加強水務檔案管理的實踐與思考

林 蘭/杭州余杭環境（水務）控股集團有限公司

水是生命之源、生產之基、生態之魂，水務行業是我國最重要的城市基本服務行業之一。反映水務事業發展的重要資料，經過歸檔就成為水務檔案。當前，加強水務檔案管理是狠抓檔案基層基礎提升的重要舉措。

一直以來，筆者所在的杭州余杭環境（水務）控股集團有限公司非常重視檔案工作。公司檔案室室藏各類檔案65萬余卷，涵蓋文書、工程、水務、會計、實物、特載等6大門類，其中水務檔案是極為重要的業務類檔案，主要由余杭供排水產業發展中形成的文件材料組成，涉及工程、管網、排水、用戶等方面。經多年實踐，公司形成“制度建設逐步健全、基礎設施日益完善、數字轉型有效推進、利用服務創新發展”的水務檔案工作新格局，充分保障了全區供排水系統的統一管理和有效運行，服務了公司經營管理，提高了檔案利用者利用滿意度。2017年，公司成功創建“浙江省規范化數字檔案室”；2018年，成功創建“浙江省示范數字檔案室”。筆者以所在公司為例，探討加強水務檔案管理的有效路徑。

1 建立水務檔案保管基地

余杭的水務事業起源于各大鎮的自來水廠建設，經歷分散式供水和生活污水處理的階段，再到城鄉供排水一體化管理，服務了全區經濟社會發展和人民生活水平提高。公司檔案室保管條件隨著全區經濟的發展、辦公條件的改善而改善。早在1990年代初，公司前身余杭縣自來水總公司在三層簡易磚木結構小樓辦公，檔案工作停留在文書檔案的保管上，工作設施設備只有1組鐵制檔案柜，檔案員兼職文書收發，檔案室與辦公室混用。2000年以來，全區水務事業快速發展。2001年5月，公司搬遷進余杭供水服務管理大樓，配有100平方米的檔案室，安裝了12組、720立方米的密集架，將庫房、閱覽、辦公三個用房分開，檔案保管條件大為改觀。近年來，隨著水務事業的不斷深化，水務檔案數量快速增長，在這樣的背景下，公司著手籌備建立水務檔案保管基地。2014年，在余杭經濟技術開發區單獨建造了檔案樓，總面積450平方米，檔案室安裝密集架50組、3000立方米，可容納近30年產生的檔案；并配備電腦3臺、掃描儀1臺、溫濕度控制儀4臺、除濕機3臺、空調5臺，近年又配備自動煙霧報警、紅外線監控、溫度自動監測等裝置，逐步實現了從“管控”到“智控”的轉變。

2 健全水務檔案工作制度

推進依法治理是檔案工作得以持續發展的重要保障。早在1990年代，公司沒有制訂水務檔案管理專項制度，只有檔案室文件收發制度。遷入管理大樓后，公司水務檔案工作制度化建設隨目標管理等級提升而得以健全，先后制訂了《公司檔案工作辦法》《檔案工作崗位責任制》《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》《檔案保管制度》《檔案借閱利用制度》《檔案復制制度》《檔案安全保密制度》《檔案登記統計制度》《檔案鑒定銷毀制度》《檔案信息化管理制度》《電子文件歸檔管理制度》等一系列規章制度，水務檔案的立卷（組件）、歸檔、借閱、銷毀、利用、保密、安全管理等各個環節均有嚴格的制度規定。2013年，公司在修訂水務檔案管理制度（如，新修訂了《公司數字檔案室管理制度》《水務檔案安全管理應急預案》等）、形成20個專項制度的同時，將水務檔案管理要求前置，即水務檔案管理條款納入會計、招投標、工程建設、設備采購、信息化等各個方面制度之中，并且單獨提出水務檔案工作考核辦法，水務檔案走向依法治理蹄疾步穩。公司加強合同管理，突出工程付款與水務檔案收集掛鉤的要求，突出“沒有檔案員驗收簽字暫不付款”等規定條款。新時代，公司不斷踐行把制度優勢轉化為治理效能，推進檔案治理能力現代化。公司建立水務檔案工作責任層層傳導機制，以崗位為單位簽訂《檔案工作責任書》的方式明確有差別的責任，即根據每個人所處崗位環境及職責權限，設立水務檔案工作責任書的相應內容，責任書內容與崗位檔案管理的特點、與個人職責權限大小相對應，增強針對性和可操作性。最終形成水務檔案管理體系、制度體系和考核體系。

