“互聯網+”時代事業單位檔案管理的創新研究

摘 要：隨著我國互聯網技術的飛速提升，使各行各業的辦公模式，發生了翻天覆地的變化。為了順應時代的發展規律，事業單位檔案管理工作也應根據“互聯網+”的特點及優勢，進行科學合理的創新。使檔案管理的整體水平得到顯著提升，為人們的不同需求提供更好的服務。筆者利用“互聯網+”時代下事業單位檔案管理的基本概況，結合事業單位檔案管理工作創新的主要作用，通過我國事業單位檔案管理工作的現狀及常見問題，淺談一下事業單位檔案信息化管理的創新策略與方法。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;互聯網+

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.101

1 “互聯網+”時代下事業單位檔案管理的基本概況

無紙化辦公模式是互聯網時代的一大特征，在事業單位的日常工作中，得到了較好的推廣。而事業單位檔案管理工作的信息化建設，主要是將數字技術和大數據技術等先進手段融入到日常工作中，使工作從實體向信息化的方向發生轉變。不僅能夠顯著提高檔案管理工作的整體效率，還可以降低工作過程中的各項錯誤，令事業單位的檔案管理能力得到極大的提升。但在實際的工作過程中，由于硬件設備、人員能力和軟件水平等因素的影響，令事業單位檔案管理的信息化建設遭遇重重阻礙，使檔案管理工作的開展受到了極大的影響[1]。

2 事業單位檔案管理工作創新的主要作用

2.1 遠距離傳輸信息

在以往的事業單位檔案管理工作中，進行檔案信息的查閱，需要親自到檔案處理中心，按照對應的編號才能夠進行查閱。而通過檔案管理工作的信息化建設，能夠僅憑幾個重要的關鍵詞，就可以在數據庫中快速鎖定需要查閱的內容。不僅實現了遠距離的信息傳輸，滿足了隨時隨地查閱信息的需求。還節約了檔案信息查閱的整體時長，為用戶帶來更好使用體驗[2]。

2.2 實現資源共享

資源共享功能的建立，使事業單位各部門之間的協調能力，得到顯著有效的提升。為事業單位日常工作的開展，奠定了良好堅實的基礎。當事業單位檔案管理工作實現資源共享以后，能夠極大程度地提高事業單位各部門的辦公效率，并使檔案管理工作中的各項錯誤顯著減少。令事業單位的工作滿意度，也得到了顯著的提升[3]。

2.3 降低工作強度

事業單位檔案管理工作的信息化建設，能夠簡化日常管理工作中的具體流程，使管理人員的工作強度大幅度降低。而且將人工模式的檔案管理，轉化成數字化的管理模式，能夠使事業單位各類檔案的存儲時間得以延長。并配合檢索功能的應用，使一些年代久遠的檔案信息，在短時間內就能完成查閱，極大程度提升了事業單位檔案管理的整體水平[4]。

3 我國事業單位檔案管理工作的現狀及常見問題

3.1 相關設備不齊全

在事業單位檔案管理的實際工作中，主要面臨設備不齊全、軟件水平低、管理風險高和資源利用率低四個問題，使信息化建設出現了停滯不前的現象。隨著文件信息數量的日趨增多，令事業單位檔案管理的整體工作量逐漸加大。而掃描和微縮等先進技術的誕生，為事業單位的檔案管理工作，提供了全新的發展方向。但設備不齊全和軟件水平低，使信息化管理成為一種口號，無法落實于事業單位的檔案管理工作中。并嚴重阻礙了檔案管理的信息化建設，令事業單位其他部門的工作受到了極大的影響[5]。

3.2 管理風險較高

事業單位檔案管理工作的風險，存在于外部和內部兩個方面。外部風險是指檔案室物品存放的具體情況，當檔案室存放過多易燃易爆物品時，極容易引發火災問題的發生，令檔案管理工作的開展受到嚴重阻礙。而內部風險主要是指通過計算機設備存儲檔案信息時，經常會受到網絡病毒和黑客的侵擾，極容易導致檔案信息的丟失和竊取，使公民的合法權益面臨巨大的損失。部分檔案管理人員缺乏相關工作經驗，思想意識也比較薄弱，無法滿足檔案管理工作信息化建設的實際需求。

3.3 信息資源利用率低

在事業單位檔案管理工作中，常常會出現“重存輕用”的現象，令信息資源的利用率顯著降低。導致“重存輕用”現象的主要原因，是由于事業單位的工作人員未深刻意識到檔案存在的價值，只將重點放在了檔案信息的存儲方面。使一些本可以推動事業單位穩定發展的重要信息，處于長期存儲的狀態之中，未發揮出實際的有效價值。

4 事業單位檔案信息化管理的創新策略與方法

4.1加大資金投入

為了加快事業單位檔案管理的信息化建設，應通過加大資金投入的方法，利用先進的硬件設施提升整體的管理水平。并通過優化軟件的方法，使事業單位檔案信息化管理水平，得到進一步的提升。將信息化管理的建設方針，切實貫徹于事業單位檔案管理的實際工作中，令工作效率得以顯著提高。

4.2 增強人員培訓

通過開展系統化培訓的方式，提高工作人員的操作水平，能夠從根源上加快檔案管理的信息化建設速度。并使檔案管理工作，趨向科學化和規范化的方向發展。而加強工作人員的安全防范意識，可以降低檔案管理工作中的各項風險，避免檔案信息被竊取或盜用的現象的發生。使事業單位檔案管理工作的整體能力，得到顯著有效的提升。

4.3 完善信息數據庫

從檔案管理工作的實際情況出發，結合事業單位的自身現狀，將各類信息資源全面的匯總整合，建立健全一個專屬的信息數據庫，能夠使信息資源的利用率得到有效的提升。在建立信息數據庫時，應著重注意信息資源的更新和分類，使數據庫內部信息與外界的實際情況相符合，為用戶的查閱和內部人員的辦公提供便利。除此之外，通過建立窗口的方式，能夠將用戶按照不同的需求進行合理分類。既能夠加快檔案處理的工作效率，又可以提高用戶的滿意度。為事業單位檔案管理的信息化建設，提供良好的助力。

5 結語

通過對“互聯網+”時代下事業單位檔案管理工作的深入了解，可以發現信息化建設不僅能夠加快工作效率，還可以降低工作過程中的各項錯誤。并實現遠程數據傳輸和資源共享的效果，令事業單位檔案管理的工作水平得到大幅度的提升。而面對實際工作中的一系列問題，通過加強人員培訓、完善數據庫和加大資金投入等措施，能夠將各項阻礙予以清除。為事業單位檔案管理的信息化建設，奠定良好堅實的基礎。

參考文獻

[1]蔣思敏.“互聯網+”時代對醫院基建檔案信息化發展帶來的改變[J].城建檔案，2020（07）：94-95.

[2]程良平.探討“互聯網+”時代事業單位的檔案管理創新[J].蘭臺內外，2020（15）：44-45.

[3]曾超.“互聯網+”時代事業單位檔案管理創新探討[J].辦公室業務，2020（10）：123-124.

[4]喬玉欽.“互聯網+”時代醫院檔案管理的探析[J].中國市場，2020（10）：200+202.

[5]辛克盛.探討“互聯網+”時代高校人力資源檔案管理的工作時效性提升研究[J].辦公自動化，2020，25（07）：27-29.

作者簡介

孫明艷（1973-），女，漢族，河南周口人，大專，中級館員，漢語言文學專業，研究方向：檔案管理。