基于課題管理的科研項目檔案規范化研究

陳燕虹

摘 要：科研項目檔案是科研計劃項目在立項、研發及具體應用環節中產生的，它是后續制定及落實相關科研計劃的重要依據，同時也是我國科技發展進程的重要見證資料。因此，相關部門必須對其引起高度的重視，逐步完善科研項目檔案的規范化管理。對此，本文就圍繞課題管理背景下的科研項目檔案規范化進行了全面的探究，并對此提出了一些可行性措施。

關鍵詞：課題管理;科研項目檔案;規范化管理;有效措施

1 簡述課題管理模式的涵義及作用

1.1 課題管理模式的涵義

所謂課題管理主要是指遵循擇優支持及公平競爭的基礎原則，設立相應的科研課題，圍繞課題展開相關研究，設置專業的課題小組，開設課題組織、課題管理及課題研究等相關活動的科研管理制度，通常會運用于國家財政撥款支持的各項科研計劃項目。較傳統管理模式而言，課題管理模式推動了科技管理機制、科技項目內容及科技項目驗收標準等的轉變，突破了人員、單位與專業之間的局限性，不僅提升了管理水平，還優化了資源配置，更加符合我國現代科學技術的發展需求，除此之外，在漫長的運營環節中，逐漸形成了科學完善的課題招標、網上審核、中介評估、節點撥款及監管體制[1]。

1.2 課題管理模式的作用

課題管理模式對科研項目檔案管理的作用主要有以下幾點：

其一，改變責任主體。在傳統的科研項目檔案管理中，相關部門通常是圍繞具體項目加以管理，經科研單位發出申請，主管部門加以審核，之后由單位承接科研任務，由此可以看出，主管部門和承接單位既是檔案歸檔責任主體，同時也是檔案形成主體。而在課題管理模式中，相關課題負責人在預算范疇及計劃任務內具備一定的自主權，具體項目管理不再是主管部門的工作重心，其重心變為對相關機制與體制的指定工作，同時還包括對項目實施環節的監管工作。科研計劃項目中，課題組是研究性檔案的形成主體，而主管部門則成了管理性檔案的形成主體。

其二，改變檔案內容。傳統科研項目檔案管理內容主要包含準備、科研、鑒定、成果申報及應用轉化五部分形成的各項文件資料，課題管理主要針對前三個環節，成果申報及應用轉化則是由其他部門加以負責，檔案內容涵蓋了制定立項審批體制和預算管理體制，此外還應重視監督管理體制逐步完善，并依據科研項目的內容對管理內容加以合理的調整。在具體的管理過程中，相關部門應對文件資料的收集范圍適當擴展，確保其涵蓋名稱、審核意見、審計情況及監督情況等。

其三，改變檔案載體。紙張是傳統科研項目檔案的主要載體，并在長期的管理過程中構成了較為完善的管理規范，而課題管理模式中，網絡化和信息化管理則是項目管理的主要手段，它不僅可以促進科研項目檔案的規范化管理，還能提升檔案管理的整體水平及效率。在具體的管理環節中，電子數據則成為項目檔案的重要載體，對此，檔案載體的轉變就需要相關部門必須加強對管理策略的不斷革新。

2 淺析基于課題管理的科研項目檔案規范化管理的有效措施

基于課題管理模式下，要想加強科研項目檔案的規范化管理，我們可以以下幾方面入手：

2.1 完善檔案管理職責

首先，應對歸檔職責加以完善。在科研項目檔案管理中，針對項目落實過程中所產生的相關文件資料，項目管理部門必須對其實施收集及歸檔處理，待項目完成且驗收合格之后，再根據相關要求，將文件資源移交給專門的檔案管理平臺，加強統一化管理，檔案在移交時應確保其完整性和時效性。對此，課題負責人則應該安排專人妥善處理好科研成果的整理及歸檔移交工作，以此來保障項目檔案的完整性及精準性，同時加強對歸檔職責的明確[2]。項目依托單位應充分發揮出自身的監管及指導作用，在項目完成驗收之后，針對課題組移交檔案的接收及管理工作進行及時妥善的處理，以便于后續工作的順利進行。

