如何做好新冠肺炎疫情檔案管理工作

文·年文平

疫情檔案，是指在防控突發(fā)重大疫情過程中直接形成的，具有保存價值的文字、圖像、聲像、影像等不同載體和形態(tài)的原始記錄。在疫情暴發(fā)期間，齊全完整地收集新冠肺炎疫情防控檔案，可以記錄疫情防控工作全過程，為掌握疫情狀況、加大信息公開、追究責(zé)任提供原始憑證。疫情結(jié)束后，這些檔案還可被用于科學(xué)研究、歷史研究、宣傳教育中，為今后預(yù)防和應(yīng)對類似疫情提供經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)和知識儲備，也為黨委、政府決策提供資政參考，對社會發(fā)展具有重要的意義和作用。

一、新冠肺炎疫情檔案管理的有效對策

（一）提高站位，高度重視

從發(fā)生新型冠狀病毒感染肺炎疫情以來，黨中央、國務(wù)院和山東省委、省政府、青島市委、市政府高度重視，出臺了一系列防治新型冠狀病毒感染肺炎的重大決策，制定了許多工作措施，做了大量工作。按照《山東省重大活動檔案管理辦法》和青島市委辦公廳、青島市政府辦公廳《關(guān)于加強(qiáng)重大活動檔案管理工作的意見》要求，市北區(qū)區(qū)委、區(qū)政府高度重視成立新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控指揮部，下發(fā)了《做好市北區(qū)新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控檔案工作通知》、抽調(diào)區(qū)檔案館專人整理、指導(dǎo)新冠肺炎疫情檔案。通知要求檔案部門和檔案人員要提高政治站位，發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢投身防控疫情第一線、認(rèn)真發(fā)揮好檔案工作服務(wù)大局的作用，應(yīng)該主動通過宣傳教育，提高社會公眾、單位全體員工對防疫檔案價值的認(rèn)識，爭取領(lǐng)導(dǎo)對防疫檔案管理的重視，將其列入整個疫情防控工作體系之中，“為打贏疫情防控阻擊戰(zhàn)提供支持”。

（二）強(qiáng)化指導(dǎo)，多方收集

疫情防控檔案是見證黨和政府領(lǐng)導(dǎo)人民抗擊疫情的重要?dú)v史記錄。在這場疫情救援中，檔案發(fā)揮了不可磨滅的作用。相關(guān)業(yè)務(wù)部門可以利用疫情防控檔案進(jìn)行分析總結(jié)，果斷采取相應(yīng)措施開展疫情的防控工作，有效地遏制疫情的擴(kuò)散和蔓延。因此，要切實(shí)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入各單位防控工作的總體部署，完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)，做到疫情防控檔案“應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸”。加強(qiáng)一線檔案人員的教育培訓(xùn)，建立健全一線檔案管理制度，確保檔案安全和保密。加強(qiáng)工作創(chuàng)新，積極探索應(yīng)用電話、辦公網(wǎng)、短信、微信、移動客戶端等現(xiàn)代通訊技術(shù)、新興媒體等，對疫情防控材料收集歸檔工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。規(guī)范檔案收集，明確歸檔范圍，加強(qiáng)文書、聲像、實(shí)物等各類檔案的歸檔工作。

（三）明確范圍，規(guī)范流轉(zhuǎn)

一是明確文件材料收集范圍。檔案部門可參照該地區(qū)《重大活動檔案管理辦法》和《關(guān)于加強(qiáng)重大活動檔案管理工作的意見》要求，制定本區(qū)市新冠肺炎疫情防控期防控工作文件材料收集范圍。例如，凡是在疫情防控工作中直接形成的有利用和保存價值的各種門類和載體的記錄（包括紙質(zhì)文件材料、聲像文件材料、電子文件材料和實(shí)物等），都應(yīng)納入收集范圍。應(yīng)收集的文件材料包括應(yīng)對突發(fā)疫情中的預(yù)案編制、疫情排查、疫情監(jiān)測等前期工作的文件材料，疫情發(fā)生后的疫情報告、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)公開、醫(yī)療救治、隔離防治、人員物資調(diào)配、工作計(jì)劃、總結(jié)、匯報材料，疫情防控工作大事記、疫情防控工作的調(diào)研報告、疫情防控工作的工作記錄、電話記錄、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、典型事跡、建立負(fù)責(zé)防控工作的工作機(jī)構(gòu)、職能分工、宣傳教育文件材料，等等。

二是明確文件材料歸檔與移交范圍。檔案部門可參照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，制定機(jī)關(guān)疫情防控檔案文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限。各疫情防控單位和疫情防控指揮部各成員單位，除做好收集齊全疫情檔案材料外，應(yīng)將疫情防控期間形成的文書、聲像、實(shí)物等各類檔案按照檔案門類法，歸入本年度各門類檔案，期限為永久。企業(yè)單位疫情防控檔案，例如企業(yè)復(fù)工復(fù)產(chǎn)檔案，可參照國家檔案局發(fā)布第10號令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》及時制定《企業(yè)疫情防控期間形成檔案材料收集歸檔范圍和保管期限》，應(yīng)收集的文件材料包括企業(yè)制定的復(fù)工復(fù)產(chǎn)工作方案、備案制度、企業(yè)與職工逐一簽訂的崗位防疫承諾書、風(fēng)險評估、復(fù)工復(fù)產(chǎn)生產(chǎn)經(jīng)營的狀況所形成的材料等，檔案部門都應(yīng)指導(dǎo)企業(yè)及時整理、歸檔。疫情防控工作結(jié)束后，各疫情防控單位應(yīng)按照檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范整理歸檔文件材料，按照有關(guān)規(guī)定由本單位檔案室保管或向區(qū)檔案館移交。

