醫療保障基金中心檔案合并與信息化建設芻議

林國余

摘 要：本文以福建省三明市“三保合一”成立三明市醫療保障基金中心過程中的檔案管理工作，認真分析其存在的問題，提出了加強合并后醫療保障基金檔案及信息化建設的建議.

關鍵詞：醫保基金;檔案合并;信息化建設

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.100

2014年1月22日，三明市在全國率先實現城鎮職工基本醫療保險、城鎮居民基本醫療保險、新型農村合作醫療保險（以下簡稱“三?！保┤齻€經辦機構的“三保合一”，成立了三明市醫療保障基金中心。在市醫療保障基金中心成立之前，“三?！狈謱儆诓煌块T管理。市醫療保障基金中心正式成立，形成了“三?！被鸾y一管理、業務統一經辦、機構垂直管理、資源共享高效的運行局面。這是三明市深化醫藥衛生體制改革的一項重大創新和重大突破，標志著三明市在理順醫?；鸸芾眢w制，加快推進城鄉醫保一體化工作上邁出了關鍵一步，對于提高全市人民的醫療保障水平，更好地保障民生具有重要的意義。根據我市醫療保障基金中心的特點，如何做好檔案管理工作，更好地為我市醫療保障基金工作服務，本文就“三保”檔案合并、管理與信息化建設，談幾點體會。

1 整合前“三?！睓n案管理存在的問題

1）檔案意識、業務水平不統一。“三?！敝杏械膯挝粰n案管理較好，如原醫保中心檔案工作在當地檔案管理部門的指導下，進行了規范的管理，通過了省市的驗收。但有些單位對檔案的重要性認識程度不夠，對檔案管理的規范化要求較低，僅考慮個人或科室平時工作的方便，經常將一些重要的檔案資料隨意存放在科室里，導致日常許多有價值的檔案沒有歸檔。檔案管理人員業務水平參差不齊，因此導致在檔案管理工作上存在差異。

2）資料收集、歸檔管理不規范。2009年人力資源社會保障部和國家檔案局聯合頒布了《社會保險業務檔案管理規定（試行）》，為社會保險業務檔案的管理規范和有效利用提供了依據。但是“三?！钡臉I務要求不同、涉及的對象不同，因而對檔案的歸檔要求又不盡相同，導致如何歸檔界定不清、歸檔流程不明，致使一些應歸檔的原始資料歸檔不齊全、立卷不規范。

3）檔案工作的設施和信息化建設水平不一致。檔案工作的好壞，良好的檔案設施是基礎，是檔案管理的重要條件。“三?！倍际切鲁闪⒌臋C構，單位辦公用房都是外租與外借的，保證辦公用房都有困難，專門的檔案用房難以實現，有的根本無檔案用房。檔案管理設備除了柜子、計算機、復印機外，其它的如描儀等都沒有配備，采用專門的醫保管理軟件進行檔案管理更是難以實現，導致了檔案設施水平的不一致，無法實現檔案管理的現代化。

2 充分認識醫療保障基金的檔案管理的重要性

1）醫療保障基金檔案是記錄醫保發展的歷史憑證。醫療保險是一項全新的工作，是民生工作的重要保障。醫療保障基金檔案真實地記錄參保單位、參保人員、醫療過程的基本信息，又是醫療保險待遇報銷支付和對醫院進行考評的唯一依據。隨著國家財力的不斷加強，對民生投入的不斷提高，醫保政策會進行不斷的補充與完善。醫療保障基金檔案在推進醫保制度改革中，協調政府、個人、醫療機構三方的關系中，記錄醫保業務的全過程中都起重要作用。同時反應了參保人履行繳費義務、享受醫保待遇的真實情況和醫療工作的每一個環節，也體現了醫保工作者一絲不茍付出與智慧的成果。

2）醫療保障基金檔案是保障參保人權益的重要憑證。醫療保障基金檔案以參保人身份進行分類，記錄其自參保之日到死亡期間保費繳交、醫療過程、待遇享受的全過程。完整的醫療保障基金檔案對于參保者而言，可以最大限度地保障其所有權益的實現。如因參保人自身材料保管不善，可以通過調閱醫保檔案，進行查閱、復印等，保證參保人正常繳費、轉診治療、商業保險報銷、大病醫療保險報銷、職工互助醫療報銷等權益的實理。否則，影響參保人的合法利益，最終將阻礙醫保事業的發展。

