論檔案管理的信息化科學發展與創新

劉艷輝

摘 要：關于檔案管理的問題已引起廣泛的重視，信息化已成為發展的必然趨勢。隨著社會的發展進步，檔案管理水平需要不斷的提升同時但成效有待提高。檔案管理辦公室為了實現這一目標，要把高科技設備和技術應用于管理過程中來。為了使信息管理更加科學有效，信息化是一條最有效的快捷路徑。本次研究以信息化在檔案管理的作用為主要內容，探討在這個過程中存在的問題，并提出可行性建議。

關鍵詞：檔案;信息化建設;檔案管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.085

從最近幾年社會的發展形勢來看，信息化技術處于飛速發展階段，“互聯網+”時代已經到來。不同的行業處于這種大環境之下認識到信息技術的重要性，把這項技術廣泛的應用到實踐中來，檔案管理行業也順應時代發展，加強對信息技術的運用。檔案在現實社會中具有重要價值和作用，不論是企事業單位還是政府機關是否能夠正常運行，都離不開完整的檔案資料。由此可知在我國目前階段，檔案管理是發展過程中為不可缺少的關鍵環節。在我國信息化發展過程中，電子政務所占地位越來越重要，為檔案管理信息化發展奠定了基礎。但是我們也要看到，檔案管理信息化建設是一項綜合性較強的工作，這個過程是漫長而艱難的，而且需要不斷的創新。

1 分析現階段我國檔案管理信息化發展中的問題

1.1 檔案管理的安全意識對其創新性造成了一定的阻礙

不論處于哪個時期，檔案管理都具有重要意義，不同的歷史時期具有不同的作用。傳統的檔案管理模式已逐漸被淘汰，現化化的檔案管理模式正在完善之中。我們要看到信息化處于飛速發展之中，檔案管理事業則不可避免的受到巨大的沖擊。但是檔案管理體系卻存在著較多的問題，不能與我國社會同步發展。可以看到檔案管理雖然處于信息化發展階段，很多問題亟待解決。由此可知實現檔案管理信息化的過程是復雜的，在管理創新與傳統檔案管理之間存在的矛盾，需要采取有效的措施予以解決。傳統的檔案管理目的是明確的，即為了快速查詢檔案和保障檔案的安全性。但在歷史檔案管理中實現這一目標的難度較大，這對我國現階段檔案管理提出更高的要求，即必須具有多元性。

1.2 目前在檔案信息化管理方面有待實現標準化和法治化

客觀的看待我國現階段檔案管理的問題，顯然信息化程度不足的情況一直沒有解決，檔案使用范圍有限，資源沒有實現共享，究其原因主要集中在以下三個方面：1）由于管理方式與體系上的制約，不同的檔案管理部門之間并未形成統一的標準。而從我國政府部門的情況來看，對于檔案管理也沒有形成規范化的體系，檔案管理處于分散狀態，不同部門在管理檔案時所執行的政策是不同的，甚至出現矛盾和沖突之處。2）從具體情況來看，政府級別不同或者部門不同，對于檔案信息化管理的內容也各不相同，有不協調的情況存在。3）我們所處的時代信息化技術飛速發展，而且處于動態變化之中，這對系統建設提出更高的要求，時效性較強，如果失去時效性將會不利于平臺的建設。

1.3 檔案管理應對電子政務更高要求的挑戰

電子政務建設正處于關鍵時期，從其內容來看復雜性較高，具有鮮明的時代性。但要認識辦公自動化等雖然重要，但并不僅僅局限于此。首先，我國電子政務系統并非獨立存在，而是與國際互聯網接軌，功能性較強，能夠滿足社會和公眾服務的需求，并且還要履行政府職能。而早期的OA系統應用目標則是建立在政府專用的網絡之上，服務也只限于自身業務。而電子政務則以計算機網絡為媒介，其目標是為社會和公眾服務。電子政務系統是由多個系統共同組成的，檔案管理系統是不可缺少的重要環節。由此可知電子政務是檔案管理信息系統的構建的基礎。與傳統檔案管理信息系統相比較后確定了檔案管理信息化系統建設的內容，必須要處理好以下兩個方面的問題：1）安全系統。要增加相的功能，可授權和信任模塊是必不可少的。2）建立自動備份系統。為了避免出現信息丟失的情況，包括電子檔案在內的所有檔案內容都要備份，即使網絡和數據庫出現故障，信息也不會丟失。

2 加強檔案管理信息化建設的路徑

2.1 加強檔案數字化資源建設

為了把高質量的信息化服務提供給社會和需要者，對于檔案數字化資源建設工作必須要予以高度重視。檔案館的基礎軟硬件設施必須要完備，并且把現代多媒體、3D等高科技技術應用于其中，使紙質檔案信息資料逐漸實現電子化，并構建出立體展示平臺，具有多方位多功能，可以提供視覺、聽覺等不同的試聽感受，數字化資料文獻更加具有帶入感和真實性，提供的信息化服務具有更強的吸引力，更加全面和完善。需求者不受時間和空間的限制登陸到網絡平臺，即可完成對所需檔案資料的查詢。

2.2 轉變傳統檔案管理模式，強化檔案信息化管理手段

為了使檔案信息化應用達到較高的效率，企業要予以重視，加強對相關工作人員的培訓，使他們的思想觀念發生變化，調整服務態度，構建更加合理的管理模式，調整傳統的檔案管理思想，提高應變能力，形成主動服務的意識。要認識到我們處于信息技術迅速發展的時期，作為檔案管理人員要提高自身的綜合素質和水平，具有較高的時事熱點信息的搜索能力，并且還要提高整合力度，主動提供資源信息，檔案信息管理向著科技術和現代化的方向發展，把更具價值的信息內容提供給社會。還要注意的是企業在進行檔案信息化管理建設時，要把電子軟件應用于其中，對信息內容進行有效的檢索，使檔案管理更具規范性，增強檔案管理的安全性和使用的有效性。

2.3 根據檔案館職能的變化進行機構改革

由于社會的發展，檔案館的職能也隨之處于動態變化之中，很多環節需要調整和更新，這對管理人員提出更高的要求，要順應時代的變化和要求，對機構設置進行調整，并完成新的功能定位。為公眾提供收集、查詢、制作、閱讀、整理、機構管理等服務。在部門機構創新改革過程中，要處理好人員調整的問題，創造出功能更加完善的工作平臺，使檔案管理工作人員能夠利用平臺為社會公眾提供高質量的服務。綜上所述，關于檔案信息化建設的重要性已達成共識，要轉變傳統檔案管理的思想，使資源的作用得到更大的發揮，提高檔案管理能力。我們的社會不斷的發展進步，對檔案信息資源領域的開發具有積極的帶動作用，從發展的角度來看，即檔案信息要發揮出更大的作用，更好的利用檔案信息資源。為了實現此目標，必須要提高服務水平，使檔案管理工作邁上更高的臺階，走向信息化、數字化的發展之路。