高校附屬醫院臨床教學檔案同質化管理探析

文·

高校附屬醫院在臨床實踐教學活動中，都會形成大量的、不同載體的、具有保存和查考利用價值的教學活動資料及檔案。這些資料和檔案作為醫院檔案的重要組成部分，既是衡量醫院臨床教學質量和管理水平的一個重要標志，又是臨床醫學本科教學評估、專業認證和教育教學改革等工作的重要參考依據[1]。在大數據和互聯網時代背景下，高校附屬醫院應加強對臨床教學檔案的同質化管理，充分開發利用其價值，為檔案業務建設、醫院發展和教育教學改革服務。

一、高校附屬醫院臨床教學檔案管理的共性問題

（一）不同醫院臨床教學檔案歸檔的內容范疇不一致

臨床教學檔案主要記載醫院臨床教學活動的開展情況、工作經驗和教學成果，是按照一定制度流程收集整理歸檔的文字、圖表、聲像、實物等不同載體的實踐教學資料的總稱，主要包含上級主管部門印發的文件、師資隊伍建設、臨床教學工作、學科建設和科研工作、本科教學、研究生帶教、住院規培教學、教學設備儀器管理等多元化的內容。實踐中發現，大部分高校附屬醫院的臨床教學檔案由教學管理部門分散存放而非檔案管理部門統一立卷歸檔，同一高校隸屬的附屬醫院臨床教學檔案歸檔內容和范疇不一致，導致許多重要的教學資料沒有得到有效保存，檔案材料不齊全、不完整，影響了臨床教學檔案的系統性和完整性。

（二）不同醫院臨床教學檔案管理的標準規范不一致

由于高校附屬醫院兼具醫療、教學、科研等多項職能，在實踐工作中，需要收集整理的資料和檔案內容多樣、來源不同、要求不一。對于臨床教學檔案來講，其形成的過程和環境更為分散，收集整理更為復雜，給后續的立卷歸檔工作帶來一定困難。加之目前對高校附屬醫院的臨床教學檔案管理普遍缺少統一的規章制度和標準規范，也沒有科學合理的考核評價體系做參照，造成了臨床教學檔案人員無章可循、檔案收集效率不高、檔案管理缺位無序的局面。

（三）不同醫院臨床教學檔案管理的信息平臺不一致

高校附屬醫院臨床教學檔案管理部門配備的軟硬件設施設備，大多僅僅能夠滿足基本的院內檔案目錄檢索和查閱功能，但在檔案目錄結構和內容建設方面大多還停留在案卷級、文件級目錄上，這不僅影響檔案的利用效率， 也不利于檔案的保護。而且，大部分院校臨床教學檔案管理采用的是單機版軟件和局域網權限，各個附屬醫院之間還沒有建立統一高效運轉的網絡信息管理化平臺，不能利用現代化的手段便捷地查找所需臨床教學檔案資料，檔案信息缺乏必要的互聯互通和資源共享，信息孤島現象嚴重。

（四）不同醫院臨床教學檔案基礎設施條件不一致

高校附屬醫院檔案基礎建設預算經費普遍存在投入不足的問題。對檔案管理和文化建設的重視程度，成為了醫院對檔案管理投入力度的決定性因素。很多醫院沒有把臨床教學檔案納入檔案管理體系框架，沒有專門的臨床教學檔案庫房，一些常規檔案設施設備陳舊，安全防護設施缺失，硬件條件不能滿足檔案管理要求，造成臨床教學管理部門和教研室不能高質量地完成檔案資料管理工作。

（五）不同醫院臨床教學檔案管理人員素質和能力不一致

高校附屬醫院大多沒有按臨床教學工作的規律和特點對教學檔案進行單獨整理，專業人員配備不足，人為地破壞了臨床教學檔案的系統完整和內在聯系。當前從事教學檔案管理的人員大多為兼職，對教學檔案管理的意識不強，重視程度不高，而且不同程度地存在學歷層次偏低、未經專業培訓、人員老齡化問題。加之個別檔案管理人員職業認同度低，缺乏主動服務的意識，臨床實踐教學過程中形成的大量有價值的資料收集不及時、不完整，難以適應醫院教學工作的發展。

二、高校附屬醫院臨床教學檔案同質化管理的方法途徑

（一）統一明確臨床教學檔案歸檔要求

針對臨床教學檔案資料內容龐雜、形式多樣的特性，高校應明確各附屬醫院臨床教學檔案信息資源的主要采集點和支撐點，統一制定印發《臨床教學檔案管理目錄》，在此根目錄下，逐項細化子目錄各項歸檔要求。歸檔子目錄至少應包括：臨床教學規劃計劃與相關材料歸檔標準；教學大綱和教學督查材料歸檔標準；臨床教學質量評價和學生評教材料歸檔標準；學生實習輪轉出科考核材料歸檔標準；教學成果申報及支撐材料歸檔標準；檔案盒、試卷袋、分類編目標準等等。在該高校隸屬范圍內的各附屬醫院，均按照檔案歸檔要求和流程進行系統、科學的收集整理及編排，方便日后的檢索查閱和規范管理。

