學校財務檔案管理信息化建設探討

黃兆屏

摘 要：學校實施財務檔案信息化管理適應了信息時代和社會發展的趨勢，但在發展過程中仍存在一些問題。因此，通過分析、研究學校財務檔案信息化管理的內容，提出了有針對性的規劃方案，僅供參考。

關鍵詞：財務檔案;信息化建設;數字化建設

近年來，隨著新課改的不斷進行，人們對于教育的方方面面都開始關心起來，學校的建設成為人們看待學校強弱的一個重要方面。學校作為公共場所，尤其是普通高中，其財務檔案具有很重要的地位，為了讓財務檔案的管理變得更加科學化，也為了讓學校的建設更好，學校中應當采用更加先進的信息化進行管理活動。信息化管理會讓財務檔案的查詢更加方便，讓檔案更加安全，并且管理工作的效率也會相應提高。

1 財務檔案管理信息化的背景

隨著我國社會經濟體制和教育改革的不斷深化和發展，學校財務檔案出現了許多新的特點，比如信息量增大、時效性增強、標準變動頻繁、內容更新迅速、查閱服務的數量和類型增多等。同時，各種財務會計賬簿和報表的內容每年都處于變動之中，新的內容和項目不斷出現。對于學校財務檔案的查詢、檢索和利用，也呈現出日益增多的趨勢。上述現象都給學校的財務檔案管理工作帶來了新的挑戰，也對當前學校財務檔案管理工作提出了新的要求。因此，從短期看，實行學校財務檔案信息化管理是應對新變化和適應新環境的有效措施;從長期看，其可有效降低輕學校財務檔案管理工作的難度，節省人力、財力資源，提高檔案管理的工作效率、質量和服務水平，從而全面提高學校財務檔案管理的現代化水平。

2 財務檔案管理信息化建設的內容

2.1 財務檔案的數字化建設

財務檔案數字化建設是指對重要的財務信息資源文件原件，采用電子掃描儀、光盤刻錄機、數碼相機、數字檔案資源格式轉化器等現代化的信息采集技術和設備，將紙質的財務數據文件有效轉換成數字化財務檔案資源的過程。數字化財務檔案信息資源是指在硬磁盤、軟磁盤、激光光盤、閃存盤和網絡硬盤等各種數字化介質中存儲的財務檔案數據資料。與傳統意義上的紙質財務檔案載體相比，數字化財務檔案具有明顯的優勢，具體有以下4點：1）便于管理。數字化財務檔案便于復制或修改，便于糾正錯誤的數據、信息。2）便于存儲。數字化財務檔案的存檔形式豐富多樣，既可以方便地打印至紙質材料上，也可以存儲在硬盤、軟盤、光盤和網盤等數字化存儲介質中。3）便于傳送。數字化財務檔案便于攜帶和遠程傳送，不僅傳送的數量多，而且速度極快。4）便于利用。數字化財務檔案便于計算、統計和分析，可快速查詢財務檔案的相關信息。因此，數字化財務檔案不僅能夠更好地滿足學校財務檔案管理工作的開展需求，還能提高學校財務檔案管理工作的水平和質量。

2.2 財務檔案信息化數據庫建設

在學校財務檔案信息化建設的過程中，各種類型的數據庫建設是重點環節之一。隨著學校財務工作的日趨復雜，學校財務檔案的內容和類別更加多樣化。學校財務檔案的內容一般包括財務核算憑據類檔案，比如工資、獎金、津貼和扣稅發放表等;銀行業務類檔案，比如銀行對賬單、銀行存款余額調節表等;財務收支票據類檔案，比如各種費用的收據、助學金和獎學金發放清冊、國家貸款發放清冊、行政事業單位往來款項的票據、服務業統一收費的收據、上級部門給予學校的各項財政費用的收據、學校的教學和教科研經費開支、學校行政和后勤部門的辦公支出等，以及學校財務檔案管理中形成的保管、移交和銷毀登錄的清冊。這些財務檔案可較為完整地反映學校的經濟活動和財務狀況，它們構成了學校財務收支的主線。根據這些學校財務檔案的內容和類別，在財務檔案數據庫的建設過程中，可有針對性地建設相關內容的財務檔案數據庫。比如在學校的財務管理中，可建設會計檔案管理數據庫、財務報告檔案管理數據庫、財務檔案銷毀管理數據庫、外來資金管理檔案數據庫、對外業務往來財務檔案管理數據庫、資金結算檔案管理數據庫、工資管理檔案數據庫;在學生管理中，可建設學生收費管理檔案數據庫、學生貸款獎、助學金管理數據庫;在后勤管理中，可建設后勤收費管理檔案數據庫、工程建設財務管理檔案數據庫、固定資產折舊管理檔案數據庫;在教學科研方面，可建設教學資金管理檔案數據庫、科研資金管理檔案數據庫。此外，還可建設學校校長專項資金管理檔案數據庫等。