3）醫療保障基金檔案是科學分析醫保事業發展的重要憑證。以人民為中心的發展理念，對于醫保事業的發展提供更高的頂層設計。醫保的政策將隨著經濟與社會的發展，不斷改進與完善?？煽?、規范、詳實的檔案材料，是科學的數據統計、會計核算和基金收支分析的基礎，是論證結果與醫保情況相吻合、相接近，才能保證領導作出的各項決策科學有效、各方滿意、成效良好，取得最大的公約數，使人民滿意、政府放心、基金運行平穩。

3 加強醫療保障基金檔案管理和檔案信息化建設

醫保檔案承載著國家管理部門、醫療機構和參保人員的全部信息，是制定政策、基金繳交、待遇享受的重要記錄憑證?！叭！痹谡现八纬傻臋n案，按各自單位的特點進行歸檔，無法統一。合并之后實現統一管理 ，規范管理，也提升了檔案的管理水平，檔案管理與信息化建設要以服務和利用為出發點和落腳點，以信息化建設為手段，提高利用效率與水平。

1）加強檔案設施建設。以機構合并為契機，對檔案用房建設入手，不斷提高檔案設施建設。大田管理部根據《檔案館建設標準》，建設57.9平方米的檔案庫房，設置了庫房、閱覽兩個分區，配備了標準化的檔案密集柜，按檔案類別和數量訂制了不同規格的檔案裝具。同時，安裝了防盜網、遮光窗簾，配備了滅火器、溫濕度計、空調、去濕機、防蟲藥品等設備。

2）加強領導、完善制度。成立以主任為組長、相關參與部門負責人參與的檔案管理工作領導小組，各部門設專職檔案管理人員，負責檔案的日常管理工作。各業務部門根據業務職能的不同，配備兼職檔案員，負責本業務部門各類檔案日常的收集與傳遞工作。形成上下聯動、左右協同、縱橫相當的檔案管理體系。按照醫保工作的實際情況，制定一套與之相適應的科學、完整的檔案管理系列制度。做到制度上墻、制度落實、定期檢查相結合，不斷將檔案的各項流程做到規范化。把檔案工作制度建設作為完成檔案工作任務的前提，按照制度認真細致地鑒別、收集、分類、整理，實行檔案綜合管理，對各種門類、不同載體的檔案及有關資料實行統一管理，集中保管，始終把問題解決在檔案歸檔之前，確保案卷質量。對檔案的轉入、轉出、檔案的查（借）閱等都要嚴格按照規定履行，保證檔案工作井然有序地開展，使檔案管理與醫療管理同步發展。

3）提高素質、強化利用。醫保檔案管理是醫保管理的重要組成部分，切實加強對檔案工作的領導，把檔案管理工作列為議事日程。通過會議、參觀學習、典型事例等各種形式來加強檔案業務的培訓，使全體干部職工都能充分認識到醫保檔案與自己日常工作和生活密切相關，提高全員檔案意識。檔案管理員要認真學習關于檔案管理工作的法律、法規、文件，不斷加深對檔案工作重要性和必要性的認識，充分認識檔案的價值，增強做好檔案工作的責任感和緊迫感，同時要加大對兼職檔案員培訓力度，使其在工作中有的放矢。

為使檔案管理與單位辦公現代化同步發展，配備了計算機、打印機、復印機、掃描儀等現代化、信息化的設備。充分利用計算機在檔案管理工作中的作用，運用計算機對檔案進行收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制目錄;對參保單位、參保人員、醫療待遇享受、門診慢性病資料、定點醫療機構及定點藥店管理信息等檔案進行數字化。加大對特殊的檔案工作管理，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統計等工作，提高檔案的完整性。要及時對重要的電子數據進行刻錄備份，建立和完善檔案數據庫，建立檔案資料查閱平臺，逐步實現檔案信息資料共享，使檔案管理全面實現現代化。

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