現代信息技術對企業檔案管理的影響及策略分析

摘 要：處于信息化社會，檔案管理工作也逐漸朝著信息化方面發展，各大企業都要積極進行改革，采用先進的信息技術，創新檔案管理模式，提高檔案管理水平，才能實現良好的發展前景。本文具體分析了現代信息技術對檔案管理的重要意義、企業檔案信息化管理具備的特征、企業檔案管理當中存在的不足以及提升檔案管理水平的主要措施。

關鍵詞：現代信息技術;企業檔案管理;影響;對策

1 現代信息技術對檔案管理的重要意義

首先，能夠滿足檔案管理工作發展的需求。運用信息化技術是目前檔案管理工作發展的一大趨勢，針對傳統檔案管理模式進行改革已經成為企業積極應對挑戰、實現穩定發展的必然選擇，現代化信息技術對比傳統檔案管理模式與技術來說具有較大優勢，能夠滿足新時期檔案管理工作發展的實際需求。其次，能夠滿足社會發展的必然要求。采用現代信息技術進行企業檔案管理是適應當今社會新情況、新問題的必然要求。現如今，現代信息技術在社會各領域的運用十分廣泛，多數企業都實現了檔案數字化管理，這樣一來不但提高了企業檔案管理工作的質量，也提升了檔案管理的水平。此外，隨著目前社會發展中各個行業之間信息交流越來越普遍，要想獲得良好的發展前景，信息技術的運用也越來越普遍，各個領域、各個部門之間的合作交流模式發生變化，所以必須要采用信息技術統一檔案管理方式，才能滿足社會發展的必然要求。

2 企業檔案信息化管理具備的特征

其一，檔案信息管理數字化。以往的企業檔案管理主要是將紙質檔案管理作為重要內容，隨著計算機信息技術的普遍運用，對傳統檔案進行信息化管理，運用先進的電子掃描技術把傳統的紙質檔案信息轉換成為數字信息，這樣一來有利于檔案信息軟件的識別以及管理。其二，檔案信息傳輸呈現網絡化。以往的企業檔案查詢、利用主要是通過面對面的借閱，檔案服務對象必須要自己到檔案室或者檔案館現場進行檢索、查詢和辦理各項借閱手續，過程繁瑣，需要消耗大量時間、人力以及物力，效率不高。運用現代信息技術進行企業檔案可以從根本上提高檔案信息傳輸的質量以及效率。其三，檔案信息檢索呈現自動化。以往的企業檔案檢索、查詢主要靠人工檢索紙質檔案，效率低，易出錯。企業檔案進行信息化管理之后，可以在網絡客戶端從事先創建的數據庫當中自動檢索，全面提升了檢索的效率以及質量。其四，檔案信息存儲海量化。以往的紙質檔案存儲信息量非常低，而采用信息化技術可以將以往檔案室存儲的大量紙質檔案都濃縮在幾張光盤中，提高了信息儲存量和利用率。

3 企業檔案管理當中存在的不足

3.1 檔案管理意識不強

目前大多數企業的檔案管理意識薄弱，企業決策者沒有真正認識到檔案管理工作的重要性，把檔案工作作為文字抄寫和保管事務性工作，片面的以為檔案工作不能給單位創造出經濟效益，基本沒有從整體和長遠的角度來規劃檔案管理工作。其一，檔案管理觀念比較落后，管理方式單一。當下，部分企業檔案管理工作仍舊將手工管理為主要手段，檔案的收集、整理以及查閱都采用的是傳統的手工方法，很少使用現代化信息技術，使得檔案管理質量偏低。其次，資金保障不足。尤其是基層企業辦公經費比較緊張，對于檔案收集、整理以及保管方面的資金投入較少，不利于檔案管理工作的有序開展。