（四）線下協(xié)調(diào)，線上指導(dǎo)

各地區(qū)檔案局（館）應(yīng)與當(dāng)?shù)匾咔榉揽刂笓]部、相關(guān)黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位溝通，成立防疫檔案工作協(xié)調(diào)組，建立協(xié)調(diào)機(jī)制，指導(dǎo)各機(jī)關(guān)單位加強(qiáng)防疫文件材料的收集、整理歸檔。例如，市北區(qū)檔案部門會同市疫情防控指揮部辦公室聯(lián)合印發(fā)了《關(guān)于做好新型冠狀病毒感染的肺炎疫情防控檔案工作的通知》。各街道辦事處在不影響疫情防控工作的前提下，積極主動指導(dǎo)所轄社區(qū)做好疫情防控文件材料的日常收集管理工作。疫情防控工作結(jié)束后，將社區(qū)所形成的有價值的文件材料一并交至街道辦事處進(jìn)行統(tǒng)一整理歸檔。加強(qiáng)企業(yè)檔案管理，在疫情暴發(fā)期，為避免交叉?zhèn)魅荆乐挂咔檫M(jìn)一步擴(kuò)大升級，通過電話、政府網(wǎng)站、微信、網(wǎng)課點(diǎn)對點(diǎn)指導(dǎo)，幫助企業(yè)整理復(fù)工復(fù)產(chǎn)疫情防控檔案遇到的問題，建議檔案部門及時與疫情防控部門、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)管理部門等聯(lián)系與合作，加強(qiáng)對疫情防控檔案的收集與管理。為疫情防控材料收集、整理、歸檔工作指明了具體工作方向，為經(jīng)濟(jì)復(fù)蘇打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、深挖新冠肺炎疫情檔案的潛在應(yīng)用價值

（一）為政府部門提供信息咨詢與決策支持

許多突發(fā)公共衛(wèi)生事件都有相似或相近的發(fā)生和發(fā)展規(guī)律，檔案部門首先應(yīng)面向政府部門提供信息咨詢與決策支持。例如，2003年抗擊“非典”建造的北京小湯山醫(yī)院圖紙為武漢火神山醫(yī)院的設(shè)計(jì)和建設(shè)贏得了寶貴時間，天津市、廣東省、河南省檔案館主動為武漢當(dāng)?shù)攸h委政府提供2003年“非典”防治檔案參考材料，遼寧省在非典期間利用省檔案館的《遼寧省近百年來重大疫情及防治史料》，查閱百年疫情防治情況，為防控非典提供參考，充分彰顯了檔案的獨(dú)特價值，為今后應(yīng)對各類重大突發(fā)公共事件提供了寶貴的經(jīng)驗(yàn)。

（二）為科研機(jī)構(gòu)提供跨領(lǐng)域與跨地域服務(wù)

檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)吸納醫(yī)學(xué)、公共衛(wèi)生管理、應(yīng)急管理、新聞傳播、信息技術(shù)、心理學(xué)、社會學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、歷史學(xué)、檔案學(xué)等各領(lǐng)域的專家學(xué)者對防疫檔案進(jìn)行研究，為疫情防控科研攻關(guān)提供優(yōu)質(zhì)的知識服務(wù)。例如，運(yùn)用大數(shù)據(jù)、可視化等工具，對疫情進(jìn)行全流程回顧總結(jié)；重點(diǎn)分析患者DNA等生物信息，助力疫苗與藥品研發(fā)；分析病毒傳播的渠道與周期，做好今后的防范工作等。“大數(shù)據(jù)＋網(wǎng)格化管理”在人員流動普查登記、密切接觸者追蹤排查、疫情統(tǒng)計(jì)公開、醫(yī)療資源管控調(diào)度、防疫常識傳播和普及等方面發(fā)揮了至關(guān)重要的作用。

（三）為社會公眾提供衛(wèi)生健康知識服務(wù)

檔案部門可通過編研出版疫情防控衛(wèi)生史志、年鑒，以史為鑒，警鐘長鳴；將企業(yè)復(fù)工復(fù)產(chǎn)好的經(jīng)驗(yàn)做法編寫成資料，聯(lián)合文化媒體中心拍攝白衣天使“敬佑生命、救死扶傷、甘于奉獻(xiàn)、大愛無疆”感人的故事，開展“愛國主義教育基地”宣傳學(xué)習(xí)活動。舉辦專題展覽、檔案展覽等形式推向大眾，進(jìn)行在線展示等途徑開展公共衛(wèi)生健康教育。一方面，普及通識性健康教育。可聯(lián)合衛(wèi)生健康局、疾病預(yù)防控制中心舉辦“新型冠狀病毒肺炎疫情防控檔案季節(jié)性傳染疾病警示”等專題檔案圖片展，不僅能及時滿足人民群眾對于疫情防控、突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)對知識的需求，還能提供心理援助來緩解公眾焦慮與恐懼。另一方面，提供專業(yè)性知識服務(wù)。利用數(shù)據(jù)挖掘、信息分析技術(shù)提供深層次的疫情防控知識服務(wù)。例如，基于疫情動態(tài)、新聞條目、日常報表等，將防疫檔案信息轉(zhuǎn)化為可視化圖像、知識圖譜等形式，更有效地為傳染病等預(yù)防工作提供參考，為相關(guān)衛(wèi)生政策提供規(guī)律性、科學(xué)性的依據(jù)，提高大眾對公共衛(wèi)生安全的科學(xué)防范意識，體現(xiàn)出檔案工作者以“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”的高度負(fù)責(zé)態(tài)度和歷史使命擔(dān)當(dāng)。