智慧視域下民生檔案信息全流程建設

文·魏振毅

民生檔案與人民群眾的切身利益密切相關，人民群眾查詢比較頻繁。高效便捷的民生檔案信息化建設能讓數據多跑路，讓百姓少跑腿，減少直至避免出現證明“我媽是我媽”的現象，極大地方便人民群眾。近年來，民生檔案及其信息化建設越來越受到重視，2014年5月5日，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，要求各級國家檔案館重視及做好民生檔案工作，把民生檔案納入國家檔案資源體系。民生檔案資源和信息化建設取得了可喜的發展和進步，但仍然存在著民生檔案信息資源分散、信息化程度不高、檔案信息利用不便捷等困難和問題，亟待加以研究解決。智能技術的快速發展為這些難題提供了解決的新途徑，本文試圖利用信息化中的智慧理念，靠前規劃和謀劃，探索在新時代采取前端控制來進行民生檔案信息資源和信息化全流程建設。

一、民生檔案與智慧理念

民生檔案是堅持以人為本，重在涉及人民日常生活的所有檔案信息，服務普通群眾的一類專門檔案。《關于加強民生檔案工作的意見》（檔發〔2007〕12號）指出，民生檔案包括各類與民生有關的專門檔案，是黨和政府保障民生、改善民生的很好幫手。多年來，在各級部門的共同努力下，民生檔案得到了快速發展，但由于民生檔案涉及面廣、檔案內容變動大，檔案信息共享比較困難，管理和利用難度較大，迫切需要利用現代技術來推進民生檔案管理現代化，智慧技術是一項不錯的可供選擇的技術。

近年來，基于國際商業機器有限公司（IBM）前任董事會主席兼CEO彭明盛（英文名Samuel Palmisano）在2008年11月提出的智慧地球（Smarter Planet）概念，智慧理念首次出現在信息科技界[1-2]。在智慧理念下，智慧檔案館（Smarter Archives）應運而生[3]。智慧檔案館需要采用大量技術以提升信息化水平，信息化的智慧理念一般具有信息之間互聯互通，信息管理智能、高效、準確，信息表達高度協調一致，信息服務能滿足主動推送和個性化需求等特點。

目前，智慧檔案館在理論和實踐方面都有了一些有益的探索。根據大量的智慧檔案館理論和實踐研究，智慧檔案館可以看成是運用人工智能（Artificial Intelligence，AI）、物聯網（Internet of Things，IOT）、軟件定義（Software Defined）、云計算（Cloud Computing）、大數據（Big Data）、空間地理信息集成（Spatial Geographic Information Integration）、第五代通信技術（5G）等新一代信息技術，綜合獲取和利用檔案數據與信息來解決檔案的收集、保存、管理利用等問題的一個智慧化系統與平臺[4]。

二、民生檔案信息化存在的困難

（一）收集困難

1. 民生檔案的內涵和范圍不清

雖然2011年國家檔案局根據《全國檔案事業發展“十二五”規劃》編制了《國家基本專業檔案目錄》（簡稱目錄）列出了14類民生檔案，但人民群眾對民生檔案信息的要求日益增長，民生檔案的范圍已不僅限于這14類，出生醫學證明檔案、學籍和學歷檔案、戶籍檔案、知青檔案、公證檔案、住房檔案、宅基地檔案、土地確權檔案、林權檔案、扶貧開發檔案等民生檔案在不同地區有不同程度的建設，而且各地區有各具特色的民生檔案。

2. 民生檔案的收集受基層檔案部門影響

民生檔案的形成和收集，比較依賴于基層檔案館。各類基層檔案館受當地經濟發展水平、檔案收集人員文化水平等因素影響，檔案收集的質量參差不齊，收集的民生檔案信息無法保證統一，不利于檔案信息的互聯互通。

3. 民生檔案變更頻繁

就業失業登記檔案、住房檔案、學歷檔案等民生檔案信息會隨著時間發生一定的變化，有的檔案甚至會變化比較頻繁，這需要檔案管理部門及時收集準確的信息并加以變更，在一定程度上也增大了民生檔案收集的難度。

（二）保存方式不利于信息共享

1. 檔案實體

民生檔案的歸口管理導致民生檔案實體保存也很分散，特別是出生醫學證明檔案、學籍和學歷檔案、戶籍檔案等專業性很強的民生檔案保存于政府主管部門或其他有關專業的檔案館之中。分散的檔案實體保存也難以對檔案保存進行科學的統一規劃和管理。不同的國家檔案館對檔案庫房、檔案整理、檔案安全管理存在差異，造成民生檔案實體保存質量也存在差別。

2. 數據存儲

雖然民生檔案在很多檔案館作為數字化的優先對象，也建立了一些各類民生檔案的專題數據庫。但各類檔案數據庫的數據存儲載體、備份方案和安全管理存在各自特色，不利于檔案數據信息的互聯互通和共建共享。

