流動人員人事檔案管理優化探究

梁阿麗

摘?要：本文通過對流動人員人事檔案管理的重要性和相關內容入手，闡述了當前流動人員人事檔案管理存在的問題，從而有針對性地提出解決問題的對策，以期通過本文的研究能夠驅動流動人員人事檔案優化管理，促進人才合理流動，充分開發人才資源，推動社會的更好發展。

關鍵詞：流動人員?人事檔案管理?問題?對策

中圖分類號：G271?文獻標識碼：A?文章編號：1003-9082（2020）10-00-01

一、流動人員人事檔案相關概念闡述和重要性分析

1.流動人員人事檔案相關概念闡述

人事檔案是記錄一個人的學習經歷、工作經歷、社會經歷的原始文件材料，是反映個人經歷、德才的真實記錄，具有真實有效性。

流動人員人事檔案管理是檔案管理部門對流動人員個人檔案的收集、整理、保管、轉遞的活動，在個人升學、工作之際發揮著重要的作用。

2.流動人員人事檔案的重要性分析

第一，可以為用人單位提供應聘人員的學歷、經歷、獎懲等各類背景信息，輔助用人單位做好員工的招聘錄用工作;第二，幫助用人單位了解員工在教育培訓、工作經歷、業績考核、職稱評定、獎懲等方面的信息，以便用人單位選拔和使用人才;第三，為機關企事業單位提供存檔人員錄用考察、因公出國政審，為部隊提供存檔人員參軍政審，為黨組織提供入黨政審等;第四，在辦理社會保險過程中，可以通過查閱人事檔案來協助辦理社保和退休;第五，依據檔案記載為存檔人員出具相關證明。

二、流動人員人事檔案管理存在的問題

1.檔案管理不規范，檔案移交不及時

從學校方面來說，一是學生從高中升入大學之際檔案的轉移過程不規范，容易造成檔案丟失或缺失的現象;二是學生在校期間的檔案管理不統一、不規范，從學生檔案的密封印章中就可以看出一二，有學生工作處、教務處、就業指導中心、團支部、黨支部等。學生畢業之后檔案向當地人才服務機構流動的方式也不規范、不統一，有學校直接郵寄的，也有學生自帶的，雜亂無章的現象比比皆是。從用人單位方面來說，有人事保管權的用人單位在員工離職、辭退后，員工個人人事檔案移交嚴重滯后，甚至交由本人自行帶回處理;無人事保管權的用人單位擅自保管員工人事檔案，造成檔案開封、破損、丟失等問題。

2.檔案管理方式陳舊，信息化管理不到位

現如今流動人員的檔案管理方式還是非常落后的，檔案相關管理部門目前還是傳統的“手工”管理辦法，檔案的收集、整理、歸納等依靠人工完成，費時費力不說，也容易造成數據丟失，缺乏統一的檔案管理應用軟件和信息化網絡平臺，沒有形成專業的檔案數據庫，也沒有電子檔案，無法提供便捷的網絡查詢檔案等業務，檔案管理信息化技術利用有限，為檔案管理部門和服務對象都帶來不便。

3.檔案管理人才缺少，專業化管理不及格

流動人員檔案管理相關部門，學校、人才服務機構、用人單位人力資源處，總體而言都缺乏專業的檔案管理人才，其檔案管理人員大多數都是半路出家，并非“科班出身”，參加檔案管理業務知識專業培訓機會有限，檔案管理人員業務能力和綜合素質整體上都不太高，而且檔案管理人員更替、流動比較頻繁，這一系列都造成流動人員人事檔案專業化管理不及格。

4.檔案管理意識薄弱，主觀重視程度不足

于學校、學生而言，學校管理者更重視的是學生的升學率和就業率，檔案只是其附屬品;學生則注重自身的工作能力和工作技能培養，忽視了人事檔案在個人職業生涯中的重要作用。于用人單位而言，員工的價值更多的在于為單位創造經濟效益，人事檔案則只在入職和離職時出現。于人才服務機構而言，檔案管理是政府部門職能所在，屬公益性質，業績體現有限，檔案管理工作得不到領導重視和經費支持。

三、流動人員人事檔案管理優化的對策建議

1.規范完善檔案轉遞流程和方式

檔案管理相關部門要遵照檔案管理規范和相關法律法規，加強溝通、協調一致，學校、用人單位、人才服務機構要三方聯動，學校應明確規定好新生檔案接收、日常檔案管理、畢業生檔案轉遞等工作細則;用人單位要做好員工在職期間的檔案保管、收集整理以及員工離職后的檔案轉遞工作，人才服務機構要進一步梳理規范工作流程，嚴把檔案“進出口”關，發揮協調、聯系學校與用人單位的橋梁和紐帶作用，制定人事檔案三方流動統一流程和規范，為流動人員人事檔案合理規范流動提供便捷。

2.建立檔案信息化管理服務平臺

首先，硬件方面需要配備先進的電腦設備和無線網絡設備，建設一個現代化、標準化的檔案室，為建立檔案信息化管理服務平臺做設備支持;其次，引進先進管理技術，采集建立電子檔案，建立檔案信息庫，開發一個全國統一化標準的檔案信息管理系統，提供檔案在線辦理業務，搭建網絡遠程服務平臺，為建立檔案信息化管理服務平臺做技術支持。

3.建設檔案管理專業人才隊伍

一支專業的檔案管理人才隊伍不僅要對檔案管理的法律法規、政策等了如指掌，也要進行相關的計算機技術培訓，學習相關系統平臺的管理使用方法。要將檔案管理人員專業素質培訓常態化，定期安排檔案管理工作人員外出交流考察，與同級、上級檔案相關管理部門互相交流學習先進管理經驗，加強溝通與協調，利用網絡平臺不斷簡化辦事程序，提高服務效率，讓提高檔案管理人員業務能力和綜合素質落實到提高服務效率和群眾滿意度上來。

4.強化檔案服務對象檔案意識

強化檔案意識要以學校為起點，高校就業指導中心要把檔案意識培訓教育納入畢業生就業指導工作體系當中，通過舉辦專題講座、集中培訓等方式讓畢業生強化檔案意識;強化檔案意識要以社會為轉移，檔案管理相關部門要加強檔案管理政策宣傳力度，有重點、有階段地宣傳檔案的重要性，如每年畢業季針對應屆高校畢業生重點宣傳檔案存放事宜，發放宣傳單頁，制訂業務辦理指南，人才招聘會上設置檔案咨詢服務窗口，為就業、失業人員提供檔案存放、轉檔等咨詢服務，提高流動人員的檔案意識。

結語

新形勢下，人員高速流動已成常態化，由此產生的流動人員人事檔案管理的諸多問題亟須引起我們的重視和關注，針對新的問題與挑戰，只有采用科學有效的措施進一步優化管理流動人員人事檔案，加快檔案現代化、信息化管理，才能實現人才信息資源共享，促進人才資源合理配置，推動社會繁榮發展。

參考文獻

[1]林嵐珊.福建省流動人員人事檔案管理與服務創新研究[D].福建：福建農林大學，2014.

[2]鄒可義.流動人員人事檔案管理中出現的問題及對策[J].黑龍江檔案，2017（03）：82-83.