利用清單加強軌道交通檔案管理的實踐探索

吳墀忠/寧波市軌道交通集團(tuán)有限公司

1 問題的提出

城市軌道交通工程是重點工程，建設(shè)周期長、參建單位多，文件來源復(fù)雜、形成數(shù)量龐大[1]，除了前期準(zhǔn)備階段文件、竣工驗收文件主要由建設(shè)單位形成和收集外，勘察文件、設(shè)計文件、施工文件、設(shè)備文件、監(jiān)理文件以及各類咨詢服務(wù)合同的文件均由參建單位形成、收集和移交，檔案人員基本無法從源頭把控文件的內(nèi)容和數(shù)量[2]，檔案驗收和接收時，如何判斷是否完整、準(zhǔn)確、齊全，是困擾建設(shè)單位檔案員最大的問題。這是由于檔案工作面臨著“一少一多一投機”的不利局面。“一少”指建設(shè)單位檔案員少。建設(shè)單位檔案員配置一般僅能應(yīng)對日常收管用業(yè)務(wù)需要，檔案管理對于專業(yè)性的要求較高，檔案員既缺乏專業(yè)知識，也不具備合理的知識結(jié)構(gòu)[3]，更無法掌握現(xiàn)場情況和動態(tài)變化，沒有條件判斷專業(yè)檔案是否完整、準(zhǔn)確、齊全。“一多”指專業(yè)多、參建單位多。城市軌道交通工程的勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、供貨、咨詢服務(wù)等類型的承包人眾多，其中施工類承包人又分為土建、機電安裝、裝修等類別，而機電類承包人又分了通信、信號、供電等10多個專業(yè)。其復(fù)雜程度，從《城市軌道交通工程文件歸檔要求與檔案分類規(guī)范》（以下簡稱《規(guī)范》）提供的類目設(shè)置可見一斑。“一投機”指城市軌道交通工程參建單位檔案審查把關(guān)的能力和態(tài)度。部分參建單位不重視檔案工作，不關(guān)心檔案質(zhì)量，不落實過程管控，期望建設(shè)單位檔案員能力不足或把關(guān)不嚴(yán)，僥幸把檔案交出去。

通過分析可以發(fā)現(xiàn)，檔案員與工程技術(shù)人員之間缺少一座“橋梁”，檔案與現(xiàn)場之間缺少一個“紐帶”。工程技術(shù)人員作為施工文件的形成者，并不關(guān)心檔案工作，也不清楚哪些文件應(yīng)該歸檔。參建單位的檔案員作為歸檔文件的接收、整理、移交者，建設(shè)單位的檔案員作為檔案的驗收、接收者，他們不清楚現(xiàn)場的具體情況，以及文件的范圍和數(shù)量。檔案和現(xiàn)場之間缺少的橋梁和紐帶，正是雙方需求的結(jié)合點，也是具體的檔案編制依據(jù)。

為此，提出由工程有關(guān)監(jiān)管單位編制“歸檔文件清單”，明確檔案員和工程技術(shù)人員的職責(zé)界面。負(fù)有監(jiān)管職責(zé)的專業(yè)人員在工作完成后，根據(jù)實際列出歸檔文件清單，細(xì)化到具體的文件名稱和數(shù)量，甚至是文件編號，對檔案的完整、準(zhǔn)確、齊全負(fù)責(zé)。檔案員不需要熟悉專業(yè)內(nèi)容，不需要掌握現(xiàn)場情況，只需要對照清單核對文件的數(shù)量和質(zhì)量。參建單位檔案員根據(jù)清單收集整理檔案，建設(shè)單位檔案員根據(jù)清單驗收、接收檔案，對檔案質(zhì)量負(fù)責(zé)。需要注意，清單應(yīng)由監(jiān)管單位簽發(fā)，由移交單位自行編制和簽發(fā)的“清單”不能作為檔案的編制依據(jù)。

2 利用清單加強檔案管理的探索

2.1 搭建清單框架

以寧波市軌道交通集團(tuán)有限公司（以下簡稱“寧波軌道交通”）的施工檔案清單為例。寧波軌道交通編制了《軌道交通工程施工監(jiān)理檔案實施細(xì)則》（以下簡稱《細(xì)則》），設(shè)計了一套規(guī)范嚴(yán)密的三級清單體系。

