關于新時期高校檔案工作的思考

楊進安

摘 要：本文通過分析高校檔案工作存在的突出問題以及制約因素，思考新時期高校檔案工作的推進措施，提出了新時期高校檔案工作的相關思路。

關鍵詞：新時期;高校檔案工作;思考

1 高校檔案工作存在的突出問題

高校檔案工作在不同層面、不同方面和一些環節存在種種大大小小的問題，這是不容置疑的。但是概括起來，最突出的問題包括兩個方面。

1.1 檔案工作最突出的問題

1）對檔案工作的重視不夠。由于檔案工作中的有些問題是縱向原因造成的，有些問題是橫向原因造成的。所以，這個重視不夠，既有縱向的環節或節點，也有橫向的環節或節點，還有一些檔案工作者自身也不重視的問題。重視不夠的主要表現為：思想上重視不夠，檔案建設投入不足（包括經費、設備、專業人員、技術人員），信息化建設力度不大。

2）“打基礎與謀長遠”的關系處理不盡協調。有的檔案工作者只做打基礎的工作，而不想去謀長遠。有的只是謀長遠而不務實打基礎。有的純粹是完成任務而已，什么基礎工作、長遠工作，都是閑的。主要表現在兩個關鍵的方面。一是檔案隊伍建設沒有長遠謀劃，跟不上新形勢新業務發展的需求。特別是檔案學專業的人員緊缺，尤其是信息化平臺建設和維護的專業技術人員非常難得。二是檔案資源“八化”建設質量受到很大影響。“政治化、行政化、法治化、規范化、開放化、信息化、安全化和專業化”建設是新時代對檔案工作的迫切要求。由于有的檔案員屬非檔案學專業人員，從接收、操作、立卷到利用等各環節，缺乏判斷、鑒別和規范。比如接收檔案時，對方交什么就收什么、交多少就收多少。操作時缺乏專業性、規范性。利用時特別遇到疑難問題或涉密問題就無法定奪。同時，有的檔案人員缺乏政治意識、紀律意識、安全意識和法治意識，對與個人利益密切相關的檔案資料入口、或出口（如開具證明、復印等）把關不嚴。因此，致使館藏檔案資源的“八化”建設質量受到很大影響，甚至有的還出現違紀違法情節。

1.2 “兩個認識”制約著檔案工作

1）對新時代檔案工作的矛盾轉化認識不及時不清晰，影響著檔案工作的被重視程度。高校檔案工作者要充分認識新時代檔案工作領域矛盾轉化的具體表現。筆者認為，進入新時代，檔案工作領域的主要矛盾應當是：檔案利用者日益增長的利用效率利用質量和不全面不規范不便捷之間的矛盾。如果認識不到這個主要矛盾。那么，導致的結果就是---人們或者是檔案工作者尤其是領導層不去重視檔案工作。

2）對檔案工作的認識存在很大誤區，制約著“打基礎、謀長遠”關系的協調程度。很多人不同程度地對檔案工作都存在很大的誤區。有的認為，檔案部門是“五非”部門---“非重要、非核心、非建設、非發展、非出彩、非考察”的部門。有的認為，檔案館是休閑館---喝茶看報紙、或當和尚撞鐘的地方。有的認為，檔案工作是裝訂資料、看管庫房的營生。有的認為，檔案工作者是保管員、或打印復印工。有的認為，配一些老弱病殘、或者推日頭下山的人去頂個崗位就可以了。也有的認為，檔案工作有舍干的？ 需要啥技術？還什么信息化？還有的認為，做做基礎工作就行了，而忽視了謀長遠;或者要看長遠，而忽視了基礎工作;或者既不做打基礎的工作，也不謀利長遠的事情。凡此種種認識上的誤區，才導致檔案工作不被重視，“打基礎、謀長遠”的關系不去深思。

2 關于新時代檔案工作的相關措施及建議

2.1用新時代矛盾觀指導檔案工作，在全面、規范、便捷上下功夫

進入新時代，當人們的利益受到損害是，首先想到的是自己的檔案資料。因此，館藏檔案資源越來越被人們所重視，特別重視檔案的利用效率和利用質量。但是，由于種種因素的制約，館藏檔案資源還存在不全面、不規范和不便捷的矛盾。

