信息時代城建檔案查閱利用模式的探索與發展

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隨著信息化的不斷發展，在知識社會創新2.0不斷推動以及大數據、云計算、移動應用等新形態不斷加持下，“互聯網+”作為互聯網思維的進一步實踐成果，正加速推動經濟形態不斷演變，從而為改革、創新、發展提供了廣闊的平臺。城建檔案作為城市建設歷史的記憶載體，是組成城市多元文化的重要一環，也是城市可持續發展的寶貴資源，在進行社會管理、提供公共服務、保障城市生產生活秩序、維護城市安全、應對城市突發事件等工作中都具有非常重要的作用。因此，如何將信息時代的創新形態與傳統檔案查閱利用模式相融合，將城建檔案查閱利用事業納入“互聯網+”行動計劃，令其更好地為城市發展建設服務，是擺在城建檔案從業者面前的一道新的命題。

一、城建檔案查閱利用現狀

隨著城市建設發展的不斷科學化、理性化，城建檔案在城市生活各方面的參與度越來越高，城建檔案的利用率也不斷提升，近幾年來，城建檔案查詢量、來訪量以及12345市民熱線等求助量以每年超過30%的速度在不斷增長。以濟南城建檔案館為例，目前城建檔案查閱利用主要集中在以下幾個方面，一查閱圖紙，包括裝修改造、確認工程狀況、解決糾紛等用途，約占總量45%；二查閱前期審批文件，包括辦理確認產權、辦理竣工驗收、留檔備查等目的，約占總量30%；三政府部門調研，用于辦理案件、明晰產權、建設規劃研究等目的，約占總量15%；四查閱拆遷、土地及其他部分因各種原因納入館藏的文件或單純業務咨詢等，約占總量10%。因此，傳統的檔案查閱利用模式也越來越需要進一步改進提升，自我優化，以更加契合城市發展的腳步。

二、信息時代城建檔案查閱利用的探索和發展

（一）系統的開發建設和后期維護

首先一個基本功能完備的城建檔案管理系統，既要滿足城建檔案從接收入館到查閱利用各階段工作的需求，又要服務器處理速度夠快、存儲容量夠大，可以根據需求增長不斷追加硬件配置模塊，以滿足日益增長的數字化信息大批量處理及存儲數據的需要。在此基礎上，系統功能的可擴展性以及軟件公司后期維護的保障執行能力至關重要。而以往的軟件公司往往更注重前期市場開發，系統一旦交付之后，經常會暴露出后期維護不力的缺陷，修改一次需求動輒需要等幾周甚至幾個月，這樣的維護能力完全無法滿足現在信息化高速發展的需要。因此，需要在前期市場調研時選擇合適的軟件及負責任的公司，將系統從調研到交付運行及后期維護各階段的指標規定明確寫入合同中，并且在系統需求建立階段，既要明確列出當前需要實現的功能，也要留足未來可能擴展的功能接口。

（二）多平臺建設

計算機系統應用的不斷發展，使得電腦端的城建檔案查閱利用平臺在各地城建檔案館得到普及，用戶可以在檔案館提供的電腦上進行檔案查詢、瀏覽。然而，隨著移動數字時代的到來，服務利用的便捷化越來越成為用戶的普遍需求，因此無紙化操作、遠程查檔、移動查檔等新型查檔模式成為新的發展方向。通過對檔案進行掃描數字化，將紙質檔案以電子圖片的形式保存到服務器中，就有了讓用戶通過網絡、手機進行移動查檔的數字基礎。然后就是需要通過開發網絡客戶端、手機端的檔案查詢利用APP，或依托其他網絡公眾平臺等方式進行推廣普及。如通過濟南市政府推行的“一網通辦”網絡辦事平臺，或者借助類似城建檔案館的網站查詢模塊及微信公眾號等平臺，向用戶開放檔案查詢端口，根據檔案資料的密級劃分和用戶身份驗證，有針對性地提供遠程查檔服務，實現城建檔案的隨時隨地查閱，使服務利用更加便捷高效。

