淺談新冠肺炎疫情防控檔案的收集整理工作

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2020年開始的新冠肺炎疫情來勢(shì)兇猛，給中國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展帶來了巨大挑戰(zhàn)。在此次新冠疫情中，有關(guān)疫情防控的檔案也隨之大量產(chǎn)生。這些檔案給疫情防控提供了有力支持，也對(duì)精準(zhǔn)復(fù)工復(fù)產(chǎn)添加了助力。如何加強(qiáng)對(duì)新冠疫情檔案的管理，成為各級(jí)檔案部門必須思考的問題。

一、建立健全疫情防控工作檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系

新冠肺炎疫情暴發(fā)初期，從國(guó)家到地方迅速成立疫情防控指揮部，建立起防控工作組織網(wǎng)絡(luò)體系。檔案部門作為防控指揮體系的組成單位之一，明確了疫情檔案管理的職責(zé)任務(wù)。但由于疫情防控中參與部門及人員較多，致使工作中形成的檔案資料較為分散。檔案部門要遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，依靠檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系進(jìn)行檔案的集中統(tǒng)一管理。比如，可以根據(jù)組織機(jī)構(gòu)的設(shè)立，以部門為單位，部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)統(tǒng)管該部門的檔案工作，同時(shí)選定1～2名兼職檔案員落實(shí)具體工作。檔案部門要制定疫情檔案收集整理歸檔的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制度，明確網(wǎng)絡(luò)體系中每個(gè)人的工作職責(zé)，強(qiáng)化相關(guān)人員的檔案意識(shí)和責(zé)任分工，建立科學(xué)的檔案工作秩序；要加強(qiáng)與部門負(fù)責(zé)人的溝通，讓其了解本部門疫情檔案的移交情況，并給予相應(yīng)的支持與配合；要經(jīng)常與部門兼職檔案員聯(lián)系，對(duì)其進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查，保證檔案收集工作隨時(shí)跟進(jìn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。在條件允許的情況下，檔案部門還對(duì)所有部門的負(fù)責(zé)人及兼職檔案員開展專業(yè)培訓(xùn)。

二、做好疫情防控檔案資料的收集工作

目前，檔案部門已出臺(tái)了疫情防控檔案管理辦法，對(duì)疫情防控檔案的歸檔范圍、移交時(shí)間、整理標(biāo)準(zhǔn)等做了詳細(xì)要求，保證疫情防控檔案應(yīng)歸盡歸、齊全完整，保證疫情防控檔案利用服務(wù)“不斷檔”、及時(shí)準(zhǔn)確。

其中，在疫情防控檔案的科學(xué)管理中收集是關(guān)鍵。因此，要特別重視檔案收集工作。一是檔案部門要以國(guó)家及專業(yè)主管機(jī)關(guān)制定的相關(guān)文件為指南，充分了解防疫工作的性質(zhì)、職能分工，掌握文件材料的產(chǎn)生、運(yùn)轉(zhuǎn)過程以及文件的種類、內(nèi)容、形成特點(diǎn)和規(guī)律，制定具有操作性、便于執(zhí)行的歸檔制度。二是在歸檔范圍的確定上，可以以部門為單位，從其工作職能出發(fā)，探尋工作中會(huì)產(chǎn)生的檔案文件內(nèi)容、載體、類別等，再逆向思維，了解檔案形成規(guī)律，明確檔案歸檔范圍。三是應(yīng)重視載體多樣化特點(diǎn)，注重音像資料以及自媒體中具有保存價(jià)值的資料歸檔工作。四是在內(nèi)容上要特別注意收集反映醫(yī)護(hù)人員等各類近距離接觸疫情人員的事跡資料。五是歸檔時(shí)間在確保歸檔最后期限的前提下，可以隨辦隨歸。

三、努力做好疫情防控檔案資料匯編工作

檔案部門要主動(dòng)發(fā)揮檔案資政功能。在疫情防控期間，檔案人員應(yīng)當(dāng)及時(shí)做好疫情防控檔案資料匯編，為各部門在疫情防控及復(fù)工復(fù)產(chǎn)中做出科學(xué)決策提供有力支持。要針對(duì)疫情防控和復(fù)工復(fù)產(chǎn)的不同需求，有的放矢的編纂不同要素、不同形式、不同特色的數(shù)據(jù)匯編，突出檔案的資政參考作用。如根據(jù)疫情分布、核酸檢測(cè)結(jié)果大數(shù)據(jù)，為安全用工提供參考；建立復(fù)工復(fù)產(chǎn)人員健康檔案，為返鄉(xiāng)復(fù)工人員提供健康依據(jù)，快速有效地阻止疫情傳播。編纂醫(yī)療防護(hù)用品招標(biāo)需求的檔案數(shù)據(jù)匯編，為政府與企業(yè)迅速調(diào)整生產(chǎn)方向與產(chǎn)能效益提供精準(zhǔn)服務(wù)，并助力企業(yè)制定高效有力的生產(chǎn)方案。

四、建立疫情防控檔案線上利用中心

疫情防控期間，特別是企業(yè)復(fù)工復(fù)產(chǎn)有序推進(jìn)之后，查檔需求也越來越高。為方便線上查詢，應(yīng)在國(guó)家層面建立疫情防控檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)行全國(guó)資源整合和信息共享。專題數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)包括抗擊疫情各個(gè)方面的檔案數(shù)據(jù)，包括疫情防控與治療、核酸檢測(cè)、物資儲(chǔ)備、科研疫苗等。疫情防控檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，其作用不只局限于目前的疫情防控工作，更有利于未來的衛(wèi)生健康事業(yè)發(fā)展。因此，各行各業(yè)都應(yīng)該根據(jù)檔案管理要求，收集保存防疫抗役檔案資料，通過聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)共享，最大程度地豐富國(guó)家專題數(shù)據(jù)庫(kù)。國(guó)家層面可以建立疫情防控線上檔案利用中心，充分發(fā)揮檔案憑證依據(jù)、資政參考作用，利于當(dāng)今，惠及后代。

五、利用網(wǎng)絡(luò)新媒體提供疫情防控檔案輿情服務(wù)

在疫情防控期間，檔案管理部門應(yīng)該利用微信、微博、抖音等網(wǎng)絡(luò)新媒體，將疫情防控檔案的研究成果進(jìn)行廣泛傳播，宣傳疫情防控科學(xué)知識(shí)和真實(shí)數(shù)據(jù)，讓百姓科學(xué)地進(jìn)行疫情防控，也為復(fù)工復(fù)產(chǎn)提供科學(xué)依據(jù)，營(yíng)造良好氛圍。要發(fā)揮檔案的憑證作用和獨(dú)特效力，及時(shí)辟謠防謠，還世界以真實(shí)，為保衛(wèi)疫情防控效果和復(fù)工復(fù)產(chǎn)大好局面作出檔案人的貢獻(xiàn)。