（三）泛化分散管理

1. 民生檔案沒有比較統一的管理細則

各類民生檔案管理辦法制定情況不一。部分民生檔案有全國性的檔案管理辦法，如《婚姻登記檔案管理方法》《收養登記檔案管理辦法》《集體林權制度改革檔案管理辦法》等。大部分民生檔案由各地根據具體情況制定管理辦法，如出生醫學證明檔案，哈爾濱市制定了《哈爾濱市出生醫學證明檔案管理細則（試行）》，湖北省制定了《湖北省出生醫學證明檔案管理規定（試行）》。有的民生檔案甚至全國各地都還沒有管理細則，民生檔案信息資源標準不統一、格式多樣，增加了民生檔案管理的困難。

2. 民生檔案分布碎片化

各類民生檔案分別歸口于各個行政主管部門，如目錄中14類民生檔案歸口于民政部、人力資源和社會保障部、國家衛生健康委員會、水利部（三峽辦、南水北調辦）、住房和城鄉建設部等多個部門，民生檔案管理涉及的部門多，且檔案實體散布于相關部門的門類檔案中、民生檔案信息混雜于公開和不宜公開的檔案中，民生檔案信息存在明顯的碎片化，不利于民生檔案的管理和信息化。

（四）利用服務水平有待提高

1. 檔案利用途徑仍不便利

目前除了到民生檔案管理部門查詢復印的傳統利用途徑以外，部分基層檔案館從用戶體驗出發，急群眾所急，開通了傳真、電話預約、電子郵件查詢、手機移動終端APP預約等其他途徑，讓群眾少跑腿。但預約還得跑腿到民生檔案管理部門辦理檔案查詢；查詢檔案結果等候時間較長；一些查詢途徑的操作還不便民不親民，特別是一些弱勢群體的文化水平不高，他們不會使用這些便利措施，而弱勢群體又是一些特定民生檔案的主要利用者。

2. 利用目的單一

由于民生檔案的分散管理，檔案的查詢利用目標單一，一事一查，到戶籍部門查戶籍，到人社部門查就業，到教育部門查學歷，到衛生部門查健康等，如果碰上一類民生檔案需要其他類型的民生檔案支撐證明時，又得跑到其他地方查詢求證。目前，民生檔案之間還遠未建立內在聯系，亟需加以特別重視。

三、智慧理念在民生檔案信息全流程建設中的應用

（一）多元動態收集

1. 檔案實體

在對檔案實體數字化前期規劃中，要綜合考慮民生檔案智慧化管理與利用的目的，摒棄數字化只是對紙質檔案的掃描的思想禁錮，如對住房和拆遷等圖紙類的民生檔案可以將其基本數據數字化，以便在利用過程中采用三維可視化（3D Visualization）、虛擬現實（Virtual Reality， VR）等技術讓檔案實體數字化更為形象化、立體化。充分發掘智能技術，進一步改進《檔案數字化轉換操作規程》（DB32/T 1894-2011），在實體檔案數字化中利用先進技術，如光學字符識別（Optical Character Recognition，OCR）、衛星定位（Satellite Positioning）、三維可視化（3D Visualization）、虛擬現實（Virtual Reality， VR）、增強現實（Augmented Reality， AR）等，為民生檔案數字化和數據化、數據挖掘、智能化應用打好基礎。

2. 檔案信息

在大數據庫中采用便于信息化的民生檔案收集方式，例如對人員信息采集時可以利用互聯互通的戶籍等系統信息，采用指紋識別、人臉識別、視網膜識別等先進識別技術實現民生檔案的人員信息采集，這樣既高效又能避免人工采集時出現的錄入錯誤。充分利用先進采集設備提升民生檔案采集效率，如采用智能化的檔案機，實現重要民生檔案實時建檔，提高民生檔案的采集效率和采集體驗[5]。此外，各類民生檔案數據庫之間還可以通過“智慧城市”[6]“數字中國”等平臺建立聯系，實現數據共享，相互采集各自所需的元數據，并應用智能算法實現元數據的自動更新，如人員年齡隨自然年自動動態更新。

（二）智能化存儲

1. 檔案實體

針對檔案實體分布碎片化的特點，在實體檔案收集整理階段，在每件民生檔案實體中可以配置具有傳感功能的射頻識別標簽（或二維碼標簽）和衛星定位模塊，存儲民生實體檔案所蘊含的數據信息，例如地理位置數據、檔案元數據等，搭建起檔案信息資源與民生檔案收集管理系統之間的橋梁。在民生檔案庫房管理中，利用智能庫房管理技術，融合5G、機器學習、物聯網、智能機器人和云技術等技術手段[7]，主動地實現向檔案管理系統傳輸管理數據，智能管理民生檔案實體上架，真正地實現對館藏民生檔案實體的全面感知和實時監控。

