談如何做好土地檔案管理工作

■ 陳菊英

土地檔案管理是一項長期的而又艱巨的任務，是土地管理活動真實的歷史記錄，是土地所有權、使用權的憑證，具有法律效力，是國家檔案的重要組成部分。它是土地權屬管理的唯一手段和重要措施，是土地管理的一項基礎性工作。而且能夠為保護土地權利人的合法權益，維護土地市場交易以及為合理有效管理和利用土地提供依據。本文就土地檔案管理工作作一粗淺探討，談幾點看法。

一、土地檔案管理工作的概述

土地檔案是國土資源管理部門在土地管理活動中形成的具有保存查考價值的文字、圖表、錄音、影像、電子文件等不同形式的材料，是歷史的真實記錄，有憑證價值和法律效力。國土資源檔案信息量大，種類繁多。既有綜合類檔案，又有地籍管理，建設用地，土地利用規劃，國土資源監察，地礦檔案等幾大類。土地檔案在制定土地規劃，開發土地，解決土地糾紛，甚至對環境保護，資源合理利用方面都起著重要作用。土地檔案的作用更是不容小視。它詳細記錄了各項目建設占用土地的情況，土地分類的變化以及每一宗房地產的土地權來源，交易變化過程，是土地確權，土地權屬管理，土地利用規劃等國土工作的重要依據。土地檔案管理是國土地資源管理的重要組成部分。因此，做好土地檔案管理工作對國家土地資源管理起著重要的作用。

二、土地檔案管理的重要性

（一）確定土地權屬的依據。

土地檔案是確定土地權屬，采用法律、經濟、行政等手段科學管理土地的基本依據。比如辦理土地使用證，或土地使用證丟失時根據地籍檔案進行補辦。

（二）判斷土地是否違法占地的重要依據。

土地檔案是使用土地、判斷土地是否違法占地的重要依據。在鄉鎮及城市建設中涉及土地使用，是否屬于違法占地，是否有合法使用手續，需要根據土地檔案作出判斷。

（三）處理土地糾紛案件的憑證。

土地檔案是處理土地糾紛案件的重要憑證。在廣大鄉鎮和農村中，經常發生土地糾紛事件，這時就需要查閱土地檔案來明確土地情況，解決問題。因此，土地檔案是維護廣大人民根本權益的重要依據，是處理土地糾紛和違法占地的法律憑證，對促進社會穩定發展具有積極的促進作用。

三、時代發展的需要

（一）及時登記

國土資源管理的基礎是土地檔案管理，而土地管理的核心是以土地登記為主要內容的土地權屬管理。可以說，土地管理的水平看土地檔案，土地檔案的管理水平看登記包括土地登記在內的土地檔案管理現代化，首先是土地資源管理現代化的重要標志之一，是土地資源管理工作上水平、實現科學管理的關鍵所在。由于大部分地區進行了初始土地調查，完成了初始土地登記工作，建立了完整的卡、表冊、圖等資料，如何儲存及充分利用這些資料信息為國土資源管理服務，已是當務之急。同時，土地登記信息具有明顯的時態性，為保證土地登記資料信息的現實性和連續性，必須及時進行登記。

（二）提高科學決策的依據

土地登記檔案現代化是提高科學決策的需要，這些多要素、多層次、多時態的空間資料，如果用傳統的手工方法來處理，費工費時，還可能產生許多疏漏，而應用現代化的管理手段就能及時為領導提供所需的資料，提高領導決策的科學性，減少工作失誤。

（三）查證及時、鑒證準確

土地登記檔案根據土地登記資料公開查詢辦法的規定，部分可以公開查詢，要實行公開查詢部分真正做到查詢資料全面、查證及時、鑒證準確，則必須采取措施利用現代化技術及時、準確地進行土地登記，創造既適合檔案工作特點與規律、又適應不同檔案載體的整理原則與方法。對檔案信息進行整合，滿足各項工作以及社會對檔案多層面的利用需求，確保土地登記資料的現實性。提升對土地檔案服務的創新意識，為土地檔案規范整理工作的實施提供創新能力的空間，并促進檔案整理工作構思與方法的改進。

（四）采用最先進的網絡管理方法

土地檔案管理工作要隨著時代的發展而發生改變，要擺脫傳統的管理模式。土地檔案管理有其自身的特點，它更加要求實用性、真實性、客觀性、資料完整性和圖像完整性等，所以管理上要更加嚴格縝密。現代社會已經步入了信息時代，如果采用傳統的管理方法，以文件、文檔等形式進行貯存，不僅信息貯存效率底下，還可能存在滯后性，對后期土地利用和規劃存在不利影響。所以要跟隨時代的步伐，采用最先進的管理方法網絡管理。網絡管理具有諸多優點。一是網絡管理方便快捷。網絡管理在單位時間內的工作效率是傳統方法的幾倍甚至幾十倍，有利于節省人力資源和經濟支出，并且在資料查詢和傳遞方面更加方便。二是信息儲備量大。三是貯存種類多樣，網絡貯存沒有格式限制，并且文字資料和圖片資料可以結合儲存。

