淺析大數據時代的檔案數字化管理

王明霞

摘 要：大數據時代的到來對于各行各業不僅僅是一種機遇，也是一種挑戰，通過大數據可以提高檔案管理的水平，構建出實用、高效的檔案管理模式。大數據雖然提高了檔案管理的工作效率與質量，但是相應的也增加了檔案管理的難度，重視檔案信息化管理，為社會發展提供及時、準確和高效的信息數據，才能適應當前社會發展的需求。

關鍵詞：數字化;檔案管理;對策建議

1 檔案數字化管理的意義和優點

檔案管理無論是在行政單位還是在企業單位都起著不可替代的作用，能夠有效的保護智力勞動成果，大數據時代下的檔案管理工作無論是存儲功能還是資源收集功能上，相較于傳統的檔案管理工作有著很大的優勢。在檔案管理工作中只有不斷的更新大數據技術，才能夠更好的提高檔案管理工作的效率與質量。

在檔案管理工作中，專業的檔案管理部門通過先進的電子化方法，實現信息資源的合理分類和高效處理，傳統的檔案管理工作非常容易受到一些外界環境的影響，在大數據時代下，檔案管理工作能夠很大程度的保證檔案管理的實效性，減少復制、借閱、查詢而發生的造成損壞的現狀，大數據提高了檔案的價值，成為寶貴的資源來源渠道，信息共享更加的便利，使得之前的死檔案轉換成了活數據。隨著數字時代的到來，人們對檔案服務以及檔案網站建設質量要求也更高，檔案服務工作的開展以及檔案網站的建設質量也是影響社會公眾對檔案館整體滿意度的重要因素。因此，檔案服務和檔案網站建設不容忽視。同時，與傳統的檔案館藏資源相比，大數據時代下建設數字檔案館館藏量具有載體形式多、數據量大的特點，給檔案利用服務帶來了新的挑戰。

2 數據時代的檔案信息化過程中遇到的問題

1）數字信息量較大，其中一些數據被積累儲存在業務數據庫中，一些被定期銷毀，還有一些被轉移到臨時載體上。若檔案管理不能建立起良好的管理系統，可能會造成較大的損失。在以往的檔案管理過程中，已經形成了以紙質文件形式進行檔案管理的管理體系和業務流程，在文件歸檔到檔案系統當中的時候，數字信息不能歸納到一般的檔案管理系統當中，因為數字信息容易在周轉過程中缺失，導致電子文件在檔案管理過程中缺失。

2）檔案處理技術有待完善。大數據時代下的檔案管理工作和傳統的檔案相互比較雖然能夠有效的提高工作效率和質量，但是其檔案處理技術要求較高，經常出現分類存儲、歸檔問題，尤其是信息技術在不斷的更新，很多標準有待完善，電子檔案是多種檔案信息混合到一起的，在分類中存在一定的難度。電子檔案可以插入圖片、聲音、視頻，雖然具有很強的可控性，但是也具備著可變性的特征，如果數據信息出現了復制和變更的現狀很難發現，這為檔案管理工作增加了一定的難度。

3）數據安全和網絡安全問題。網絡屬于一把雙刃劍，如果不能夠正確的使用，就會出現很大的數據安全和網絡安全問題，嚴重影響了檔案管理工作的順利進行。由于在檔案管理工作中涉及了過多的數據，所以加強網絡安全是非常有必要的。經過實際調查發現，在檔案管理工作中出現系統漏洞、黑客夾擊的概率是非常大的，使得檔案外泄，嚴重時還會出現非法傳輸的現象，不能夠保障信息、數據的安全性，所以在網絡安全管理工作中要提高信息復制、存儲、錄入的手段。