2. 數據存儲

充分利用智慧技術實現各部門、各區域民生檔案數據和專題數據庫進行共享。利用智慧技術對民生檔案數據存儲的方案和應用提供支撐；實現對民生檔案的數據完整性、可讀性和可驗證性進行監控和管理；實現對民生檔案數據的存儲介質災備方案的科學自動選擇；實現對不同類型的具體業務場景，能夠有針對性地提供存儲方案作為數據支撐，例如采用軟件定義技術以滿足民生檔案不同存儲要求的各種情況進行個性化存儲；采用高效的存儲系統Flash System來適應民生檔案應用過程中數據密集型業務；利用Storwize產品家族適應社交平臺上需快速上線的民生檔案查詢業務在短時間內完成系統部署并在業務成規模后實現對高端存儲系統的無縫遷移等。

（三）前端管理

1. 制定適用于智慧思維下民生檔案管理細則

對利用率特別高的民生檔案，優先制定適用于全國的管理細則，統一對民生檔案信息的管理和規劃。在細則中對在智慧環境下的民生檔案收集途徑、便于數據互聯互通與整合的民生檔案元數據進行頂層規劃和設計、對民生檔案相關信息的分析以及包括對民生檔案在利用服務時遇到的各類終端接入的互聯互通等各類管理和技術問題進行統一提前規范。

2. 加強對民生檔案管理人員智慧思維培訓

對民生檔案管理人員加強人工智能、物聯網、虛擬技術、云計算、大數據、空間地理信息集成等新一代信息技術知識的培訓，加強對檔案管理人員知識管理等新一代信息管理理論的業務。使檔案管理人員在學習和工作實踐中建立起檔案信息互聯互通的觀念，具備高效、準確地處理智慧檔案信息的能力。

3. 創新民生檔案管理模式

針對基層檔案員存在業務素質差別的情況，探索村（居）檔鄉（鎮、街道）管的管理模式。針對提高民生檔案利用質量和效率，探索適應民生檔案信息互聯互通、適應智慧環境下的各種技術、適應便捷化管理和服務的民生檔案內部管理模式，在檔案收集、管理、保存和利用過程中統一規劃、減少多頭和分散管理、適當減少傳統的按省（市、自治區）－地（市）－縣（區）－鄉（鎮、街道）－村（居、社區）多層檔案行政管理的管理層級，按照各自地域特點加快推進館際民生檔案信息共建共享、跨館服務等民生檔案信息服務管理新模式[8]，建立起便于民生檔案實體集中高效管理和檔案信息資源整合利用的新型民生檔案管理模式。

（四）面向用戶需求的開發利用

1. 便利服務途徑

在查檔采集個人信息方面可以運用先進的體感交互技術（指紋、人臉識別等）手段，再通過APP、語音等獲取查檔需求，利用這些新技術的人性化設計使群眾在查詢民生檔案時減少繁瑣和不必要的各類手續，使整個檔案的查詢過程方便、快捷。此外，充分利用智能分析技術對多次查詢的民生檔案和公眾需求進行智能化分析，根據分析結果改進民生檔案的服務內容和方式，使查詢更具目的性也更為快捷。

2. 豐富服務內涵

利用民生檔案信息數據挖掘民生檔案內在聯系，開發民生檔案的內在關聯的服務價值。如查詢社保檔案時，會涉及到學歷、健康、就業等檔案信息，在檔案提供服務過程中，要利用智能技術互聯互通，實現社保檔案數據庫與學歷檔案數據庫、健康檔案數據庫、就業檔案數據庫等相關的專題數據庫互聯互通，實現一站式一次查詢出結果，而不要再出現讓群眾分別去教育機構查詢學歷、到衛生部門查詢健康、到人力資源部門查詢就業的情況，真正實現查檔最多跑一次。

3. 提升服務體驗

提高民生檔案主動服務查檔用戶的能力，通過對各類民生檔案用戶群體需求信息進行智能分析，利用知識管理系統工具（搜索引擎、知識萃取、知識地圖、知識可視化等），實現向特定查檔用戶按需主動推送民生檔案，實現智能上門服務。其次，充分利用現代技術手段將民生檔案化繁為簡，化專業和抽象為形象，將專業性和抽象難懂的土地類（住房、宅基地、林地、拆遷）圖紙檔案，通過三維可視化技術、地理信息技術、虛擬現實和增強現實等技術讓這些專業抽象的檔案變為形象化、立體化和可互動化。

智慧技術在不斷發展，民生檔案信息管理者需要緊跟各類智慧技術發展的步伐，善于運用智慧理念，善于運用不斷發展的各類智慧技術融入檔案信息全流程建設過程中，能便于檔案信息共享，減少和避免檔案信息化中不必要的反復與失誤，提高檔案信息化的效率，為提供高質量的民生檔案信息服務做好保障。