檔案管理信息化是檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

宋海蓉

摘要：隨著時(shí)代的進(jìn)步和科技的進(jìn)步，人們?cè)缫堰M(jìn)入信息化時(shí)代，大數(shù)據(jù)越來越受到人們的關(guān)注。檔案信息化成為近年來人們追求的一種檔案管理方式。與以往的傳統(tǒng)檔案管理方式不同的是，檔案的信息化能夠適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，而且更為便捷、易于存儲(chǔ)和傳播。因此在事業(yè)單位蓬勃發(fā)展的今天，檔案的信息化管理也更應(yīng)被推廣和廣泛使用在事業(yè)單位之中。基于大數(shù)據(jù)技術(shù)，將檔案信息化建設(shè)融入現(xiàn)代化發(fā)展與管理中，也是一種進(jìn)步。本文后續(xù)就上述內(nèi)容展開詳細(xì)探究。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化

中圖分類號(hào)： G270.7文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1672-9129（2020）13-0127-01

1引言

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展為學(xué)習(xí)檔案的信息化建設(shè)帶來了機(jī)遇和挑戰(zhàn)，同時(shí)給檔案管理信息化建設(shè)提供了技術(shù)基礎(chǔ)。目前，檔案管理的數(shù)字化已經(jīng)日漸成熟，在整理、檢索、編目以及統(tǒng)計(jì)上基本均實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，這為升級(jí)信息化檔案管理模式奠定了基礎(chǔ)。在開展檔案管理工作時(shí)必須要以全面建設(shè)信息化與協(xié)同平臺(tái)應(yīng)用為前提，以促進(jìn)檔案管理信息化的升級(jí)為目標(biāo)，貫徹規(guī)劃統(tǒng)一、實(shí)用規(guī)定以及分級(jí)管理的方式，切實(shí)落實(shí)檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)以及檔案管理信息化的創(chuàng)建工作，逐步做到事業(yè)檔案資源的數(shù)字化、電子檔案管理的規(guī)范化以及信息服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化。

2檔案管理信息化發(fā)展的必要性

事業(yè)單位有關(guān)工作人員的開展主要是整理資料，職工在工作當(dāng)中需要注重自身的優(yōu)勢(shì)及特點(diǎn)，才能夠達(dá)到基礎(chǔ)的目的[1] 。而單位活動(dòng)是否能夠順利開展，還需要取決于職工對(duì)于顧客的了解程度及事件掌握相關(guān)信息的程度。檔案管理作為一種能夠記錄事情及業(yè)主基本資料的形式，可以給后期的開展提供基礎(chǔ)依據(jù)。部分房產(chǎn)甚至能夠通過檔案管理體現(xiàn)其發(fā)展?fàn)顩r，其中包括領(lǐng)導(dǎo)、職工的基本資料、公司的財(cái)務(wù)狀況及固定資產(chǎn)等。由此可見，檔案管理信息化能夠簡化管理工作的流程，讓檔案管理工作人員減輕工作壓力。檔案管理信息化可以實(shí)現(xiàn)人員高效工作，有關(guān)人員可以對(duì)檔案信息的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，使其更加完整有效。機(jī)關(guān)部門的人事情況相對(duì)來說比較復(fù)雜，在處理檔案信息時(shí)要對(duì)不同職位的職員工檔案內(nèi)容進(jìn)行歸類，進(jìn)而提高管理效率。信息化管理能夠讓不同崗位的教職員工互相了解相關(guān)的信息，實(shí)現(xiàn)資源共享，強(qiáng)化人事工作實(shí)質(zhì)性效用。

3檔案管理信息化發(fā)展途徑

3.1 加大硬件資金投入。就目前的工作宗新來說，檔案管理的硬件投入并沒有得到校方的重視，在各項(xiàng)設(shè)施的建設(shè)中屬于落后水平，不能很好地適應(yīng)新時(shí)代的變化和發(fā)展。這對(duì)于檔案地收集和整理工作是很不利的，也無法將有效使用檔案落實(shí)到實(shí)處。筆者認(rèn)為，不僅要對(duì)各種設(shè)備和硬件進(jìn)行更新升級(jí)，檔案管理工作也應(yīng)該進(jìn)行相應(yīng)的電子化升級(jí)，把人工查詢?nèi)菀壮霈F(xiàn)疏漏和手寫筆記難以識(shí)讀的工作交給計(jì)算機(jī)來做，從而使得工作量和工作強(qiáng)度大大降低，同時(shí)工作效率和質(zhì)量也能提升不少。

