城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的收集和整理工作的探討

裴文玲

摘?要：城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)是一項(xiàng)重要的惠民制度，有助于加強(qiáng)社會(huì)保障體系建設(shè)。在保險(xiǎn)業(yè)務(wù)辦理過(guò)程中形成的檔案資料，是參保人參保及享受相應(yīng)待遇的憑證。鑒于此，有關(guān)部門(mén)必須重視此類(lèi)檔案的規(guī)范化管理，不斷提升檔案的收集與整理工作水平，最大限度地發(fā)揮出檔案的利用價(jià)值。本文從城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案收集和整理的基本程序分析入手，論述了提升基本養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案收集和整理工作水平的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：養(yǎng)老保險(xiǎn)?業(yè)務(wù)檔案?收集和整理

中圖分類(lèi)號(hào)：F840.67?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A?文章編號(hào)：1003-9082（2020）10-0-01

一、城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案收集和整理的基本程序

1.檔案收集

在辦理城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險(xiǎn)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)城居保）相關(guān)業(yè)務(wù)時(shí)，會(huì)形成具有保存價(jià)值的檔案材料，具體包括：參保登記表、參保人員身份證明材料（身份證及戶口本復(fù)印件）、退保申請(qǐng)、賬戶轉(zhuǎn)移憑證、待遇結(jié)算單據(jù)、居民死亡證明等等。在對(duì)城居保業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行收集時(shí)，應(yīng)當(dāng)以上述材料作為重點(diǎn)，確保收集到的材料真實(shí)、完整。

2.檔案整理

保險(xiǎn)局檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)對(duì)收集到的檔案進(jìn)行整理立卷，在此項(xiàng)工作的開(kāi)展中，要遵循檔案的特點(diǎn)及形成規(guī)律，從而使整理后的檔案能夠如實(shí)反映出相關(guān)情況，并且要便于檔案的保管與利用。具體的檔案整理立卷程序如下：

2.1組卷。在對(duì)城居保檔案進(jìn)行組卷時(shí)，可以采用如下方法：以卷作為基本單位，對(duì)檔案材料進(jìn)行整理。具體組卷時(shí)，應(yīng)當(dāng)先區(qū)分檔案的年度，然后區(qū)分類(lèi)別，最后區(qū)分保管期限。卷內(nèi)的文件可以按照形成的時(shí)間進(jìn)行排序，主表應(yīng)當(dāng)前置，附件位于其后，重要的憑證應(yīng)當(dāng)在前，次要的憑證在后。每組案卷的厚度應(yīng)當(dāng)控制在3cm左右，卷內(nèi)的文件應(yīng)進(jìn)行編碼。

2.2編目填表。卷內(nèi)文件的目錄主要由以下幾個(gè)部分組成：順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任人、題名、日期以及備注等。目錄編好之后，要對(duì)卷內(nèi)的備考表進(jìn)行填寫(xiě)，包括本卷情況的詳細(xì)說(shuō)明、立卷人、檢查人等。

2.3裝盒上架。案卷裝訂完畢后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)裝入到卷盒當(dāng)中，根據(jù)選用的卷盒尺寸，對(duì)裝入的案卷數(shù)量及厚度進(jìn)行確定。然后按照先上后下、從左到右的原則，將裝盒后的案卷上架存放。

二、提升基本養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案收集和整理工作水平的對(duì)策

在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上，要進(jìn)一步提升城居保檔案收集和整理工作的整體水平，保險(xiǎn)局應(yīng)當(dāng)采取如下對(duì)策。

1.提高認(rèn)識(shí)程度

1.1明確檔案的作用。城居保檔案是參保人員參加基本養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的重要憑證，居民需要通過(guò)該憑證才能享受到國(guó)家提供的待遇。對(duì)于參保人員而言，該檔案具有非常重要的作用。因此，保險(xiǎn)局檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)明確該檔案的作用，通過(guò)加強(qiáng)收集與整理，確保其作用能夠得到充分發(fā)揮。

1.2樹(shù)立意識(shí)。保險(xiǎn)局檔案管理部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)及管理人員，應(yīng)當(dāng)對(duì)城居保檔案收集與整理工作的重要性給予正確認(rèn)識(shí)，不斷增強(qiáng)自身的責(zé)任感和使命感，認(rèn)真對(duì)待每一份城居保檔案，以此來(lái)提高檔案管理質(zhì)量，促使更多的居民主動(dòng)參保。