四、如何做好土地檔案管理工作

（一）加強培訓

加強檔案管理人員的業務培訓，培養出既懂得傳統檔案管理，又懂得信息化檔案管理的人才。適當提高檔案管理人員的福利待遇，從精神和物質兩個方面體現出對檔案管理的重視。土地檔案管理工作的好壞主要取決于工作人員的業務能力和業務素養，所以要加強工作人員的培訓十分必要。優秀檔案管理人員要自身的業務能力過硬，能夠從工作中總結經驗，需找方便快捷高效的工作方法。根據《檔案法》的要求，對于檔案管理人員的培訓要采取請進來和走出去相結合的培訓。培訓邀請業內專家進行授課，引進最先進的管理技術和管理設備，提高辦公效率。專家授課是間歇性、定期性的，所以工作人員要提高自己的學習能力，不斷擴展自己的知識范圍，提高自我的綜合素質。同時，檔案管理人員要積極配合業務部門所組織的培訓，端正培訓態度，努力成為業務過硬的素質高的精英人才。

（二）加強思想教育

土地檔案管理人員是工作的核心基礎，他們的重要性不言而喻。作為工作人員要有兢兢業業、勇于奉獻、團結協作的工作態度，雷厲風行的工作作風，而且要有樂于奉獻的工作精神。時刻把講學習、講政治、講正氣放在首位，認認真真履職，老老實實干事，要自覺遵守檔案資料的保密性。提高自身的思想覺悟，機密性文件堅決保密，感情與工作要分離清楚，不能因為感情深厚而泄露秘密土地文件。凡未經領導或主管業務部門的批準，檔案一律不得借閱或復印，以維護國土資源檔案資料的嚴肅性，促進檔案事業的健康發展，為經濟社會又好又快發展提供最佳服務。

（三）任重道遠

只有把檔案管理的工作做好了，才能更好地了解過去，在已有的知識和經驗的基礎上不斷開發創新，更好地為土地審批管理服務，為廣大人民群眾提供便捷的服務。當今社會，隨著經濟的飛速發展，保證土地供應，維護土地管理秩序的任務越來越艱巨，土地檔案管理工作也是任重而道遠，國土資源中檔案服務越來越重要。檔案管理需要研究新思路新方法，不能一味地依照過去的經驗，這就需要每一位相關從業人員拿出自己全部的熱情，積極投身于檔案管理建設工作，各相關部門要分工合作，協調一致共同促進土地檔案管理信息化發展。土地檔案是重要的信息技術資源，互聯網的發展使檔案信息管理系統化。

（四）完善制度

在做好當前檔案管理工作的同時，還要處理好交接工作。對各種類型的文件材料一視同仁，都要做好存檔工作。對檔案的類別和數量都要有序地排列和清楚地掌握。要完善制度，嚴格要求。土地檔案管理人員要了解和掌握我國《檔案法》的基本內容，它是日常管理工作的法律依據，要按照其規定完成自己的工作內容。《檔案法》是土地檔案管理工作的依據，必須進行有效地學習和宣傳。要強調土地檔案管理工作在土地管理中的重要地位、作用和價值。在土地資源管理工作中，檔案的形成要規范化，檔案的整理要系統化，檔案的保護要科學化，檔案的管理要現代化。

（五）加強信息化建設

對土地檔案的數據庫進行分析，要充分利用計算機、網絡等功能進行土地檔案的信息化建設。要建立電子影像檔案數據庫，實現對實地影像和圖片的管理以及維護，該數據庫的建立同時也可以與地籍管逕系統數據間進行有效連接，并通過對土地登記申請掃描，之后再完成土地登記，這樣就可以生成電子檔案，該類檔案具有紀實性和重塑性。同時，文本檔案和電子檔案數據也因此而產生。建立檔案數據庫要對材料進行搜集齊全，這也是進行土地檔案管理工作的基礎，一定要保證原始資料收集不發生遺漏、沒有缺失等現象。

（六）為未來社會發展服務

在對土地資源管理過程中所形成的文字、圖像、聲音等資料，是對土地資源管理的真實反映。土地資源管理資料不僅能夠反映出當前土地利用狀況，而且可以為以后土地的利用和規劃提供相關依據。土地檔案管理是一項長期的而又艱巨的任務，土地資源是不可再生的，是有限的，過度開發會影響子孫后代的生存和發展。時代的發展就需要依據土地檔案提供的資料進行研究。土地檔案管理具有長效性，它能夠記錄每個時期的土地開發變化，保存的資料可以隨時査詢，保證土地利用價值的最大化。

五、結語

土地檔案體現的是每一宗地的權屬性質、權屬來源、地產位置、四至界限、面積、用途、登記、地上建筑物等最基本的產權的基本情況，可以為領導決策、城鎮建設規劃、盤活存量土地、辦理產權登記發揮重要作用。