大數據時代高校檔案精益化管理模式探究

■ 李 暉

大數據時代的來臨為高校檔案管理的信息化發展帶來了全新的契機。伴隨大數據在高校檔案信息化管理工作中運用的日漸深入、廣泛，高校檔案信息化管理的外延和內涵在持續拓展的同時，也因為高校檔案信息化管理的范式轉型而使高校檔案信息化管理的工作人員團隊建設、管理環境的優化、管理機制的設計等面臨著新挑戰。

一、大數據時代檔案范式管理深挖精益化管理的選點

（一）管理模式

在現行運行機制和管理體制的雙向束縛下，學校檔案館的管理工作需要協同教務處管理、黨政辦、組織人事處、宣統處、學生處，而以上各部門分別管理部門檔案，并各自為政、自成一體，此條塊分割的管理模式會極大的影響高校檔案范式管理對信息平臺的選擇與應用，影響檔案范式管理對資源的高質量、低成本的綜合開發和深度開發。

大數據改變了高校檔案傳統管理中信息與物、人之間的時空關系，管理模式變革要按照檔案使用者群體規模、范圍、層次、需求的變化而變化，要面對傳統分散管理存在的風險和弊端，因此，高校檔案管理要踏準大數據時代可持續發展的節拍，統一采集、保管、接收、使用檔案，優化檔案資源配置，構建多部門資源可協調使用、共享信息的平臺，努力降低管理成本，提升檔案信息資源創新開發利用、共享的力度、范圍、深入。精益管理需要高校檔案范式管理按照檔案資源不同層次、不同角度、不同類別的開發利用要求，提升管理科學化、精準化、集約化水平，集中調整檔案管理流程和服務模式。

（二）數字技術與平臺

高校檔案范式管理精益化應用的過程中，對大數據挖掘技術、云計算等的選擇和應用，要結合自身的檔案管理實際需求和高校檔案范式管理精益化應用的可持續發展需要才實操。不同高校的檔案數據信息資源繁冗程度不同，如部分高校的檔案數據信息資源庫存在多源異構特性，檔案管理者在整合資源的過程中，可嘗試選擇適宜的數據整合云平臺，此平臺要囊括多媒體數據庫、元數據庫、全文數據庫、目錄數據庫，具備互動交流、內容檢索、展示館藏特色、支撐云平臺等功能，能精細化構建數據處理層，科學分類檔案數據信息資源。

考慮到高校檔案管理存在多條塊分割的情況，在各部門檔案管理職能難以快速集中到高校檔案館的前提下，檔案管理人員可嘗試選擇大數據分析技術、可視化分析技術等，借助定期調研和統計用戶需求的方式來邀請用戶參與到平臺構建與數據分析的過程中，精準提取用戶預期處理任務，運用語義分析技術，整合不同詞條，所得結果用來補充用戶檢索。數據分析過程中所生成的數據標簽、數據趨勢圖、數據立方體等各類分析圖形圖表，可作為預測或者評估其他檔案管理部門檔案管理的效果、質量、需求，并便于各部門范式、統一化處理檔案數據。

二、大數據時代檔案范式管理深挖精益化管理的實操途徑

（一）構建權責清單系統，設立動態化督辦體系

針對高校檔案管理各自為政、條快化的現狀，在范式、精益化管理的訴求下，高校檔案管理者要上下協調相關檔案管理部門的精益化管理需求，可嘗試構建權責清單系統來應對相關檔案管理部門管理內容分散、管理職能交叉、職責權力不清晰所帶來的扯皮、不“清”等問題。高校檔案管理者可在理順與高校檔案管理工作相關各部門的檔案管理權責歸屬的前提下，按照范式管理要求來強化權責清單系統統籌協調和頂層設計，或者借此優化現有檔案管理權責制度和架構。高校檔案范式管理需要保證管理理念、流程、制度、機制、服務方式等的范式運作，由此，高校檔案管理所涉及到的各部門，要由高校檔案館作為組織者，按照精細管理的標準，構建權責一表、權責各表，使權力事項與責任事項對應，做好每項責任的精細化建設，并在兼取權責一表、權責各表的優勢和靈活性的基礎上，對高校檔案管理涉及到的各類清單設定統一化的要求。在明確權責清單結構的過程中，管理者要注意權力清單涉及到的項目名稱、行使依據、權力類型、行使層級、承辦機構、行使主體、權力運行流程圖、辦事指南必須清晰錄入，而責任清單中所涉及到的追責情形、追責機制、責任崗位、責任依據、責任事項幾部分在記錄后必須定期查證，不能受人為因素干擾。

