機關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理問題及策略研究

徐瑜

摘 要：隨著我國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，以及機關(guān)事業(yè)單位的不斷發(fā)展，人事情況也發(fā)生了相應(yīng)的變化。過往傳統(tǒng)的人工管理方式已無法更好地滿足人事檔案信息化管理現(xiàn)實需要。快速發(fā)展的信息技術(shù)，為人事檔案信息化管理創(chuàng)造了良好條件。本文分析了機關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理存在的問題，并提出了像一個的解決策略。望能夠給相關(guān)工作人員帶來一定的啟發(fā)。

關(guān)鍵詞：基層檔案管理;作用;信息化管理;途徑

收集、整理、歸檔等是基層檔案管理常見的工作內(nèi)容[1]。隨著基層事業(yè)的不斷發(fā)展，所產(chǎn)生的檔案信息數(shù)量逐步增加，過多地依靠人工檔案管理方式，將嚴重影響到檔案管理工作效率與質(zhì)量。基層檔案管理在實現(xiàn)信息化過程中，也遇到了諸多問題。以下內(nèi)容結(jié)合信息化管理中存在的問題，闡述了檔案管理信息化管理途徑。

1 機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理信息化管理作用

首先，提升檔案信息利用率。隨著機關(guān)事業(yè)單位的快速發(fā)展，所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)量逐步增加，數(shù)據(jù)規(guī)模逐步擴大。而過往傳統(tǒng)的檔案管理方式無法充分挖掘各類信息的潛在價值。通過將信息技術(shù)引入機關(guān)事業(yè)單位檔案管理中，方便了檔案管理者結(jié)合現(xiàn)實需要，積極調(diào)取檔案信息，挖掘各類檔案信息間的聯(lián)系，并將檔案信息的最大價值充分發(fā)掘出來，進而大力提升了檔案信息利用率。

其次，提升檔案管理效率與質(zhì)量。隨著數(shù)據(jù)量的增加，借助信息技術(shù)，檔案管理人員可以快速地進行檔案資料收集、整理、歸檔與保存等各種操作。這不僅提升了檔案管理效率，也將更多地勞動力從繁瑣、繁重的檔案管理中解脫出來，進而降低了勞動成本投入。從管理質(zhì)量來看，借助計算機技術(shù)，將人工檔案管理中存在的工作失誤率降到最低，進而提升了檔案管理質(zhì)量。

2 機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理信息化管理問題

2.1 檔案信息利用率有待提升

盡管諸多的機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理人員認識到了檔案信息化管理的重要性，并逐步加入到檔案管理信息化建設(shè)中，但是在實際的信息化管理建設(shè)中，單位卻缺乏較為先進的運行機制[2]。比如，我國機關(guān)事業(yè)單位類型較多，且每個單位的實際情況均具有差異性。在制定人事檔案制度規(guī)范時，各個單位往往結(jié)合單位實際情況制定工作規(guī)章制度。這在一定程度上導(dǎo)致不同地區(qū)、不同部門間在進行人事檔案信息共享時，缺乏統(tǒng)一標準，影響到最終的信息共享質(zhì)量，以及人事檔案信息的整體利用率。此外，由于人事檔案管理人員缺乏開發(fā)意識，無法將人事檔案信息的應(yīng)有作用激發(fā)出來。

2.2 檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)有待提升

首先，信息技術(shù)水平是機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理信息化順利進行的技術(shù)保障。在實際的工作中，由于基層檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)有限，在利用信息化管理設(shè)備或者軟件時，無法將設(shè)備與軟件的最大價值發(fā)揮出來。其次，作為管理人員，未結(jié)合實際情況，及時更新與優(yōu)化檔案管理設(shè)備。最后，作為檔案管理人員，由于缺乏明確的職業(yè)規(guī)劃，極易因個人原因頻繁調(diào)動或者跳槽，工作在交接過程中缺乏明確性，使得檔案的保密性與完整性受到極大影響。

2.3 缺乏科學(xué)規(guī)范的檔案管理制度

在機關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理中，很多單位缺乏較為科學(xué)合理的檔案信息化管理規(guī)范，導(dǎo)致檔案管理工作權(quán)責(zé)不明，或者缺乏明確的工作安排，使得管理質(zhì)量與效率受到很大影響[3]。此外，缺乏高質(zhì)量的檔案管理制度，使得電子檔案信息的能安全性受到很大影響。比如，檔案管理人員因缺乏高水平的專業(yè)素養(yǎng)，在工作中篡改或者泄露檔案信息，影響到電子信息的安全性。