其次，將有關歸檔問題的相關條款加入到檔案實施合約之中，針對項目檔案的收集、整理及歸檔問題，則應該在相關合同中明確其合理要求，實現檔案歸檔工作的有章可循、有規可依，以此加強對科研項目研究性檔案歸檔工作的有效管理。

最后，應對檔案部門的監管職責加以完善，充分發揮出本單位各級檔案管理部門的實際效用，落實好每個部門的管理職責。比如，檔案行政管理部門主要負責科研項目檔案的宏觀管理，因此，其必須落實好科研項目檔案的監管及定期檢查工作;針對一些重大科研項目的驗收及鑒定工作，嚴格遵照相關規范來落實項目檔案的驗收工作，待驗收合格后應出具相關的認可文件，最后將相關文件反饋給項目相關單位。

2.2 優化檔案管理制度

科研項目檔案管理應在課題管理模式基礎上，遵照檔案管理的相關要求，逐步完善和優化其檔案管理制度。在檔案管理方法需要修訂時，科研部門應與檔案管理部門進行協作，加強互動交流，對管理制度中的檔案管理要求加以明確，將歸檔職責落實到相關主體。在制定檔案管理的相關規范時，相關部門可以對項目管理的相關政策加以考量，明確具體的管理要求，將檔案鑒定、檔案驗收、檔案保管及歸檔范圍加以細化，確保其與課題管理方法的一致性，以此來保障檔案管理工作的順利實施。

2.3 完善檔案歸檔范圍

檔案管理部門應對文件歸檔范圍進行合理的調整與完善，以此來保障檔案管理的有效性。其一，對能夠反映課題管理全貌的綜合性文件應適量增加，其主要包含績效評估文件、立項指南等。其二，應增加項目管理環節中產生的關鍵性文件，其主要包含項目進展評估、信用考評、經費審計及專家評審等。其三，應對研究性檔案歸檔工作加以重視，在原本工作報告及技術報告基礎之上，增加成果專利及檢測報告等相關文件。

2.4 加強項目節點監管

節點撥款制度作為項目管理中非常關鍵的制約手段，不僅可以加強對科研項目實施進度的監督力度，還可以針對執行困難的課題進行及時的調整，這樣做除了可以確保項目按時完工，還可以有效的避免資金浪費現象[3]。因此，項目檔案管理工作應對節點監管加以重視，充分運用項目中相對重要的節點，如合同項目轉正節點、項目年度檢查節點等，通過加強項目檔案歸檔工作的監管力度，來確保檔案歸檔的實際效果。在進行節點監管時，應重視項目驗收節點的歸檔控制，在進行項目驗收工作之前，必須落實好相應的歸檔文件驗收，針對沒有經過檔案驗收，或在驗收過程中未達標的科研計劃項目，相關部門無需對其實施驗收或鑒定處理。此外，相關部門可以將歸檔文件驗收作為項目驗收及科研成果申報的基礎保障，從科研管理及檔案管理兩方面入手，來保障科研項目檔案的完整性及規范性。

3 結語

綜上所述，檔案管理工作在科研計劃項目中占據著重要位置，因此，相關部門必須引起足夠的重視。將課題管理模式靈活的運用于科研項目檔案管理工作中，通過行之有效的管理手段及方法，來提升科研項目檔案管理的規范性及有效性，以此來推動我國科研事業的蓬勃發展。

參考文獻

[1]沈娟.課題制管理模式下科研計劃項目檔案規范化管理探討[J].城建檔案，2019（02）：68-69.

[2]沈銘慧.基于課題管理的科研項目檔案規范化分析[J].辦公室業務，2018（14）：45-46.

[3]張芝慧.課題制管理模式下科研計劃項目檔案規范化管理[J].中國檔案，2017（03）：70-72.