（三）電子檔案推廣落地

電子檔案是近年來檔案館不斷推進的一項工作，內容涵蓋很廣，具體到城建檔案的查閱利用方面，主要包括兩個方面，一是電子檔案的查閱，二是電子檔案的復制提供。電子檔案的查閱普及程度已經很高，通過將紙質檔案進行數字化著錄掃描等流程錄入計算機系統，用戶就可以在檔案館提供的查閱終端上進行電子文件查閱，但是電子檔案的復制提供，可能才是真正實現無紙化的關鍵一步。以濟南城建檔案館為例，每年僅檔案復制這一項，就需要為用戶提供幾萬頁資料，并且其中近半數為大型圖紙紙張。因此，只有真正實現了電子檔案代替紙質文件提供利用，才算真正把無紙化操作落地。而電子檔案的提供利用，其前提是加蓋合法的防偽電子簽章，這方面需要通過政府大數據管理部門的核準并實施，同時還需獲得涉及城建檔案提交利用的各環節終端單位的認可，否則用戶即便復制了電子數據也只能要么自行留檔，要么另打印成紙質文件提交各終端單位，無紙化只能淪為空談，這方面尚需要政府部門自上而下的推廣施行。

（四）專業化人員配備

館藏檔案的查閱利用，是通過配備一定數量的查檔崗位工作人員來實現的，以往的人員配備往往不限專業或簡單要求檔案管理相關專業。然而因為工程建設檔案查檔群體的特殊要求，需要查檔接待崗位的工作人員既要懂檔案管理知識，又要對建設工程檔案具有一定程度的閱讀能力。比如一些市民因為家中漏水、供暖、裝修等問題來查檔，這些人往往看不懂專業的建筑資料和竣工圖紙，搞不清管道走向，分不清承重墻體，所以經常對著圖紙一籌莫展。這時候就需要具有一定建筑專業知識的工作人員對其提供專業指導和幫助。因此，為了保障城建檔案的服務社會能力和效率，既應進一步加大查檔崗位工作人員的配備力度，例如采取N+1的配備方案（N為所能提供的查檔窗口數量），又應加強檔案管理和建設工程以及相關法律法規應用等多方面業務能力的培訓，有條件的話甚至可以安排類似檔案導覽的崗位，聘請建筑工程及法律相關專業人員向用戶提供專業指導和宣傳，以提高城建檔案館提供業務咨詢及服務用戶的能力。

（五）硬件設施提升

查檔場所的硬件設施都是圍繞著服務用戶而設置，升級硬件也都是為了更好地提高查檔效率、改善用戶體驗。從功能來看，主要分為三個方面，查檔設施、打印復印設施、其他用戶服務設施。一查檔設施的基礎是電腦，包括工作人員操作的雙屏電腦和用戶自助查檔的電腦。工作人員操作的電腦要求處理速度快，面向用戶的顯示屏大小要方便用戶觀看，能交互操作為佳；用戶自助查檔電腦，基礎要求為處理速度快、操作方便、無外接數據接口以防泄密，而且操作說明簡單明了，可以為臺式機，也可以為立式可觸摸屏式機。二目前國內電子檔案的全面提供利用尚未完全鋪開，各城建檔案館多提供紙質檔案的免費打印復印服務，但打印復印設施仍需進一步提升。僅限于復印普通A3、A4紙張的復印機已經越來越滿足不了現今用戶的需求，更高的需求是可實現速印的復印機，以及免費圖紙打印的設備，可以將用戶需要的各種型號的檔案文件一站式打印復印齊備。三其他用戶服務設施主要用于改善用戶等待查檔時的體驗，以濟南城建檔案館為例，目前提供了包括普及檔案知識的宣傳畫冊、信號穩定的WIFI以及便民醫藥箱、便民雨傘等，并在墻壁上懸掛了濟南城區地圖、老濟南街區圖、濟南城市建設攝影作品以及老濟南街巷歷史照片等建設展覽圖片，吸引了很多用戶在等待查檔之余駐足觀賞，既能有效宣傳檔案科普知識，又能激發起不少人探尋回憶的樂趣。

