論縣級綜合檔案館重復檔案的精簡工作

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近幾年隨著辦公自動化的廣泛應用，全國縣級綜合檔案館已普遍完成館藏檔案機讀目錄數字化工作。在利用微機檢索目錄時，出現大量重復檔案。這些重復檔案中，縣委、縣政府制發的需長期貫切執行的文件材料是鄉鎮黨委政府全宗里重復檔案的主體部分，占鄉鎮全部檔案的20%左右，約占全部館藏檔案的5%左右；上級機關制發的關于機構設置、領導任免、人員編制等文件材料在鄉鎮黨委政府及縣直屬部門全宗里交叉重復，約占全部館藏檔案的3%左右；機構聯合發文或機構聯合召開會議的文件材料重復數量不多，僅二個以上協辦部門才產生重復文件。上述重復文件材料集中在一起，約占縣級綜合檔案館全部館藏檔案8%以上。一個縣級綜合檔案館館藏檔案若10萬卷，重復檔案就可達到8000卷左右。重復檔案的不斷累積，不僅加劇館藏檔案結構失衡，也使檔案庫房面臨不足的挑戰，而且檔案管理成本也會額外加大。因此，精簡重復檔案，提高檔案庫房利用效率，減少檔案管理成本已勢在必行。

一、縣級綜合檔案館重復檔案成因分析

由于縣級綜合檔案館館藏檔案既包括縣級黨委、政府及其直屬單位的檔案，還包括鄉鎮黨委政府的檔案，這一特殊體系是導致縣級綜合檔案館館藏檔案重復過多的主要成因，這些重復檔案主要分布在各鄉鎮黨委政府全宗中。根據《機關文書檔案歸檔范圍保管期限的規定》（國家檔案局8號令），縣級黨委、政府制發的要求下級機關貫徹執行的重要文件材料，大部分屬于鄉鎮黨委政府主管業務，各鄉鎮一般列為永久保存，這就必然造成同一份檔案在各縣委、縣政府以及各鄉鎮的全宗里重復出現，數量很大?？h級黨委、政府制發的關于機構設置、領導任免、人員編制等文件材料，所涉及的單位具有不確定性。一份文件有時涉及有限的幾個部門，而有時涉及多達幾十個部門。按照國家檔案局8號令規定，所涉及部門都應永久保存，因此，這部分檔案重復數量也較多。機關聯合發文或機關聯合召開會議的文件材料重復較少。因為聯合發文的機關，分主辦機關和協辦機關，主辦機關和協辦機關分別按不同的保管期限存檔。一般情況下，聯合發的重要文件，主辦機關按永久保存，協辦機關按定期30年保存；聯合發的一般文件，主辦機關按定期30年保存，協辦機關按定期10年保存。而聯合召開會議的文件材料，雖然主辦機關和協辦機關都需要存檔，但其保管期限也各有不同。主承辦機關按永久保存的文件材料，協辦機關按定期30年保存，主承辦機關按定期30年保存的，協辦機關按10年保存。因此，聯合發文或聯合召開會議形成的文件材料，協辦機關只有一個，不存在檔案交叉重復問題；協辦有N個，重復檔案就有N-1個。

二、精簡重復檔案需把握的原則

（一）要用系統論觀點指導檔案工作

系統論是以系統為對象，從整體出發來研究系統整體和組成系統整體各要素的相互關系，從本質上說明其結構、功能、行為和動態以把握系統整體，達到最優的目的。根據系統論的觀點，縣級綜合檔案館全宗整體可作為一個母系統，部門全宗是母系統中的子系統。從縣級綜合檔案館館藏檔案的全宗架構來看，各子系統全宗之間應當具有排它性，即每個全宗里的檔案與其它全宗里的檔案理論上互不交叉，但又不能孤立存在，而是既相互區別，又相互聯系，共同構成一個有序的母系統。當然，各個子系統之間檔案內容絕對排它是不可能的，也是不必要的，應當允許有適當的交叉，以維持子系統全宗之間的某種緊密的、內在的聯系。

用系統論的觀點指導檔案整理工作，就是要求縣級檔案行政管理部門把所有進館全宗作為一個相互聯系的整體看待，統籌指導全縣各部門的檔案整理工作。進館各部門要有大局意識、整體意識，服從于縣檔案行政管理部門的統一協調，把部門全宗納入縣綜合檔案館母系統的所有全宗中統籌考慮，跳出部門全宗的自我小圈子，以更好地彰顯部門檔案特點，保證縣級綜合檔案館館藏檔案結構合理有序。

（二）要正確把握精簡重復檔案的思路

重復檔案過多，會影響到檔案館館藏檔案整體結構的合理性，從優化檔案結構視角，精簡重復檔案勢在必行。但是否需要從現有館藏檔案入手精簡，從根本上徹底解決重復檔案問題值得商榷。筆者認為，無論從經濟效益還是社會效益上權衡，精簡現有館藏重復檔案是不必要的。原因在于，精減館藏重復檔案，需要拆散相關檔案，重新編排順序打印目錄，而且有的縣市檔案館已經完成了館藏檔案全文數字化，精簡要耗費大量的人力、物力和財力，得不償失。但如何防止重復檔案日趨增多。筆者認為，最優方案是不糾結既往的重復問題，而把著眼光放在未來進館的檔案上，制定科學合理的歸檔標準，以減少后續檔案重復進館問題。

（三）要從實際出發用活國家檔案局8號令

國家檔案局8號令，是全國各級黨政機關和人民團體文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的主要依據，是指導檔案整理的綱領性文件，具有高度的權威性，這是毋庸置疑的。但由于國家檔案局8號令執行范圍涉及各級部門，不同層級執行起來應因地制宜、有所差別，以適應不同層級的特殊情況。就縣級基層部門而言，個別條款適應度相對較弱。原因在于，縣級綜合檔案館館藏檔案包括縣及鄉鎮二級黨委政府，這與省級、地市級綜合檔案館有所不同?；诳h級綜合檔案館這一特殊性，縣級基層部門在整理檔案時應當靈活運用國家檔案局8號令，才能減少重復檔案。譬如，國家檔案局8號令第七條第七款規定，上級機關制發的屬于本機關主管業務的重要文件材料應當永久保存。按照這一規定，縣級黨委、政府制發的重要文件材料涉及到鄉鎮黨委政府主管業務的，各鄉鎮黨委政府應當永久保存，這就導致鄉鎮中產生大量重復檔案。為避免這種情況，除縣委、縣政府外，鄉鎮可不列入永久保存，而改按10年定期保存，這樣就可避免重復檔案的形成。譬如，國家檔案局8號令附件中《文書檔案保管期限表》中的第11.3規定，上級機關制發的關于本機關機構設置、領導人任免、人員編制等文件材料應按永久保存。對于這一規定，筆者認為，也可以視不同情況靈活掌握。涉及2個機關的，相關機關都按永久保存；對于涉及3個以上機關的，除行文機關按永久保存外，其它相關機關按10年定期保存，以避免重復。