首先是類目清單。這是一級固定清單，只需要建設(shè)單位檔案員掌握。類目清單從建設(shè)項目一直細(xì)分到單位工程，其作用是在制度層面保證類目齊全無遺漏。《規(guī)范》將“單位工程”作為基本的歸檔單元，4.5條明確“應(yīng)在單位工程質(zhì)量驗收通過后三個月內(nèi)，將相關(guān)工程文件向建設(shè)單位移交”[4]；附錄B、附錄C、附錄D提出具體的類目設(shè)置框架；表C.1《工程施工類類目設(shè)置表》特別注明按單位（子單位）工程劃分。寧波軌道交通執(zhí)行該要求，在《檔案分類方案及檔號編制規(guī)定》制度中將單位工程作為檔案類目設(shè)置的底層，在《細(xì)則》中明確施工檔案實行“按單位工程管理”的原則，其“收集、組卷、驗收、移交等工作，均按單位工程實施”。其次是單位工程清單。這是二級清單，是由建設(shè)單位工程管理部門針對一個建設(shè)項目編制的單位工程名錄。這是可變清單，在建設(shè)過程中可調(diào)整，既作為編制檔號的依據(jù)，又保證單位工程齊全無遺漏。該清單由建設(shè)單位檔案員掌握。再次是歸檔文件清單。這是三級清單，是一個單位工程歸檔文件的執(zhí)行清單，一般由監(jiān)管單位根據(jù)單位工程的實際編制或簽發(fā)。《細(xì)則》將一個單位工程分為8個模塊，相應(yīng)確定了8個模塊的歸檔文件清單或清單表式。歸檔文件清單應(yīng)由施工單位歸檔，作為對應(yīng)模塊的首份歸檔文件，同時作為施工單位檔案員收集、編制施工檔案的依據(jù)，以及建設(shè)單位檔案員驗收、接收檔案的依據(jù)。

上述三級清單框架中，類目清單劃分到單位工程，單位工程清單詳細(xì)列出建設(shè)項目單位工程名單，歸檔文件清單列出單位工程的具體歸檔文件，三級清單圍繞“單位工程”這個施工檔案的基本歸檔單元，構(gòu)建了嚴(yán)密的城市軌道交通工程施工檔案清單體系。類目清單由建設(shè)單位檔案部門在制度中確定，單位工程清單由建設(shè)單位工程管理部門確定，歸檔文件清單由監(jiān)管單位編制或簽發(fā)，并作為建設(shè)單位檔案員驗收、接收工程檔案的依據(jù)，體現(xiàn)了“專業(yè)的工作由專業(yè)的人負(fù)責(zé)”思路。

2.2 編制歸檔文件清單

城市軌道交通單位工程的歸檔文件清單設(shè)計可以分兩步實施：第一步是劃分模塊，一個模塊對應(yīng)一個相對固定的監(jiān)管單位，即編制或簽發(fā)歸檔文件清單的責(zé)任主體；第二步是針對每個模塊，即每個監(jiān)管單位設(shè)計清單表式。《細(xì)則》將一個單位工程劃分為施工管理文件、測量監(jiān)測文件、材料質(zhì)量證明文件、施工記錄、施工試驗檢驗記錄、工程驗收文件、竣工圖、聲像文件8個模塊，各個模塊都有其相對應(yīng)的責(zé)任主體。清單表式應(yīng)按模塊或監(jiān)管單位編制，盡可能實現(xiàn)一個監(jiān)管單位對應(yīng)一張表式。清單可以由施工單位填寫，但應(yīng)由監(jiān)管單位簽發(fā)。這些表式經(jīng)監(jiān)管單位專業(yè)人員審核確認(rèn)后，涵蓋一個模塊應(yīng)歸檔文件的基本信息，包括歸檔文件的名稱、編號、數(shù)量，沒有任何歧義。針對一個單位工程的8個模塊，《細(xì)則》對其清單或清單表式有具體的規(guī)定。