1）注重構建“檔案鏈”，著力解決館藏檔案資源不全面的問題。用唯物辯證法聯系的觀點審視檔案資源就會發現：與一件事情、或一個人或一個單位相關的系列檔案資料之間一定存在著必然聯系或因果關系。同時，在館藏檔案資源利用中，有的檔案利用者在查詢檔案時，竟然發現與自己利益密切相關的檔案資料殘缺不全，甚至沒有。這就無法證明或幫助其實現自己的利益。因此，要對與集體或個人利益密切相關的檔案資料，在收集時就要注重構建“檔案鏈”，盡量收集（搜集、征集）比較全的檔案資料，以時間為鏈條，構建集體利益或個人利益“檔案鏈”，確保檔案利用者通過“檔案鏈”維護或實現自己的利益。

2）注重打造“專業隊伍”，著力解決館藏檔案資源不規范的問題。不規范主要表現在：有的館藏檔案資源本來就有，但由于制作、排序不規范等問題，導致查詢慢、甚至找不見。因此，應選優配強專兼職檔案員隊伍，打造一支政治強、業務精、作風優的過硬隊伍。從資料歸類、目錄制作、立卷建檔、排序上架等環節抓起，環環講規范、卷卷做規范。很好地解決有東西卻找不見的問題。

3）注重優化“信息化平臺”，著力解決館藏檔案資源利用不便捷的問題。由于有的高校“檔案信息化平臺”建設滯后，許多檔案工作者仍然通過人工查詢檔案資料，嚴重影響了檔案查詢利用效率。因此，優化“信息化平臺”，提升平臺服務功能，拓展檔案員信息化業務素質。開通信息系統查詢或網上在線查詢功能，以滿足檔案利用者的便捷需求。

2.2 加大檔案工作宣傳力度，使檔案工作深入人心

1）大力宣傳“五個堅持”、“三個增強”。要宣傳師生是學校檔案和學校歷史的創造者，學校檔案是師生活動、學校文化、學校精神、學校傳統和學校歷史的主要承載載體。如果沒有檔案，若干年后，一所學校除了校舍、校園外，就沒有師生活動的任何載體，也就沒有學校歷史的任何記憶。同時，既要宣傳檔案共享的益處，也要宣傳依法用檔和打造高素質專業化檔案隊伍的重要性，使檔案工作逐步深入人心，進而為檔案工作者做到“五個堅持”導向、履行“三個增強”的歷史使命和責任擔當創造條件、尋求支持。

2）宣傳高校檔案蘊含的“文化”和“精氣神”。充分發掘館藏檔案資源，讓師生員工、離退休職工特別是校友從“檔案記憶”中真切感受到館藏檔案資源所蘊含的學校文化、學校精神、學校傳統和學校歷史，感受到學校的“精氣神”，也感受到自己在學校學習、工作、生活和奮斗時的自我價值所在。大大激發全體師生員工、校友人人支持檔案工作、人人共享檔案資源。確保檔案利用效益，維護檔案利用者權益，引起人們對檔案工作的認可與重視，不斷增強檔案利用者的獲得感。

2.3 正確處理“打基礎與謀長遠”的關系

作為高校檔案工作者，既要做打基礎的工作，又要做謀長遠的工作。打基礎主要是力求全面、專業、規范、便捷。同時要貫穿法治思維，依法建檔、依法治檔、依法管檔、依法用檔。謀長遠主要是把“重質量、上層次、創特色、謀開發、求效益、有影響”作為檔案工作總目標，用長遠的眼光謀劃館舍建設、儲備專業人才、建設專業隊伍、提升辦館層次，拓展服務功能。

2.4 把檔案安全放在檔案工作的首要位置

1）保密安全至關重要。保密安全說起來簡單，做起來很難。檔案工作者要堅持“多干不說、多看不說、多聽不說”的原則，凡與檔案職責、檔案事項有關的任何大小事情，避而不談，免得“說者無意，聽者有心”，導致在不知不覺中泄了密。同時，也要避免被別有用心的人所利用或腐蝕。無論哪一種泄密，都會給個人、集體或國家造成損失，甚至是不可估量的損失。

2）時刻把管理安全放在心上。作為高校檔案工作者，除做好“八防”工作外，還要做好“防抽取、防添加、防篡改、防偽造、防損壞、防開具假證明”等“六防”工作。

綜上所述，作為高校檔案工作者，如果把握不住檔案工作的主要矛盾，就抓不住重點和關鍵。同時，檔案工作的生命力還在于貫徹落實。