高校檔案范式管理要以工作的量化、細化、標準化、流程化、系統化、等為落腳點，因此，在引入清單式管理方式時，高校檔案管理者需要構建符合檔案綜合、范式、精細管理所需的管理工作標準，包含任務清單、職責清單、執行清單等。清單管理科目按照高校檔案范式管理工作情況一一建立、完善，用于幫助每個員工明確工作流程、工作任務、工作職責，也便于高校檔案管理者從整體層面把控高校檔案工作。為保障范式管理工作到位，精益管理理念執行到人，高校檔案管理者還需要針對性的設立動態化督辦體系，配套激勵與考核標準，對于不容易量化、主觀性強的工作，如檔案數據的創新整合、主題活動的組建、檔案資源價值評估等可使用定性評價指標。體系和指標的設定要遵從高校檔案范式管理考核常態化的要求，同步設立和運用督起點、督結果、督過程，明成效、明進度、明任務的督查督辦機制。考核中高校檔案管理者要始終以范式、精益管理要求為基準，以本校檔案管理的數據化、現代化、科學化、可持續性發展需求為標，將相關工作人員的工作與服務成效與其年度考評、晉職晉級、崗位聘任等掛鉤，考核重點放在工作人員的工作標準、工作流程、工作計劃以及周、月、年計劃清單的實際執行情況上。

（二）設立“互聯網+檔案”信息共享平臺，加大數據深入挖掘力度

依照高校檔案范式管理需求，在“互聯網+檔案”信息共享平臺搭建的過程中，相關工作人員要重視完善請求認證服務功能、檔案數據訪問服務、安全數據傳輸服務、資源發現服務、資源搜索服務等的動態變化的創新、完善、優化需求。在平臺創建初期，高校檔案管理者要強化調研用戶需求，加大已有紙質檔案的電子化、數據化轉化力度，可適度引入社會檔案資源或者立足高校檔案管理資源應用的需要，加大“云終端”數字檔案資源捕捉、應用、整合、生產軟件和程序功能的開發等。

疫情期間高校網課、復課等教學離不開高校日常運營持續性、穩固性的支持，高校檔案管理作為高校穩定發展的重要前提，要始終堅持統籌高校不同檔案信息管理部門、不同信息使用者對檔案數據采集、整合、開放、共享的要求。在堅持履行黨建所提出的“不忘初心、牢記使命”的要求下，高校檔案管理者要切實提升檔案數據價值的挖掘能力，檔案數據系統化和邏輯化的處理能力、檔案數據運行安全性維護的管控能力等，使檔案數據更為精準、傳遞更為有效。檔案數據的挖掘與共享歸根結底是以數據開放為最終目標，高校檔案管理者可設置“互聯網+ 檔案”信息共享平臺，在遵從檔案隱私權、數據權、數據安全、數據重用等相關法律法規的基礎上，界定檔案數據的開放范圍，打破技術壁壘，守住檔案數據倫理底線，降低檔案數據獲取難度，平衡檔案數據保密與開放的平衡，逐步釋放檔案數據價值提升空間，使已有檔案的潛在價值被激活。

（三）提升員工業務素質，建立雙線雙向型培訓

培養高校檔案管理工作人員的范式、精益管理意識是保障高校范式檔案轉型成效的基礎。由此，高校檔案管理者可將階段性提升相關工作人員的數據整合應用水平、數據創新水平、用戶動態服務需求的滿足水平等視為培訓對象。高校檔案管理者擬提升員工的業務素質，就需要其及時調查每一個員工的業務素質、能力等。除檔案館外的其他與檔案關系相關的部門，高校檔案管理者可按照檔案范式、精益管理的要求，結合不同部門的檔案管理內容、職責，提供員工培訓內容、考核方式和標準等，將高校檔案范式管理與精益管理的需求與不同檔案管理部門及工作人員的職業發展融合起來，按照全員培訓、分類分級、針對性原則逐部門推進，確保高校檔案范式管理、精益管理模式、內容、意識、機制、服務要求等的培訓能覆蓋高校檔案管理覆蓋的全體工作人員。

高校檔案范式、精益管理的培訓不可能一蹴而就。一方面，高校檔案管理者可使用“內部交流+ 網絡培訓”的方式，定期開展高校檔案業務經驗交流與學習活動，借助新媒體平臺開展網絡培訓和遠程教育，組織不同崗位、不同層次的工作人員參加各類檔案服務整合的實踐教育活動，如科研專題資源整合培訓班等。另一方面，在日常培訓的過程中，為提升高校檔案管理人員數字技術、檔案數字內容等的統籌安排、整合應用工作能力，高校檔案管理者還可使用多樣化的檔案活動等方式，系統性提升相關工作人員的檔案應用能力。如以用戶需求為前提，開展各部門聯合開發高校特色檔案信息資源活動，按照服務校內外用戶的思想針對性的開發檔案產品等。高校檔案館和社會檔案館等相關機構合作共建檔案資源開發平臺，可作為提升高校檔案館工作人員專業、個性能力的孵化器，社會檔案館與高校檔案館管理方式、要求、工作形式等的差異利于高校檔案館工作人員拓展視野，明確大數據時代對高校檔案范式、精益管理的新要求，找到自身繼續學習和自我提升的定位。

三、結語

綜上，按照黨建提出的“不忘初心，牢記使命”的理念，處在大數據時代，高校檔案管理要時刻保持自身在高校可持續發展中的促動作用，就需要直面技術化變革所帶來的不可逆、必然的改革要求。大數據、精益化對高校檔案范式管理的影響是漸行漸深、由點到面的。其既包含高校檔案范式管理所需的機制、模式、流程、平臺，又包含可感知的制度、理念、文化等。高校檔案管理范式的轉向和應用是不斷深化、循序漸進的，需要高校檔案管理者立足自身實際情況，預測檔案管理在不同維度上的優化改革需要。