4）人才較為缺乏。隨著大數據時代的到來，云計算在檔案管理工作中得到了廣泛的應用，這使得對從業人員的技術水平有了更高的要求，但是目前檔案管理人員呈現出的是人才較為缺乏的現狀，本身檔案管理這個工作的人才比較少，并且檔案管理的待遇低，崗位設置不合理，導致難以引入高素質的人才。在大數據時代下，很多檔案管理人員還是之前傳統檔案管理工作人員，缺乏一定的信息技術水平，所以一定要引入技術水平較高的檔案管理人員，并且要加強信息技術的培訓工作，提高檔案管理工作的效率和質量。

3 數據時代檔案工作的對策和建議

大數據時代下檔案管理工作的保管方式與檔案儲存都發生了根本性的改革，大數據的到來使得檔案管理工作有了質的飛躍，傳統的檔案資料只能夠體現出自身的價值，從而發揮的是點的作用，而通過大數據時代，能夠把這些點都連接起來，編織成了一個網，而網發揮出來的作用是無限大的。

1）整合資源，搭建平臺，提高智能化程度和資源共享水平。檔案管理的電子文件真實性、存儲時期和規范性還需進一步加強。在建設檔案目錄和檔案數據庫的過程中，要利用法規對電子文件的格式進行規范化管理，盡量使檔案管理系統更加規范。同時應當對電子文件進行篩選，篩選出關鍵的信息進行歸檔，這樣可以避免人力和物力的浪費，收集一些不必要的信息。同時，為了提高利用率，還應設置適當的檔案查詢系統，使得檔案信息具備快速搜索查找功能，能夠給用戶提供更加便捷的服務。檔案管理工作也可以借助網站實現規范化和專業化。

2）建立規范的管理機制。解決好檔案保密與開放之間的關系問題，既有利于保障涉密檔案資源的安全，也有利于實現開放檔案資源的充分利用。在檔案信息化建設過程中，為明晰相關責任，保障網絡及數據的安全運行，還需要從實際出發建立規范的管理機制。創新檔案管理制度。有關檔案管理部門應該根據《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應信息化建設的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業務流程和技術規范，細化電子檔案工作環節和步驟;二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。統一檔案管理標準。標準規范化是檔案信息化建設的重要基礎之一，如果相關檔案部門不按統一的標準去做，各搞一套，自成體系，那么檔案信息網絡就無法暢通，資源共享也就難以實現。

3）加強對檔案信息化建設的重視。各個部門的領導要加強對檔案管理信息化建設的重視。首先是從思想上就要提高檔案信息化管理意識，認識到檔案管理信息化的重要性，這樣才能夠不斷的完善檔案管理系統，把檔案管理系統的優勢充分的發揮出來。其次，還要加強數據庫的建設力度，在檔案大數據中首先要保證數據的真實性和可靠性，一定要錄入最原始的信息，并且在檔案數據庫開設過程中一定要按照國家、國際相關標準來開設，充分的考慮到物力、人力、財力問題，提高檔案管理數據庫的標準化和通用性。最后要保證檔案資料的廣泛性，在大數據時代下檔案管理工作不能出現被動授受數據資料的趨勢，而是要主動的去搜集資料。

4）提高檔案管理人員的專業素養。在大數據時代下，文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現的，所以提高檔案管理人員的專業素養是非常有必要的。除了能夠勝任檔案管理工作，其次還要加強對工作人員信息技術的培養工作，只有擁有了計算機技能才能夠順利的處理龐大的數據資源，具有較強的數據分析能力，能夠有自己的獨特見解。并且工作人員要具備較強的責任心，能夠意識到檔案管理工作的重要性，能夠全身心的投入到該工作中去，把檔案數據資源的優勢充分的發揮出來。

4 結束語

大數據時代的到來對檔案管理工作既是一項機遇也是一項挑戰，檔案管理部門要抓住機遇、迎接挑戰，把信息產品和人們的現實生活相互聯系起來，為人們提供最真實、完整的數據資料。適當借鑒國外較先進的檔案信息化管理工作體系，建設出符合我國國情的檔案信息化管理體系，使檔案管理更科學，從而實現檔案資源的優質共享。

參考文獻

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