(chǎn)生不經(jīng)過組織或人事部門，比如個人的房產(chǎn)資料、反映個人身體健康狀況的體檢資料、特別是今年疫情中的核酸檢測資料，再比如個人的出生證、防疫證、暫住證、駕駛證、結(jié)婚證、獻(xiàn)血證以及個人信用，等等。其實在人們的社會活動實踐中，這些重要資料和文件按照慣例全由家庭或個人保管，屬于個人重要的保密信息，這些資料絕大部分未進(jìn)入人事檔案，當(dāng)組織或人事部門需要的時候，個人可以及時提供，補充人事檔案的缺項。

三、個人自我建檔的原則

個人建立本人檔案有其必要性，但要做好必須恪守原則，切莫隨意。

原則之一：個人建立本人檔案必須真實。個人自我建檔不能隨心所欲，更不能美化自己、拔高自己或者憑空捏造，如果這樣就失去了個人建立檔案的真實性。只有真實，才能體現(xiàn)個人建立檔案的重要性，才能為之有效利用。

原則之二：個人建立本人檔案必須及時。及時是收集個人檔案資料的要求，只有及時才能保證檔案資料的真實性。如果事后補充個人檔案，其實不甚重要，還容易造成失真。

四、探索個人自我建檔的管理

個人自我建檔，文件資料如何進(jìn)行保管，這是一個現(xiàn)實問題，必須解決好。筆者認(rèn)為，個人自我建檔，應(yīng)該由自己保管。因為，個人既是自然人也是社會人，個人建立的檔案同樣既是個人的也是社會的。因此，個人建立的本人檔案應(yīng)由自己保管，使用與支配權(quán)屬于個人，由個人決定其銷毀、上交、利用或傳承。就個人來講，它是記載個人人生軌跡的重要依據(jù)，是個人信息的儲存庫，有些貴重的資料具有法律效用與實際應(yīng)用價值。那么到底如何自我建檔，應(yīng)該注意些什么等等，尚需進(jìn)行深入研究，本文只是拋磚引玉，期望大家共同探討與批評指教。