檔案庫房設(shè)備設(shè)施配置體系構(gòu)建與風(fēng)險評估

文·

檔案設(shè)施設(shè)備代表著檔案部門的技術(shù)狀況，是檔案管理工作開展過程中不可或缺的一個組成部分，也是各檔案機構(gòu)進行檔案工作、提升檔案質(zhì)量的關(guān)鍵輔助措施。隨著我國檔案管理信息化的推進，檔案庫房設(shè)備需求增大，如果仍然沿用舊的檔案機構(gòu)所設(shè)定的配置規(guī)劃，檔案庫房設(shè)備將無法有效滿足日常需求，存在較多的安全風(fēng)險，同時一些設(shè)備反復(fù)采購也會導(dǎo)致資源的大量浪費。因此，檔案部門應(yīng)當(dāng)建立完善的檔案庫房設(shè)備設(shè)施配置體系及規(guī)范化的管理系統(tǒng)，規(guī)避檔案庫房管理中的潛在風(fēng)險，提升檔案庫房管理水平。

一、檔案庫房設(shè)備設(shè)施配置體系的構(gòu)成及內(nèi)容

根據(jù)《山東省檔案工作科學(xué)化管理規(guī)范》（魯檔發(fā)〔2014〕23號）、《山東省數(shù)字檔案室建設(shè)規(guī)程》（DB37/T663-2007）等標(biāo)準(zhǔn)的要求，以國家和地區(qū)檔案庫房的配置規(guī)劃為參照，以檔案庫房設(shè)備的配置過程為主線，對檔案庫房設(shè)備配置進行理論與實踐相結(jié)合的分析研究，并結(jié)合檔案庫房設(shè)備規(guī)劃實例，可以為檔案庫房設(shè)備的優(yōu)化配置提供理論與方法支持。

具體而言，檔案庫房設(shè)備設(shè)施配置體系的構(gòu)成不僅涵蓋檔案設(shè)備設(shè)施配置到位之前的頂層設(shè)計，即宏觀制度保障層面管理；還包括檔案庫房、檔案密集架、檔案庫房溫濕度調(diào)控系統(tǒng)、“九防”設(shè)施設(shè)備及信息化等，即檔案庫房的微觀可操作性層面管理。

二、檔案庫房設(shè)備設(shè)施管理存在的不足及改進需求

（一）庫房環(huán)境載體構(gòu)建

檔案庫房建設(shè)是保障檔案安全性的一項核心工作，檔案庫房的建設(shè)水平對檔案資源的保護、開發(fā)利用將產(chǎn)生深遠影響。調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，目前區(qū)市縣檔案館都是在上世紀(jì)落成并投入使用的，館房面積普遍較小，庫房類別可以按所放置檔案的類別進行區(qū)劃。新建檔案館在規(guī)劃建設(shè)中參考《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》，以青島市市北區(qū)檔案館作為例，該館配備庫房、業(yè)務(wù)服務(wù)用房、業(yè)務(wù)技術(shù)用房和附屬用房各占總面積三分之一，嚴(yán)格按照“九防”規(guī)定，科學(xué)地規(guī)劃檔案庫房構(gòu)造，同時按照國家最高級標(biāo)準(zhǔn)進行設(shè)計規(guī)劃，配備能夠?qū)崿F(xiàn)檔案安全管理所要求的各類設(shè)施。防潮使用了防潮結(jié)構(gòu)以及一些新型材料，庫房中裝備了恒溫恒濕空調(diào)并定期進行除濕；防高溫的方法是加厚墻體以及一些性能較強的隔熱材料，并且空調(diào)也能夠?qū)鉁鼐S持在一個較為合適的范圍內(nèi)；防光是用避光窗簾遮擋光線；防塵依靠工作人員定期清理，并保持日常通風(fēng)；防有害生物是通過調(diào)節(jié)庫房溫度，同時也安排人員定期打掃衛(wèi)生；防盜是安裝了視頻監(jiān)控以及門禁設(shè)備，對所有庫房來往人員進行登記；防火是在建筑上選擇防火材料，并裝備滅火器、消防栓；防震是按照建筑的抗震要求實施建設(shè)。

（二）檔案庫房保管設(shè)備

檔案裝具與設(shè)備作為檔案庫房重要的管理手段，其質(zhì)量直接決定了檔案資源的使用生命周期。目前，絕大多數(shù)的檔案館存儲紙質(zhì)檔案，都是使用無酸牛皮紙袋或檔案盒，按照一定的順序擺放于密集架上。數(shù)據(jù)檔案資源存儲于電腦、光盤、磁盤中，并放置在有著防磁、防火功能的防磁柜中，確保避光、避塵、避免有害氣體。此外，各級檔案部門都配有溫濕度恒溫設(shè)備。

（三）檔案安全監(jiān)控系統(tǒng)

經(jīng)過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，通過溫濕度監(jiān)控系統(tǒng)，檔案管理人員可以有效掌握和調(diào)控庫房溫濕度。通過漏水檢測系統(tǒng)，可以及時檢測因漏水導(dǎo)致的檔案受潮乃至損壞情況。各檔案館中都裝備了防火系統(tǒng)，庫房內(nèi)還安裝了煙感探測器，在庫房和辦公處也配置了一定數(shù)量的滅火器，但存在著滅火器未定期檢查等狀況。部分檔案部門通過安裝門禁系統(tǒng)，或者密碼輸入的方式，經(jīng)過中央系統(tǒng)檢驗通過之后，才可以同行準(zhǔn)入。但一些檔案館雖裝備了視頻監(jiān)控系統(tǒng)，但不能全方面覆蓋，僅能控制一些重要節(jié)點，如檔案庫房、檔案查閱室等。一些檔案館未裝備消毒滅菌系統(tǒng)，依舊使用人工清理模式的消毒方法。

