高中學校檔案信息化管理探究

文·

隨著科技的發展，各行各業都開始步入信息化管理階段。高中學校的檔案管理部門，應該緊跟時代步伐開展檔案信息化管理工作，讓檔案工作朝著智能化、自動化、數字化的方向發展，既改變檔案傳統管理的弊端，又為檔案管理人員創設良好的工作環境，最終切實提高檔案管理工作效率與質量。

一、提高素質，推進信息化管理

目前，高中檔案管理人員的檔案業務水平與信息技術運用素養相對較低，阻礙了檔案信息化管理的進程。因此，要從檔案人員自身的業務能力培養入手，對檔案人員進行定期培訓，提高其業務能力和技術水平，組建一支涵蓋檔案信息技術維護人員、電子檔案輸入人員、專業檔案管理人員在內的年輕化、專業強的檔案管理隊伍，為信息化建設提供人才保障。例如，高中學校領導可以與教育部門進行協商，為學校的檔案管理部門增進一些專業人員，然后與本校的信息技術教師聯手，根據學校現有的檔案信息情況，設計出數字化的檔案管理系統，并對檔案管理人員與學校教職工進行操作步驟的合理培訓。此外，學校也可以與第三方大數據技術公司合作，方便高效地推進高中檔案信息化管理工作。

二、強化設備，提供信息化條件

檔案信息化管理需要有相應的信息物質條件作為基礎，以滿足信息化管理的需求。學校應加大對檔案信息化管理設施建設的資金投入，為檔案信息化管理提供資金保證。例如，更新管理人員的電腦設備，以更強大的功能來輔助檔案信息化管理；配備打印機、軟件系統、掃描儀等，使管理人員的工作更加便捷。可以在軟件系統的支撐下進行信息檢索，快速定位檔案信息，使得檔案管理工作更具針對性、可行性與操作性，為學校教職工人員利用檔案提供便利。

三、統一標準，開展數字化管理

在推進高中檔案信息化管理的過程中要統一標準，主要包括操作流程、工作理念兩個方面。檔案人員要按照統一的標準開展工作，讓不同部門的工作人員都能夠準確地上傳資料，并在自己的權限內實現檔案資源共享，避免不同部門不同標準、各自為政的現象，提高檔案管理工作的時效性。與此同時也要確保其流程與模式的規范化。在不同的檔案信息中，檔案管理系統軟件能夠將其分配在不同的數據庫中，形成多個并列的查詢范圍，初步劃分了檔案查詢種類，使學校教職工在檢索檔案信息時，能夠快速地找到符合自己要求的查詢按鈕，從而增強自己的查詢體驗感。統一的標準與流程，使高中檔案管理工作呈現數字化管理模式，既減輕了檔案管理人員的工作壓力，又推進了信息化管理的深入發展。

四、加強保密，確保檔案安全

對于檔案管理而言，安全性至關重要。高中檔案中包含學校教職工的整個工作生涯、道德品德等信息，同時也包含學生的相關檔案信息，對他們未來的發展有巨大的影響。大數據背景下，檔案信息化管理存在一定的風險，因此要做好安全保密工作，針對各個階層的工作人員設置相應的查看與修改權限，以避免此類問題的產生。例如，學校教職工在獲取相應批準后，可以在系統中查看自己的檔案信息，但是不能進行修改。修改權限只有學校最高領導可以擁有。此外，為了防止其他危險因素的攻擊，盜取學校檔案信息，在檔案軟件系統設計時，可以考慮多方因素，多加幾層防護墻，并定期進行維護。通過權限與防火墻的設計，能夠很大程度上保障檔案信息的真實性與安全性，使得高中檔案管理工作更加穩定與高效。

五、存儲銜接，紙質與電子統一管理

對電子檔案和紙質檔案實行統一管理，會牽扯到紙質檔案與電子檔案存儲銜接問題，因為很多學校教職工在發送檔案信息時，會出現“電子文件與紙質文件不同步”“只收到紙質文件”“只收到電子文件”等問題。要想解決這些問題，首先要統一學校檔案管理標準，使每位工作人員都能夠按照規范的制度上交或查詢文件。其次是將紙質文檔與電子文檔進行分類管理，不論時間前后，統一收歸系統。教職工人員可以通過掃描與打印，處理文件不同步或缺失的現象。此外，也可以在檔案管理系統中開設“預存”儲備庫，將信息缺漏的文件統一上傳至此，并定期進行處理，既方便檔案管理人員的查閱與管理，也保障檔案管理工作的有序性開展。

總之，高中檔案信息化管理工作的開展，符合現代社會發展的需求，是對傳統檔案管理工作的優化，使其更加高效與便捷，更好地服務于學校教職工人員。因此，高中檔案管理人員應該針對目前所存在的工作問題進一步總結與梳理，對癥下藥，探索出適合本校檔案管理工作的具體模式。