3.2 建設(shè)檔案信息庫。建設(shè)檔案信息庫，就要應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)與信息化技術(shù)，伴隨信息全球化發(fā)展與完善，之間的數(shù)據(jù)庫存在了必然聯(lián)系，任何一所機(jī)關(guān)的資源都應(yīng)該得到共享，才能保證房屋的均衡。就目前的情況來看，信息化數(shù)據(jù)庫建立還更多集中于本校應(yīng)用上，信息資源庫的應(yīng)用資源供本校師生使用，難以實(shí)現(xiàn)延伸與拓展，發(fā)揮更大的作用，因此要促進(jìn)數(shù)據(jù)庫信息化的建設(shè)，將各檔案信息資源統(tǒng)籌發(fā)現(xiàn)，緊密聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)共享的目標(biāo)。要完成這個(gè)過程，信息化檔案開發(fā)就需充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，不斷發(fā)展和完善信息庫的內(nèi)容與結(jié)構(gòu)，同時(shí)發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)、信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)更好地保存檔案信息，降低共享過程存在的風(fēng)險(xiǎn)，提高安全性，這對(duì)檔案資料管理信息化建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)有著非常重要的意義。

3.3 完善相關(guān)規(guī)章制度。要想促進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)，首先必須要構(gòu)建出相應(yīng)的管理體系，規(guī)定好檔案信息化管理的工作流程，配置好操作平臺(tái)中有關(guān)管理系統(tǒng)的硬件及軟件設(shè)施，還要?jiǎng)?chuàng)建出檔案信息保密系統(tǒng)，只有這樣才能做到有章可循。其次，必須要落實(shí)崗位責(zé)任制以及人員安全管理等工作，做好有關(guān)數(shù)字文件、電子文件作者名的標(biāo)注工作，以防止在檢索時(shí)出現(xiàn)混淆不清的現(xiàn)象。除此之外，還要對(duì)用戶實(shí)施有效的監(jiān)控，以規(guī)避因部分違法操作的發(fā)生導(dǎo)致不必要的經(jīng)濟(jì)損失，同時(shí)要對(duì)數(shù)字化檔案的借閱及歸還制度劃定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。相關(guān)檔案管理單位作為一定意義上的“把關(guān)人”，可以在職權(quán)范圍中對(duì)已在傳播的檢索查詢使用，檢索信息主要涵蓋了文字、圖像、視頻等。檔案管理人員要及時(shí)上傳各項(xiàng)檔案信息資源，優(yōu)化組織上網(wǎng)信息數(shù)據(jù)，賦予檔案信息網(wǎng)絡(luò)更多的服務(wù)功能，為用戶有效提供自定義、跨門類的檢索，這樣才有利于提高網(wǎng)絡(luò)檔案信息的檢索效率，方便用戶高效利用學(xué)校檔案信息資源。

3.4 加強(qiáng)人才培養(yǎng)。在建設(shè)信息化和規(guī)范化的事業(yè)單位檔案管理工作中，管理團(tuán)隊(duì)的決定會(huì)建設(shè)的質(zhì)量和進(jìn)程[2] 。設(shè)備和系統(tǒng)的更新是硬件上的提升，是影響檔案管理工作的客觀條件，而管理團(tuán)隊(duì)素質(zhì)地培養(yǎng)和加強(qiáng)，則是更加重要的主觀條件，無論任何時(shí)候人才是決定工作質(zhì)量的主體因素，因此，為了建設(shè)信息化和創(chuàng)新型事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)，必須要對(duì)管理人員不斷地培訓(xùn)：定期開展信息化檔案管理講座，為他們提供學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)和渠道;倡導(dǎo)他們積極參加職業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)和技能培訓(xùn)，及時(shí)更新管理知識(shí)體系，增強(qiáng)自身工作能力;加強(qiáng)培養(yǎng)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)型人才，為在線檔案管理系統(tǒng)培訓(xùn)后備人才。

4結(jié)束語

總之，檔案管理信息化讓過去費(fèi)事費(fèi)力的事情變得簡單又方便，節(jié)省了人力物力，提高了工作效率。檔案管理的信息化建設(shè)有利于事業(yè)提高工作效率，更好地服務(wù)好社會(huì)大眾，提高我們工作人員的工作水平，進(jìn)一步推動(dòng)我國事業(yè)進(jìn)一步蓬勃發(fā)展。在檔案管理中，大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用將會(huì)變成一種趨勢(shì)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 紀(jì)翠林，閻麗.信息化時(shí)代背景下檔案管理探析[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2017（1）：65-66.

[2] 譚果.教育信息化發(fā)展時(shí)代高校檔案信息化管理建設(shè)的研究[J].科技風(fēng)，2017（10）：278.