3 機關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理途徑

3.1 加強信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

高水平的基礎(chǔ)設(shè)施是信息化檔案管理工作順利進行的物資保證。換而言之，缺乏健全的基礎(chǔ)設(shè)施，將會直接影響到基層檔案信息化管理質(zhì)量與管理效率。為此，機關(guān)事業(yè)單位需要逐步提升基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度。具體措施如下：首先，提升硬件設(shè)備質(zhì)量。掃描儀、電腦等是檔案信息化管理不可或缺的關(guān)鍵性設(shè)備。因此，企業(yè)需要加大資金投入，結(jié)合檔案信息化管理需要，購置性價比最高的硬件設(shè)備。其次，提升軟件設(shè)施水平。信息化管理系統(tǒng)、安全軟件等是檔案信息化管理中所需的軟件設(shè)備。單位可以購置軟件系統(tǒng)或者結(jié)合自身需要自行研發(fā)軟件系統(tǒng)。最后，加大檔案信息安全管理力度。單位需要及時將檔案信息備份，防止檔案信息缺失影響到管理工作的順利進行。

3.2 建立科學(xué)完善的檔案信息化管理制度規(guī)范

首先，機關(guān)事業(yè)單位需要結(jié)合檔案信息化建設(shè)需要，建立完善的管理規(guī)范，并將檔案管理中的權(quán)責(zé)明確清楚，使得每個人都能夠清晰地知道自身所負擔(dān)的責(zé)任。其次，加大檔案信息化管理制度的執(zhí)行力度。作為檔案管理人員，需要嚴格按照制度規(guī)范展開具體操作，防止因個人失誤影響到檔案信息的安全性與完整性。再次，加大檔案信息管理工作監(jiān)管力度。監(jiān)管人員需要全面檢查檔案管理人員的工作行為，一旦出現(xiàn)違規(guī)操作及時制止工作人員，并糾正其工作行為。最后，制定相應(yīng)的獎懲措施。對于表現(xiàn)優(yōu)異的檔案信息化管理人員，可以給予物質(zhì)或者精神上的獎勵，以此來激發(fā)出檔案管理人員的責(zé)任意識。

3.3 有效提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

管理人員的綜合素養(yǎng)直接影響到檔案信息化管理質(zhì)量。尤其，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理人員只有不斷提升自身素養(yǎng)，方可以更好的滿足檔案電子化發(fā)展需要。具體措施如下：首先，基層單位需要結(jié)合檔案信息化管理需要，制定出完善的人才選聘措施。在招聘環(huán)節(jié)或者人才調(diào)動環(huán)節(jié)，充分考察管理人員的檔案管理知識、計算機知識等，并堅持擇優(yōu)錄用或者擇優(yōu)調(diào)用原則。其次，制定健全的人才培養(yǎng)策略。企業(yè)需要結(jié)合檔案管理信息化建設(shè)需要，定期不定期組織專業(yè)技能培訓(xùn)，以此來全滿提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)。再次，企業(yè)可以聘請高專業(yè)技能的技術(shù)人員來為檔案管理人員進行培訓(xùn)，使得檔案管理人員能夠?qū)⑺鶎W(xué)知識全面地融入到日常檔案管理工作中。最后，檔案信息化管理人員需要充分發(fā)揮主觀能動性，結(jié)合工作中遇到的問題，不斷完善自身不足。在實際的管理中，檔案管理人員需要認識到自身的重要性，保證檔案信息的完整性。

3.4 建立健全檔案信息化管理安全機制

首先，機關(guān)事業(yè)單位需要建立起科學(xué)完善的檔案信息安全機制，保證各項管理工作嚴格按照安全規(guī)范來進行。其次，單位需要提升檔案信息化管理人員的安全意識，使其充分認識到檔案信息安全的重要性，并提升自身的責(zé)任意識與安全管理意識。在工作中，檔案管理人員需要嚴格把控人事檔案信息收集、歸檔、處理等各個環(huán)節(jié)，保證各個環(huán)節(jié)的安全性。最后，單位需要制定健全的考核機制，保證檔案管理人員嚴格按照各項制度規(guī)范指導(dǎo)自身的管理工作。

4 結(jié)束語

大數(shù)據(jù)時代背景下，越來越多的單位認識到信息技術(shù)與數(shù)據(jù)信息的重要性。對于機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理而言，過往傳統(tǒng)的人工檔案信息管理工作，嚴重制約了檔案信息管理工作質(zhì)量與效率。為此，加大人事檔案信息化管理就顯得尤為重要。以上內(nèi)容分析了基層檔案信息化管理的重要性，并結(jié)合實際工作中面臨的問題，提出了相應(yīng)的解決對策。希望可以給相關(guān)工作者帶來參考。

參考文獻

[1]周遠波.機關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理問題及策略研究[J].智慧城市，2019（10）：190-191.

[2]劉艷輝.機關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理問題及策略研究[J].農(nóng)家參謀，2019（12）：292.

[3]許蘭香.淺談大數(shù)據(jù)時代對事業(yè)單位人事檔案創(chuàng)新管理的影響[J].傳播力研究，2019（8）：46+50.