（二）統一制定臨床教學檔案制度規范

針對臨床教學檔案收集、整理、鑒定、立卷、歸檔、利用等每個環節，以及分類、篩選、編目、加工等各項工作，都要由高校實踐教學管理部門會同各附屬醫院，根據檔案法律法規和臨床教學工作規律，結合各個醫院工作實際，由繁變簡，求同存異，統一制定實施檔案管理制度、崗位職責、工作流程，使高校所有附屬醫院臨床教學檔案的管理都能做到有章可循、有據可依，所有的制度流程都能做到科學規范、便于執行。

（三）統一建立臨床教學檔案信息平臺

針對高校各附屬醫院臨床教學檔案信息資源共享不夠和信息孤島問題，必須由高校教學管理部門進行統籌規劃、資金籌措和運營維護，為各附屬醫院統一增加一定比例的信息化建設投入，把計算機設備、網絡技術及信息技術更好地融入到檔案管理的日常工作中，加快高校和各附屬醫院之間的檔案信息化管理升級，進行資源整合，建立統一的臨床教學檔案管理信息平臺。這一臨床教學檔案管理平臺既要根據各附屬醫院工作內容的差異來設置不同的系統模塊供選擇使用，又要充分考慮系統的兼容性和便于公共數據的無縫鏈接，保障各附屬醫院臨床教學檔案管理信息化水平基本同步，以此來避免各自為政，實現檔案信息資源的交互與共享。

（四）統一培訓臨床教學檔案人才隊伍

針對臨床教學檔案管理人員業務水平良莠不齊的現狀，高校應根據不同附屬醫院檔案人員的知識結構和崗位需要，分類別、分層次統一加強業務技能培訓[2]。培訓內容至少應包括：臨床教學檔案建設的標準和要求；檔案管理制度、職責和流程；教育教學改革政策和檔案相關法律法規；檔案管理信息平臺系統的應用等等。有條件的醫院可以在臨床教學管理部門和教研室設置兼職檔案員，經系統培訓和考核合格后上崗，以此來不斷優化提升檔案人員素質，為檔案管理工作提供人才保障。

（五）統一組織臨床教學檔案考核評價

針對臨床教學檔案管理缺少科學合理的考核辦法和評價體系問題，高校應統一制定考核標準和方法，將各附屬醫院臨床教學檔案管理工作納入教學綜合目標考核，從各個維度考量，制定行之有效的量化考核標準。考核評價標準要參照學校、醫院、教研室三級檔案管理模式[3]，不同層級考核維度不盡相同，考核評價內容涵蓋教學發展規劃與計劃、學生管理與考核、教研活動記錄、教學設施設備配置、師資隊伍建設與教學質量評價等教學過程和檔案資料，以此來推進臨床教學檔案各個環節的標準化、規范化建設。

（六）統一開展臨床教學檔案編研利用

針對臨床教學檔案挖掘不夠和開發利用率不高的問題，高校各附屬醫院可以在臨床教學檔案信息管理平臺內，根據工作需要統一開通許可權限，方便使用者及時、快捷地查詢檔案資料、發布檔案信息、借閱和管理檔案。在完善保密措施的前提下，可與局域網或公共網絡互聯互通，資源共享，擴大臨床教學檔案的使用范圍、提高檔案的利用率。對一些臨床教學中重大事項、重點學科、典型人物等有價值的檔案資料，要加以深度的研究、挖掘、加工[4]，以深化利用現有的臨床教學檔案資源，滿足醫院文化建設和醫學教育事業發展的需要。

三、高校附屬醫院臨床教學檔案同質化管理的初步成效

（一）為改進臨床教學提供了參考依據

通過臨床教學檔案整合、規范，各個附屬醫院的臨床教學檔案資源不再是孤立的個體，而是一個集標準、責任、管理于一體的系統整體。它能夠比較全面和直觀地反映出各附屬醫院之間的檔案管理質量、臨床教學質量的差別和優劣，便于高校和附屬醫院領導有的放矢施治、精準科學決策。

（二）為評教評學提供了參考依據

通過對臨床教學檔案資源進行定量和定性分析，可以方便快捷地梳理出不同醫院、不同帶教老師、不同專業教學工作中存在的問題和短板，反映出不同醫院、不同階段、不同專業之間教與學的歷史過程和狀態，成為改進臨床教學、推廣先進經驗和評學評教不可或缺的檔案素材。

（三）為教與學均提供了有力支持

通過查閱分析臨床教學檔案中完整的信息資料，可以為教學管理部門和帶教老師在師資培養、晉職晉升、教學理念、教學改革、成果研究、檔案開發利用等方面提供有力支持；對于學生而言，可以詳細記載學生臨床實踐表現、考試考核成績、專業特長、獎懲情況等，完善學生從基礎醫學到臨床實踐全周期的學習檔案，滿足社會單位對學生實習期間相關情況查詢了解的需求[5]。

（四）為高校和附屬醫院提高了工作效率

通過各附屬醫院之間建立的權責明晰的檔案管理制度機制和教學檔案信息平臺，保障了教學檔案的系統性、完整性、安全性，這一檔案管理體系為臨床教學環節管理、教學質量管理、教學成果研究、教學管理部門提供檔案查詢、借閱利用、資源共享等服務，可以極大地提高全過程臨床教學管理的效率，成效顯著。