3.2 檔案管理缺少規范性

企業缺乏科學合理的檔案管理體系，使得檔案管理不夠規范。隨著現代化信息技術的迅猛發展，對檔案管理的保管要求越來越高。企業必須要創建一套科學合理的檔案管理體系，確保檔案的安全，然而目前缺少統一的規范標準，基礎設施不健全，信息共享與開發的程度較低，使得現代信息技術優勢無法得到有效發揮。大部分企業檔案管理中都存在檔案案卷標題不規范、多數案卷沒有卷內目錄、組卷混亂等問題，使檔案管理水平和歸檔的材料真實性及準確性不能得到保證。

3.3 檔案管理人員的綜合素質偏低

首先，檔案管理人員專業素質較低。目前多數企業雖然在努力建立專業化的檔案管理部門，也積極制定本收集整理檔案管理方面的規章制度，然而大部分企業檔案管理人員都不都是檔案專業出身，有的人甚至在工作之前都沒有接觸過檔案管理方面的知識。專業知識不扎實，業務不精湛，就會增加檔案管理人員工作的隨意性，工作過程當中經常按照自己的想法去做，導致檔案信息不準確、不全面，不能有效地解決各種突發問題，甚至會泄露重要信息。其次，缺少憂患意識和創新精神。檔案工作屬于一項服務性與條件性較強的工作，多數檔案管理人員的思維固化，缺少創新精神和學習精神，對于新問題和新情況還是采用老辦法解決，使得檔案工作效率較低。

4 提升檔案管理水平的主要措施

4.1 加快檔案管理數字化建設

首先，加大檔案標準化與規范化建設力度。檔案標準化與規范化建設是檔案管理工作的重要內容，也是檔案數字化建設的重要基礎，檔案信息更加標準、規范，檔案數字化建設工作才能夠順利進行。其次，加強檔案數據庫建設以及管理力度。企業要積極使用目前快速發展的信息技術，創建健全的數據庫，加強數據庫建設管理。最后，做好檔案數字化制度建設工作。企業要盡快創建現代檔案管理制度，細化檔案業務流程，提高文件數字化管理意識，進一步提升檔案管理水平。

4.2 做好檔案管理數字化的安全性建設工作

檔案安全問題是數字化檔案管理的關鍵所在，如果企業的核心檔案信息泄露，就會對整個企業造成巨大損失，因此必須要做好檔案管理數字化的安全性建設工作。積極創建檔案安全技術保障，在使用信息化技術管理檔案工作當中，采用合適的技術，是保證安全的重要手段，例如加密技術、防火墻技術以及入侵檢測技術等。根據實際情況采用相匹配的保護技術能夠有效避免信息被截取，從而增強了電子檔案的安全性。

4.3 提高檔案管理人員的綜合素養

其一，加強職業道德培養。良好的職業道德是做好本職工作的重要前提。檔案管理人員必須要具備較高的職業道德，才會全心全意為企業和人民服務。所以，企業要采取各種手段，加強對檔案管理人員職業道德方面的培養，讓他們可以真正熱愛這份工作。其二，增強服務意識。采用豐富多樣的宣傳模式讓檔案管理人員從內心深處意識到檔案工作的服務屬性，才能使他們主動服務，并提升服務質量。其三，不斷學習，提升業務能力。企業要定期或不定期對相關人員進行系統的培訓，使檔案人員能夠不斷調整思想觀念，更新知識體系。信息化技術在飛速發展，要想保證工作人員可以及時了解新技術，就需要制定系統的技術學習活動，給人員提供較多的學習機會，提升業務能力，確保其可以采用更加科學、更先進的管理手段，進行標準化的管理模式，才能真正提高案管理工作水平。

總之，隨著社會信息化的迅猛發展，信息技術已經成為我們工作和生活里的重要構成部分。企業也要與時俱進，積極運用先進的信息技術開展檔案管理工作，才能跟上時代發展的步伐，實現可持續發展。

參考文獻

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作者簡介

范闖闖（1988-），男，漢族，河南孟津人，本科，助理館員，研究方向：檔案管理。