加強學校教師業務檔案收集的若干舉措

金海煥/杭州市蕭山區特殊教育學校

學校教師業務檔案指教師在教育教學活動中形成的各類評價性材料，是教師人事檔案的重要組成部分，是教師評先、評優、評職、聘崗、考核等原始憑證，也是學校編寫年鑒、展現各條線教育教學豐碩成果的基礎資料。應當做好教師業務檔案收、管、用工作，其中檔案收集是基礎中的基礎。實踐中，要采取有效舉措，確保檔案收集渠道暢通、收集工作高效，最終保證檔案的齊全、完整、系統。

一直以來，有的學校沒有做好檔案收集工作的頂層設計，表現為收集清單設計“粗放”，沒有明確收集的范圍、類型、載體等，可操作性不強。還表現為沒有制定檔案收集的規章制度、開展檔案收集缺乏約束性，一些學校的教師業務工作分散于辦公室、教導處、教科室、學生處等部門，形成的教師業務檔案由各科室分別保管，有的科室不能按時歸檔；部分教師錯誤地認為檔案是私人物品，不用移交學校檔案室，一直自行保存。造成的后果是，檔案的完整性、真實性得不到保障，檔案作用難以發揮。針對存在的問題，筆者結合所在單位杭州市蕭山區特殊教育學校的工作實踐，探討做好檔案收集的若干舉措。

1 工作舉措

1.1 加強檔案收集的規劃設計。要改變以往收集工作當中檔案室“孤軍奮戰”的局面，將檔案收集端口前移至各科室，這樣便于第一時間進行收集，確保及時歸檔。檔案室要根據科室業務工作特點，配發相應的收集清單，明確檔案收集的具體要求。在此基礎上，檔案室要與辦公室協商制定具體的檔案收集流程，并明確科室責任，特別要針對集中產生檔案的科室如教導處、教科室等，強調檔案收集工作的重要性；將科室收集移交的檔案按“年度—月份”的順序排列，統一歸集并做好登記入賬工作，存入教師業務檔案盒中，進行集中統一保管，確保檔案的完整性。

1.2 掌握工作技巧。一是定期收集和不定期收集相結合。一般學校檔案以學期（半年）為時間節點進行收集，但教師業務檔案的產生具有不確定性，需要隨時關注。工作中采取“即時收集”為主、“定期收集”為輔的方法，更為有效。“即時（不定期）收集”指教師個人業務檔案一經產生便向科室歸集，不滯后上交；“定期收集”指在學期末（年中、年終）再一次查漏補缺，及時收集之前遺漏的材料。二是線上收集和線下收集相結合，特別要注重線上收集。在當前“最多跑一次”改革、政府數字化轉型的大背景下，教師的許多獲獎證書、職稱證書、考試成績等往往通過線上的方式出具，這些電子文件也是教師業務檔案的重要組成部分，應及時收集。但往往檔案員或科室負責人容易忽視這部分資料的收集，教師本人也沒有認識到電子證書也是業務檔案。必須加強線上收集工作，確保檔案的齊全完整。此外，隨著檔案工作數字化轉型的深入推進，學校多采用“雙套制”模式進行檔案管理，在做好紙質檔案收集的同時，更要注重收集數字檔案資源。三是利用教師先進評比、職稱評審、專技崗位聘任等業務晉升活動契機，將業務能力量化評分所需的證明檔案材料，與教師本人業務檔案盒中的檔案著錄條目比對，如發現檔案存在“漏、缺、錯”情況，及時進行整改。

1.3 重視收集獲獎證明材料。學校教師獲得獎項時，上級部門會下發相應通知文件，接著才會發放獎狀、獎杯、獎牌等（統稱獲獎證明）。一般情況下，通知文件在傳文系統中傳輸快速且及時，科室或教師個人能及時移交檔案室；但獲獎證明往往“姍姍來遲”，這就需要科室和教師密切關注并及時跟進，避免“有通知文件無獲獎證明”“有獲獎證明無通知文件”的現象，實現通知文件與獲獎證明的完整匹配。

2 兩點思考

一是理清職責、主動作為。建立收集工作體制機制，將檔案收集工作質量納入科室和教師個人績效考核，提升全體成員工作積極性和效能；將征收工作制成網絡圖，理清工作思路，理順工作流程。做好教師業務檔案收集工作貴在日常、平常、經常，檔案員要提高工作責任心、主動作為，將收集納入檔案工作全流程，通盤考量；要緊扣工作要點，搶抓時間節點；要熟悉“家底”，掌控“全局”，更好地推動工作開展；要提升檔案服務質量，為全校教師提供優質檔案服務，使教師真切體會到檔案利用的便捷性，使他們主動配合做好檔案工作。

二是注重業務培訓。利用一切有利時機進行檔案收集業務培訓，并在培訓上抓典型、樹標桿，提高教師對收集工作的重視程度；注重過程培訓，重點抓好收集前和收集后的培訓，即收集前講清工作要點規范，收集后重在盤查糾錯并及時反饋工作信息。