2.3 財務檔案信息化安全性建設

學校財務檔案信息化建設中的安全性建設是非常重要的內容，這是因為任何先進的科學技術都是一把“雙刃劍”，它在大幅度地更新、改進原有技術的同時，也必然會帶來新的問題。正是因為新問題的不斷出現和產生，才得以推動科學技術的不斷發展和進步，學校財務檔案信息化建設也是如此。

在學校財務檔案安全性建設中，除了實施政策性、思想性、制度性等安全防范措施外，還應實行技術性防范措施。具體措施包括以下7種：1）確保學校財務檔案信息資源存儲載體的安全性。主要包括財務檔案信息資源存儲的介質安全、網絡安全等。2）確保學校財務檔案信息資源內容的原始性。主要包括采用數字簽署技術，比如證書式數字簽名和手寫式數字簽名。3）采用加密技術。比如在檔案信息資源的遠程傳送過程中，可采用雙密鑰碼加密。4）采用檔案數據防改寫技術。比如將檔案文件設置為只讀狀態，并在計算機外存儲器中采用只讀型光盤。5）采用備份技術。比如將財務檔案信息資源的內容通過復制、輸出和打印，形成紙質備份檔案后保存。6）確保學校財務檔案信息資源計算機管理系統的安全性。應采用身份驗證技術，給每位合法用戶一個由字母、數字或特定符號組成的通行證，它可代表該用戶的身份驗證信息。7）采用防火墻技術。

2.4 財務檔案信息化服務性建設

學校財務檔案管理信息化建設是管理手段上的變化，而檔案管理的最終目的是服務于社會。因此，如果能有效地挖掘和開發財務檔案中的有用信息，分析學校在教學、科研、管理、經濟發展、辦學方向和財務運行中的一些特點，并發現其中存在的問題，則可提出有針對性的解決對策，進而為辦學決策提供服務，為學校的長久可持續發展提供服務，為教學和科研提供服務，為行政管理和后勤管理提供服務。

學校財務檔案信息資源具體的服務內容有以下4方面：1）為用戶提供個人財務信息查詢服務。比如可為本校師生、員工提供服務，使他們通過互聯網絡查詢和了解與自己有關的工資發放明細、個人所得稅繳納額、獎金發放狀況、各種補貼發放狀況及其他所需的財務信息。2）為用戶提供財務檔案信息資源的線索型檢索服務。比如可為用戶提供財務檔案信息資源的遠程公共目錄查詢、遠程題錄、摘要內容檢索和光盤等特定載體類型檔案資源的遠程檢索服務。3）為用戶提供學校財務檔案信息資源的下載服務。比如可為用戶提供可公開利用的學校財務檔案信息資源的全文或原文下載、獲取、打印或遠程傳送等服務。4）利用多種網絡工具為用戶提供服務。比如可利用電子郵件、網絡電話、網絡硬盤和文檔分享資源網站等工具，提供有關學校財務檔案信息資源的服務。

3 結束語

學校財務檔案信息化管理對學校的教育、科研、財務和行政管理等工作均起到了很強的現實作用。為了強化學校財務檔案信息化管理，學校需要加快財務檔案信息化建設的步伐，從檔案數字化、數據庫建設、安全性建設和服務性建設等方面著手，實現高效利用檔案資源、節約檔案管理成本的目的，從而帶動學校財務工作全面提升。

參考文獻

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