3 推進水務檔案數字化建設

根據余杭區檔案事業發展“十三五”規劃要求，在“十三五”期間，全區一級立檔單位數字檔案室規范化率達到100%。在區檔案局監督指導下，公司利用檔案室全面改善的條件，從2016年開始制訂浙江省示范數字檔案室創建工作方案，工作分兩條線推進。一條線，即安排公司檔案人員對文書、照片等進行電子掛接并建立數據庫；另一條線，即引入專業水平較高的檔案中介，通過外包方式快速推進存量檔案數字化工作，同時安排3名檔案員做好監管、抽查等工作。2014年之前應用量子軟件管理數據，2015年開始采用余杭區數字檔案智慧管理平臺統一管理全公司數據。2017年，掃描各類檔案4萬余條、全文20余萬頁，當年成功創建“浙江省規范化數字檔案室”。2018年，實現檔案室90%存量檔案的數字化，成功創建“浙江省示范數字檔案室”。集團公司還建立了城市供水管網綜合管理系統、營業收費管理系統，對管網檔案和用戶檔案均實現了圖文掃描和基礎數據錄入，并可在有限范圍內進行聯網查詢。實體檔案的數字化、抄表收費無紙化、辦公自動化、招投標業務網絡化，為廣大用戶開戶、報修以及營業窗口服務、績效管理和水務事項“最多跑一次”改革提供數據支撐，構筑起可持續、高質量、快發展的全新工作格局，推動了水務檔案工作數字化轉型。

4 探索水務檔案知識服務

一是服務水務志修編工作。《余杭水務志》修編工作自2012年開始，歷時5年完成。期間，公司檔案室提供水務檔案2000余件、服務500余人次。二是服務公司管理。運用數字檔案易關聯、易重構的優勢，編寫《水務參考》、公司年鑒等產品，為公司“十三五”水務規劃編制、領導決策、管理優化提升等提供優質服務。三是開展宣傳、編研工作。2019年提出“水務歷史陳列室”文字腳本編寫計劃并著手推進相關工作，計劃在明年建成陳列室并對外展出，獻禮建黨100周年。提煉工程建設、安全生產方面的特色案例，以及服務“最多跑一次”改革事項、服務用戶等方面的典型案例，建立經驗成果庫、問題案例庫等，為公司精細化管理、安全化生產、高效化服務等提供檔案信息支撐。

5 繼續做好水務檔案工作的幾點思考

第一，注重抓好基礎工作，提升檔案保管的智能化水平。改善檔案保管的硬件條件，保證各類檔案應收盡收、齊全完整，是檔案室發展的基礎。目前公司檔案室嚴格按照檔案安全保護的“八防”（防火、防盜、防潮、防光、防蟲鼠、防塵、防污染、防高溫）要求建設，配備有自動煙霧報警、紅外線監控、溫濕度自動監測裝置等，逐步實現了從“管控”到“智控”的轉變。其目的是使檔案庫房環境更舒適、檔案存放更安全、檔案管理更高效、人員身體更健康。有了這樣的基礎，其他各項檔案業務工作才能確保高質量發展。

第二，注重信息化建設，推進水務檔案工作數字化轉型。開展企業檔案數字化工作可以實現檔案工作的自身價值，為企業創新發展提供良好的數據支撐，進而提升企業管理水平。近年來，公司注重水務檔案信息化建設、數字化管理。隨著水務檔案存量檔案數字化的推進以及增量檔案電子化歸檔，針對重點難點問題，公司認真開展“回頭看”和自查自糾，查缺補漏檔案資料并及時糾正存在的問題，確保數據完整性、提高數據的準確率。

第三，注重服務創新，力求提供優質的知識化服務。做好企業檔案工作，一個重要目的是充分發揮檔案的價值和作用。要創新檔案利用服務的方式、手段、表達方法，突破利用服務淺層化的局限，從管理服務向知識服務轉型升級。一是檔案利用服務要多元化。除了服務企業運營發展、工作決策、編修史志、企業年鑒編輯外，要利用好檔案資政、育人功能，打造“企業文化之窗”，發揮檔案的文化功能。二是檔案利用服務要聚焦主業。突出水務檔案服務水務工程建設這一主責主業，不斷提升服務品質。三是檔案利用服務要數字化。利用檔案數據庫內容，充分挖掘其價值，注重微傳播，制作微信、小視頻，既要宣傳水務事業發展歷史，又要宣傳水務檔案發揮作用的典型事例。檔案服務形式活了，才能不斷增強檔案和檔案工作吸引力、感染力。

第四，注重知識優化，提升檔案人員的復合化業務能力。知識經濟時代，檔案人員要具有強烈的危機意識和高度的工作責任感，樹立終生學習觀念，努力學習文史知識、歷史知識以及與本行業相關的知識，不斷更新知識儲備。在掌握檔案業務基本知識、基本原理的基礎上，還要拓展知識面，如學習掌握信息技術，力爭做知識復合型人才。工作中還要不斷培養創新意識和服務意識，與時俱進，不斷提高自身素養；積極探索、善于總結，努力優化公司水務檔案工作路徑，為做好水務檔案工作提供可復制、可推廣的好經驗。