三、做好檔案庫房設(shè)備設(shè)施風(fēng)險規(guī)避與應(yīng)對策略

（一）強化領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任意識，統(tǒng)籌規(guī)劃，做好頂層設(shè)計

檔案庫房設(shè)施設(shè)備是檔案部門基礎(chǔ)建設(shè)中不可或缺的一個部分，依照國家以及地區(qū)規(guī)劃實施配置，一般規(guī)劃周期是3～5年。因此，各級檔案部門需要對檔案庫房設(shè)施設(shè)備采取科學(xué)評測，讓規(guī)劃更為合理。同時，要強化領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，加大對檔案管理工作的重視程度和投入力度，讓檔案工作的開展有足夠的保障。檔案管理部門應(yīng)按照《關(guān)于加快推進全省檔案信息化工作的意見》精神，成立專項工作領(lǐng)導(dǎo)小組，圍繞“管理規(guī)范化、設(shè)備智能化、利用便利化”的檔案庫房管理要求，認真從社會效益、經(jīng)濟效益和檔案館自身建設(shè)發(fā)展三個方面總結(jié)檔案庫房風(fēng)險存在的根源，并根據(jù)檔案庫房規(guī)范化準(zhǔn)則，進行檔案庫房設(shè)備需求預(yù)測，每年作為項目立項申報所在單位進行預(yù)算管理，保證檔案工作專項經(jīng)費的支持。

（二）明確職責(zé)，提高檔案設(shè)施應(yīng)急響應(yīng)能力

檔案庫房風(fēng)險應(yīng)急能力是即刻進入響應(yīng)階段的能力。日常檔案管理過程中，檔案部門要強化檔案管理人員對突發(fā)狀況的管理和應(yīng)急能力培養(yǎng)，將檔案庫房管理風(fēng)險關(guān)口前移，做好檔案庫房風(fēng)險預(yù)防和應(yīng)急管理，包括檔案庫房組織建設(shè)、檔案庫房設(shè)施設(shè)備規(guī)劃制定；檔案風(fēng)險管理和應(yīng)急準(zhǔn)備管理。同時，注重部門之間信息聯(lián)動以及館際之間的溝通協(xié)調(diào)，形成檔案管理的矩陣優(yōu)勢。此外，制定檔案庫房管理應(yīng)急響應(yīng)預(yù)案，在檔案庫房風(fēng)險隱患排查中，發(fā)現(xiàn)漏洞與風(fēng)險點，快速反應(yīng)、迅速指揮、協(xié)調(diào)控制，真正做到檔案庫房設(shè)施設(shè)備管理的早期預(yù)防、資源整合、協(xié)調(diào)應(yīng)對。

（三）全過程管控，發(fā)揮現(xiàn)代化檔案庫房設(shè)施設(shè)備使用價值

檔案庫房設(shè)施設(shè)備管理的全過程管控，即利用信息化技術(shù)手段，對檔案庫房設(shè)施設(shè)備的使用、過程管理與質(zhì)量控制全過程進行管理。檔案管理人員以檔案庫房設(shè)備設(shè)施的基本配置為主體，結(jié)合單位實際情況，從滿足檔案為單位核心工作服務(wù)的需求出發(fā)，強化檔案設(shè)備設(shè)施的使用預(yù)測、論證、采購、評估、使用等各環(huán)節(jié)，充分利用智能化、信息化手段對檔案庫房進行優(yōu)化配置，做到檔案庫房設(shè)備系統(tǒng)規(guī)范，為檔案部門規(guī)劃建設(shè)和安全運行提供有力支撐和堅強保障。同時，通過檔案庫房設(shè)施設(shè)備智能化升級改造，促使檔案管理工作關(guān)口前移，更好地觸摸發(fā)展脈搏，挖掘檔案開發(fā)利用的潛力。

（四）強固基礎(chǔ)，提升素質(zhì)，優(yōu)化檔案管理隊伍

目前，檔案管理部門的檔案專業(yè)技術(shù)人員少，大多為兼職檔案員，導(dǎo)致檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高，檔案人才隊伍延續(xù)性不足。檔案部門應(yīng)該以檔案庫房管理風(fēng)險評估為契機，做好檔案管理人員的評估和管理，動態(tài)掌握檔案人員結(jié)構(gòu)和年齡分布。在保證人員到位的情況下，結(jié)合檔案工作前沿技術(shù)和信息化手段，進進行檔案人員專業(yè)技術(shù)及規(guī)范化培訓(xùn)和繼續(xù)教育，打造優(yōu)質(zhì)高效的檔案人才管理隊伍。

綜上所述，檔案庫房設(shè)備設(shè)施配置配備雖然較以往有所發(fā)展，但距離檔案信息化管理的新要求仍有改進空間，通過優(yōu)化配置，構(gòu)建體系等路徑，將檔案管理工作進一步延伸，從而更好鞏固提升檔案管理水平。