2.創(chuàng)新管理方法

在當(dāng)前的新形勢(shì)下，保險(xiǎn)局檔案管理部門(mén)應(yīng)打破傳統(tǒng)觀念的束縛，對(duì)檔案管理工作方式與方法進(jìn)行創(chuàng)新，以此來(lái)提升檔案收集與整理水平。

2.1業(yè)務(wù)培訓(xùn)。城居保檔案的收集與整理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性比較強(qiáng)的工作，對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力要求較高。為此，保險(xiǎn)局檔案管理部門(mén)要重視相關(guān)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，結(jié)合實(shí)際，開(kāi)展培訓(xùn)班。通過(guò)培訓(xùn)增強(qiáng)相關(guān)人員的業(yè)務(wù)能力，從而使他們能夠高效、高質(zhì)量地完成城居保檔案的收集與整理工作，促進(jìn)檔案管理水平的持續(xù)提升。要保證培訓(xùn)方式的多樣性，如檔案收集與整理專(zhuān)題講座、經(jīng)驗(yàn)交流座談會(huì)等。

2.2深入基層。保險(xiǎn)局檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)派出業(yè)務(wù)骨干深入基層，到各個(gè)鄉(xiāng)、鎮(zhèn)、村指導(dǎo)城居保檔案收集工作，并用自己的專(zhuān)業(yè)知識(shí)給居民答疑解惑，使廣大居民更加全面地了解城居保業(yè)務(wù)的內(nèi)容，使他們明確檔案的重要性，為檔案收集工作提供便利條件。

2.3積極創(chuàng)新。在對(duì)城居保檔案進(jìn)行收集和整理的過(guò)程中，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)對(duì)具體的工作方法進(jìn)行創(chuàng)新，通過(guò)不斷總結(jié)、積累經(jīng)驗(yàn)，探索出最適宜自己的工作方式，并在不違反規(guī)定要求的前提下，用自己的方式完成城居保檔案的收集與整理，提高工作效率和質(zhì)量。比如，參保人員登記表填寫(xiě)時(shí)，可以在Excel中輸入相關(guān)公式，再正確輸入?yún)⒈Ｈ藛T的證件號(hào)碼，這樣便可從數(shù)據(jù)中將該參保人員的個(gè)人信息快速調(diào)出，直接顯示到登記表的對(duì)應(yīng)欄目中。由此除了可以使居民辦理保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的時(shí)間大幅度縮短之外，還能減少工作量。

3.及時(shí)歸檔

現(xiàn)階段，參加基本養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的城鄉(xiāng)居民呈現(xiàn)出不斷增多的趨勢(shì)，由此使相關(guān)檔案的數(shù)量隨之增加，檔案收集與整理工作量進(jìn)一步增大。如果紙質(zhì)的檔案資料未能及時(shí)歸檔，那么在氣候條件的影響下會(huì)產(chǎn)生霉變，并且還有可能丟失。為避免這一問(wèn)題的發(fā)生，保險(xiǎn)局檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)對(duì)相關(guān)的制度加以完善，從而確保城居保檔案能夠及時(shí)歸檔。同時(shí)，要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行組卷與立卷，編制索引目錄，分門(mén)別類(lèi)對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)，存放至指定的柜或架上。

4.加大投入力度

保險(xiǎn)局應(yīng)當(dāng)將城居保收集與整理等相關(guān)工作的經(jīng)費(fèi)，納入財(cái)政預(yù)算當(dāng)中，保證工作經(jīng)費(fèi)充足、到位，從而使各項(xiàng)工作能夠順利開(kāi)展。

4.1建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施。在城居保檔案收集與整理中，相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施必不可少。為此，保險(xiǎn)局應(yīng)當(dāng)加大檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，對(duì)硬件設(shè)備和軟件設(shè)施進(jìn)行完善，結(jié)合工作要求，添置所需的設(shè)備設(shè)施，提高工作效率和質(zhì)量。

4.2提升福利待遇。城居保檔案的收集與整理是一項(xiàng)枯燥、乏味的工作，為提高工作人員的積極性，保險(xiǎn)局應(yīng)適當(dāng)提升他們的福利待遇。對(duì)于工作中表現(xiàn)突出的人員，應(yīng)給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，因工作失職導(dǎo)致檔案材料受損，則應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)處罰。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，城居保檔案的收集與整理是一項(xiàng)重要程度較高的工作，直接關(guān)系到檔案管理效率和質(zhì)量。為促使更多居民參保，保險(xiǎn)局檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)明確城居保檔案收集與整理的基本程序，并采取行之有效的對(duì)策，提高城居保檔案收集與整理工作水平。

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