做好新冠肺炎疫情防控檔案資料收集歸檔工作淺談

文·臧文潔

在眾志成城的全民抗擊新冠肺炎疫情戰中，能否充分發揮檔案人作為戰役的親歷者所應有的擔當和責任，是對檔案工作的一次巨考。前事不忘，后世之師，今天已經發生和正在發生的都必將成為明天的歷史。檔案工作作為擔負國家史跡保全使命任務和各級政府“史官”重要見證者，在這一特殊抗疫歷史時期，最直接最根本的職責，就是客觀、真實、有效、完整地記錄、保護好這些歷史的軌跡、記憶和載體。因此，在特殊的歷史時期，及時有效地收存疫情信息、資料、實物，對正在進行的疫情防控和今后類似的防控、應急工作都具有重要的科學研究、宣傳教育、史志編研、原始參考、經驗借鑒等作用，檔案部門應抓住這次機遇，有所作為，有所擔當。

一、堅持超前性

收集和管理好新冠病毒疫情防控工作檔案資料是一項重要而艱巨的任務，需要我們自覺扛起責任、腳踏實地、主動作為，及時有效地收存疫情信息、資料、實物，統籌做好新冠病毒疫情防控期間的檔案工作。我們要提前介入，指導先行。計劃早制定，工作早布置、規范早實施，責任早落實。要抓住各地防控集中收尾前人員在崗到位、資料齊整集中的有利時機，及早介入檔案工作流程，組織專門班子深入重點部門和重點部位，對疫情防控關鍵部門、關鍵環節、關鍵人員進行有針對性的業務指導，做到精準對接，點對點指導。同時要調動社會力量，全方位收集疫情防控檔案。為了避免機關人員全面返崗造成檔案缺失、遺漏的現象，應該采取分時分批接收方式提前開展接收移交工作。幫助其對疫情期間所形成的文件、資料、報表、照片、錄音、錄像、實物等各種形式的文件材料進行收集、整理、保護，為日后的歸檔工作打好基礎。要指導疫情防控部門及工作人員做好疫情防控檔案資料的日常工作，做好打持久戰的準備，確保疫情期間檔案工作不斷檔、不失聯。堅持隨時形成、隨時收集、隨時存檔，確保文件材料齊全完整。當前，重點通過指導疫情防控關鍵部門、關鍵環節、關鍵人員，做好有針對性的指導，注重做好疫情防控日常檔案的收集，確保應收盡收、及時準確和安全保管。煙臺開發區早在疫情防控之初，就成立了疫情防控工作指揮部，讓有工作經驗的檔案工作人員參與其中，將疫情檔案的收集保護與防疫工作同時調度布置，確保在疫情防控之初能及時做好對疫情檔案的收集和保護工作。在決戰的關鍵時刻，檔案管理人員及時督導檢查各有關單位的疫情檔案，對檢查中出現的問題給與及時糾正。

二、爭取主動性

堅持主動跟進的方式，做到疫情防控進行到哪里，檔案工作就跟進到哪里；疫情防控進行到什么程度，檔案工作就深入到什么程度；疫情防控進行到什么時候，檔案工作就堅持到什么時候，對疫情檔案資料全過程、全方位、全載體收集。要推行上門服務模式，對相關部門和人員做面對面指導、手把手教授，使其按照檔案規范化管理的要求，對數量巨大、種類繁多、內容豐富的疫情檔案資料進行科學甄別和篩查，把新冠病毒防疫期間所形成的領導講話批示、政策文件、會議紀要、防控方案與措施，以及衛生檢疫、醫療診治、物資保障、社會動員與捐贈、綜合治理工作匯報與總結、檢疫監測、媒體報道與宣傳等相關資料進行留存保護、整理歸檔。還要充分發揮信息化技術的優勢，利用線上線下、遠程實地相結合的方式，把不同階段疫情防控的工作軌跡信息分類收集，以彌補實體檔案的缺漏。最大限度地保證歸檔資料準確、系統、完整、標準。疫情就是命令，防控就是責任，檔案部門要確保疫情防控和相關工作的檔案信息利用，按照特事特辦原則，組織人力物力財力為疫情防控相關工作提供及時、高效檔案利用服務。

三、增強實效性

要樹立檔案工作服從并服務于防控防疫大局的意識，使配合協同與疫情防控同步進行，信息資料保護與疫情防控不相互抵觸，堅持幫忙而不添亂，尤其在對文檔保存中，要增強保密意識，協助各防疫一線部門和人員保護好涉及工作秘密和患者隱私等資料，確保檔案資料在歸檔整理中的安全性。要把握重點，全面督導，及時將上級和本級出臺的關于做好新冠病毒疫情防控檔案工作的文件轉發到各級單位，將收集管理防控檔案納入檔案業務指導、檔案工作考評的重要內容，重點加以督促指導，比如衛生醫療、交通運輸、物質保障、新聞宣傳等疫情防控主要部門，將其疫情防控檔案收集管理納入防控工作部署中。另外，還要重點做好外資企業和農村、社區疫情防控檔案收集管理。煙臺開發區是國家最早設立的14個國家級開發區之一，是集國家級園區、自貿片區、中韓產業園區、出口加工區為一體的特殊園區。中外企業商務活動密集，與日韓經濟往來活躍，每年在開發區入境和定居的外國人占煙臺市的一半以上，是疫情防控的重中之重。在本次的防疫工作中，開發區集中對韓國和日本商人居住的比較集中的碧海云天，碧海綠洲等小區加強疫情信息管理。節后在大量外資企業集中復工復產的情況下，檔案人員及時做好與居委會對接，對韓國和日資企業疫情防控工作的跟進，指導他們對涉外人員的疫情資料、防范經驗資料等進行集中管理。疫情結束后，要重點通過線下、實地等方式指導各單位做好疫情防控檔案的分類、整理、編目、歸檔和移交工作，建立新冠疫情防控檔案專題卷宗和專題數據庫，并做好電子文件接收歸檔、檔案數字化和整理編目工作，確保及時將此次疫情防控工作檔案收集歸檔。要高度重視疫情檔案的安全，確保不發生檔案損毀和丟失情況，重點處理好涉密檔案的安全保障工作。

總之，新冠病毒疫情防控檔案是黨和政府領導人民抗擊疫情過程中的各種形式的真實記錄，對工作查考研究、經驗借鑒具有十分重要的價值。新冠病毒防控檔案的保護、收集、整理、歸檔工作，是抗疫全面勝利必不可少的重要一環，必須引起檔案主管部門和單位的高度重視，切實抓緊落實，一刻也不能松懈，以檔案的形式守住此次重大事件的社會記憶，資后人借鑒。