（六）查閱利用細節優化

在傳統的查閱利用流程框架下，我們的工作已經能夠做到保質保量提供服務，但是隨著信息時代腳步不斷邁進，很多已經習以為常的細節也需要做出相應改變。一查檔登記表。查檔登記表是來訪的每一個用戶都必須填寫的表單，用來記錄每一例查檔事項的查閱目的、內容以及查閱人員身份情況等，詳盡的記錄內容不僅方便了檔案館的各項統計工作，也為相同工程的多次查詢起到了明確快捷的索引效果。但是，目前由用戶全部手工填寫的紙質表單形式已經顯得有些滯后，用戶手填的內容往往會有字跡不清或內容不準確等缺陷，手工填表的方式本身也開始被越來越多用戶嫌棄，因此更方便的方式是由用戶提供上述信息內容，由工作人員通過電子表單填寫完畢，或者工作人員引導用戶通過帶觸摸屏的電子表單系統進行選擇完善，甚至是用戶通過網站模塊或手機應用進行填寫，數據直接導入工作人員系統中，隨后用戶只需要在打印出來的表單上簽字確認即可，所填寫的內容同步導入數據庫，既方便了用戶無需手工填報，也節省了工作人員后期錄入系統的時間，所有數據錄入形式均可實現一次入庫。二遠程查檔。目前雖然實現了網站上的查檔功能，用戶可以通過輸入建設單位名稱或者工程名稱進行查閱，但限于密級規定以及歷史原因，只能檢索到有或沒有含相應名稱的工程，無法進一步看到更具體的信息，對于需要某些具體文件的用戶來說，仍然無法知道所需的具體文件是否在檔案館存放。因此，應在密級許可的范圍內，盡量大限度的向公眾開放檔案目錄索引，可查閱層級直接開放到具體文件名這一層級，并且包括工程名稱、建設單位名稱、設計單位名稱、工程地址、層數、占地面積、高度等在內的不涉密的工程具體屬性信息一并同步開放，這樣用戶通過網絡查檔模塊的查詢功能，就能確定自己需要的工程以及具體文件究竟是否已歸檔，是否有必要開具介紹信前來檔案館實地查閱。三整合城區資源。以濟南市為例，目前市級和區級政府都設有城建檔案館，但歸檔范圍和館藏內容均各不相同，而且彼此之間沒有信息互通機制，導致互不了解資源目錄，用戶希望查詢某個檔案的時候，可能需要一家一家檔案館分別查閱。所以，應該加大城建檔案資源整合力度，實現檔案資源目錄互聯互通，可以在全市范圍內任一家城建檔案館的檔案管理系統中查詢所有市區館的直達文件級的檔案目錄，用戶只需咨詢最近的檔案館就能知道自己所需的文件在哪里存放，這樣才能真正將便民利民落到全市各個角落。四信息反饋機制。用戶的信息反饋是城建檔案館獲取信息的重要渠道，一方面包括用戶對城建檔案服務工作的各種意見建議；另一方面包括用戶通過查閱檔案獲得的社會、經濟效益。因此，不論線下查檔窗口提供的信息反饋利用表，還是線上平臺在提供查檔服務后進行的用戶滿意度評價調查模塊，都應更進一步地細化優化，讓用戶能夠更加方便地暢所欲言。在認真熱情服務用戶的同時，通過積極與用戶溝通，掌握用戶的真實訴求，提高城建檔案工作的服務效能和工作質量。

無所不在的網絡會同無所不在的計算、無所不在的數據、無所不在的知識，一起推進了無所不在的創新，并推動“互聯網+”不斷演進與發展。目前“互聯網+”尚處于初級階段，各領域對“互聯網+”還在做論證與探索，這要求城建檔案利用服務工作，在以往保質保量服務用戶的基礎上，不斷與時代接軌，進一步做到與時俱進、精益求精。在查檔服務工作的各個方面，都保持求新求變的心態，不斷吸收先進技術，不斷改進服務質量，在創新的時代邁出更新的步伐，進而不斷推動城建檔案事業高質量發展。