一是作為通用模塊的施工管理文件模塊，各單位工程基本相同。《細(xì)則》直接在歸檔范圍表式中列明了歸檔文件清單，并將下列5張清單直接納入該模塊歸檔范圍。第一張清單是工程概況表，列明了單位工程的參建五方及責(zé)任人員、安全質(zhì)量監(jiān)督單位、工程規(guī)模及主要設(shè)計參數(shù)、開竣工日期等信息，該表是施工用表，由建設(shè)單位工程管理人員簽發(fā)。第二張清單是工程分包一覽表，列明了單位工程經(jīng)審批的分包單位，以及主要的材料設(shè)備供應(yīng)單位，該表是施工用表，由施工單位編制、監(jiān)理單位簽發(fā)。第三張清單是工程單元劃分文件，列明了單位工程分所屬的分部工程、分項工程數(shù)量及名稱，這是核對“施工記錄”模塊歸檔文件的綱領(lǐng)性清單，該表是施工用表，由施工單位編制、監(jiān)理單位審核、建設(shè)單位工程管理人員簽發(fā)。第四張清單是施工圖清冊及版本說明，列明了設(shè)計單位為單位工程繪制的圖紙冊數(shù)、每冊的圖紙頁數(shù)、每頁圖紙的圖號，只填寫最終有效的圖紙，作廢的圖紙圖號不列入該清單，《細(xì)則》提供了表式，由設(shè)計單位編制簽發(fā)，作為單位工程竣工圖編制依據(jù)。第五張清單是單位工程設(shè)計變更一覽表，列明了單位工程設(shè)計變更文件編號和基本內(nèi)容，《細(xì)則》提供了表式，由設(shè)計單位編制簽發(fā)，也作為竣工圖編制的依據(jù)。二是測量監(jiān)測文件模塊。《細(xì)則》提供了測量文件統(tǒng)計表，明確了單位工程各類測量記錄的文件總份數(shù)、每份文件的編號。監(jiān)管單位有2家，分別是建設(shè)單位的測量控制中心和監(jiān)理單位，用同一張統(tǒng)計表，各自獨立編制簽發(fā)，施工單位按2家監(jiān)管單位簽發(fā)的統(tǒng)計表收集匯總測量文件。三是材料質(zhì)量證明模塊。采用原材料進(jìn)場檢驗報告匯總表作為每類原材料的清單，該表是施工用表，施工單位為每一類原材料編制一張匯總表，由監(jiān)理單位簽發(fā)。四是施工記錄模塊。該模塊的清單采用兩層結(jié)構(gòu)，第一層是施工管理模塊中的工程單元劃分文件，明確了該單位工程下的分部工程、分項工程的數(shù)量和名稱。第二層是分項工程質(zhì)量驗收記錄表，該表明確一個分項工程下的檢驗批數(shù)量，即應(yīng)歸檔的施工記錄份數(shù)，作為該分項工程施工記錄的首份文件。該表是施工用表，由施工單位編制、監(jiān)理單位簽發(fā)。五是施工試驗檢驗記錄模塊。一般采用試驗檢測報告匯總表作為每類試驗檢驗記錄的清單，還有其他的專用表式，如混凝土試塊試壓報告匯總表、砂漿強度匯總評定表等也視作清單。該表是施工用表，施工單位為每一類試驗檢驗編制匯總表，由監(jiān)理單位簽發(fā)。六是工程驗收文件模塊。該模塊是通用模塊，各單位工程完全相同。《細(xì)則》直接在歸檔范圍表中列明了歸檔文件清單，檔案員照清單收集、驗收和接收。七是竣工圖模塊。該模塊的清單就是施工管理文件模塊中提到的施工圖清冊及版本說明、單位工程設(shè)計變更一覽表。八是聲像文件模塊。該模塊是通用模塊，《細(xì)則》在文字條款中直接明確了每個單位工程應(yīng)攝制的聲像文件內(nèi)容和數(shù)量。

3 結(jié)語

寧波軌道交通2016年3月前通車的3個項目沒有歸檔文件清單，之后通車的2個項目執(zhí)行了歸檔文件清單，對比效果明顯。以變更較多的竣工圖模塊為例說明。前3個項目，一個單位工程交幾冊圖紙、每冊有幾頁圖紙、哪些圖紙作廢、變更是否在竣工圖中修改，這些信息檔案員很難把握，需要工程師反復(fù)核對。竣工圖驗收和接收效率低，施工單位普遍在完工1年以上才完成檔案移交。后2個項目，全面推行由設(shè)計單位簽發(fā)的歸檔文件清單作為竣工圖編制和驗收依據(jù)。一是施工圖清冊及版本說明，明確一個單位工程最終有效圖紙清單，具體到有幾冊圖紙，每冊的圖名，每冊有幾頁有效圖紙，以及每頁有效圖紙的圖號；二是單位工程設(shè)計變更一覽表，列出了每一個變更的依據(jù)文件、變更內(nèi)容和被變更的圖紙圖號。檔案員據(jù)此核對單位工程的竣工圖和變更情況。專業(yè)的工作由專業(yè)的人負(fù)責(zé)，通過三級清單體系，特別是監(jiān)管單位簽發(fā)的歸檔文件清單，寧波軌道交通做到單位工程驗收通過后3個月內(nèi)完成檔案移交，保證了檔案完整、準(zhǔn)確、齊全，實現(xiàn)了各方共贏。