基于“互聯網＋”的機關單位檔案管理問題研究

陳彩英

摘 要：隨著社會和科技的不斷進步，機關單位內的檔案管理工作對于互聯網的需求也在不斷增加，將“互聯網+”技術運用到機關單位的檔案管理工作中，可以實現對于傳統檔案管理工作的儲存方式和管理方法的創新，是當前機關單位檔案管理工作的重心之一。目前，“互聯網+”技術應用到檔案機關管理工作中所取得的成果是比較顯著的，但是以互聯網為基礎的檔案管理模式在具體的實際實施過程中也存在著一些問題。所以，文章分析了機關單位檔案管理工作，同時就“互聯網+”模式下機關單位所面臨的共性、問題、要求做了闡述。

關鍵詞：互聯網+;機關單位;檔案管理;問題研究

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.093

“互聯網+”的快速發展和應用，使得人們的生活習慣和工作內容都發生了巨大的變化。在這個大背景之下，機關單位的檔案管理工作也同樣需要進行積極的改革和創新，以更進一步得增加對于機關單位檔案信息的挖掘力度，突顯機關單位檔案管理工作的重大價值。

1 “互聯網+”模式下檔案管理的特點

1.1 機關單位檔案來源多樣化

機關單位檔案來源的多樣性是指檔案的記錄來源種類多元，具體的表現是：人員信息來源的多樣性，機關單位內部人員復雜，不同區域、不同部門、不同職位的機關單位檔案類型和內容不盡相同;機關單位信息的多樣性，機關單位在不同時期，無論是檔案的內容、方式、還是標準都存在一定的差異;等級的多樣性，機關單位運行過程中所涉及的級別和部門之間的聯系和溝通，形成了較為龐大的信息系統。

1.2 機關單位檔案記錄的及時性

當前記錄設備的便利性和檔案傳送速度的持續提高，讓機關單位的檔案收集工作變得更為便捷，檔案管理人員只需要預先設置好檔案管理工作中所需要收集的檔案內容，然后按照規定好的固定操作步驟，完成檔案的整理、歸檔、儲存等工作流程即可，這樣就能更好的提高機關單位檔案管理工作的工作效率。可是如果檔案管理人員沒有事先設置好檔案收集的內容和管理步驟，或者是檔案管理過程中沒有嚴格執行操作步驟，對于檔案記錄的及時性會有一定影響，同時也會降低檔案管理工作的規范程度。

2 “互聯網+”模式下檔案管理面臨的問題

2.1 機關單位檔案管理中存在的風險

互聯網檔案管理模式具有其諸多的優勢，但同時也對機關單位的檔案管理工作帶來了一定的風險，風險的產生主要是體現在檔案管理的保管方面，如計算機病毒、黑客以及不法分子的入侵和對于檔案的非法使用，都會給機關單位檔案的安全造成不利的影響。所以，在“互聯網+”模式下，就要求檔案管理工作者在檔案的保管方面求新求變，這就一定程度上增加了檔案管理人員的工作難度。

2.2 機關單位檔案載體的不穩定性

“互聯網+”模式之下，機關單位的檔案更多的是儲存在硬盤、移動設備等存儲介質之中，并且要以這些介質為載體來進行檔案信息的傳輸和交換。在當前科學技術不斷發展的大背景下，電子設備對于檔案信息的儲存容量越來越大，但是科技產品所共有的問題也在所難免，當存儲設備出現問題的時候，如果不能對所存儲的檔案資料進行及時的修復和備份，就極容易導致存儲數據的泄露和丟失。由此可見，互聯網模式中的存儲介質存在其缺陷和不穩定性，并且比較容易受到外界磁場、輻射等因素的干擾。

3 新時代對于機關單位檔案管理工作的要求

3.1 強化意識，培養機關單位檔案管理人員具有較強的互聯網思維

互聯網思維要求應用者了解到互聯網的發展形式和計算機技術的重要性，更加充分的運用互聯網的思想、技術與規則來思考和解決平時檔案管理工作中遇到的實際問題，互聯網思維具有開放、自由、互動、共享等特征。在現代化的社會中，互聯網思維已經成為現代人們應該具備的基礎素質，所以，機關單位檔案管理人員要將互聯思維的作用充分發揮出來。

3.2 主動學習，機關單位檔案管理人員要掌握基本的互聯網知識

現代社會中，互聯網已經成為當前人們工作和學習的重要工具，想要將“互聯網+”模式更好的應用到機關單位檔案管理工作中來，檔案管理的工作人員首先要掌握基本的互聯網知識和計算機的操作技巧，如網關的設置、域名的申請和注冊、操作系統的管理等。只有掌握了這些計算機網絡的基本知識，檔案管理人員才能更高效率的應用互聯網管理模式，解決檔案管理過程中遇到的實際問題。

3.3 多樣化培訓，提高機關單位檔案管理人員自身的互聯網能力

互聯網能力指的是在當前社會信息化程度不斷進步的基礎之上，機關單位檔案管理機構和工作人員應該更好的提升自身運用互聯網技術和設備對于信息處理的能力，包括信息的查找、信息的傳輸以及數據的轉移和開發等。在互聯網背景下，這種信息的處理和計算機運用的能力已經成為檔案管理人員需要具備的基本素質之一。

1）機關單位檔案管理人員應該遵守互聯網規則。互聯網運行系統同樣存在一定的規則和制度，檔案管理人員應用互聯網的前提是對于網絡規則的遵守，從互聯網的性質來看，需要運用者遵守的規則主要是在技術的應用、信息傳播的內容和方式以及保密協議等方面。要求機關單位檔案管理人員在充分了解互聯網應用規則的前提下，更好的掌握和遵守相關網絡規則。

2）機關檔案管理人員應該掌握互聯網的應用方式。這里的互聯網方式是指可以被應用在檔案管理工作中的具體的技術和方法，機關單位檔案管理人員可以運用這些方式思考和解決檔案管理工作中遇到的實際問題，主要是涉及檔案信息的甄別、收集、查詢、分析以及處理等內容，這也是互聯網思想在機關單位檔案管理工作中的具體體現，檔案管理工作人員應當將先進的技術成果更好的應用到日常的檔案管理工作中。

4 小結

在當前互聯網技術不斷發展的背景下，無論是機關單位的內部環境還是社會形式的外部環境，對于機關單位的檔案管理工作都提出了更高的要求，為了能夠更好的滿足各方面對于檔案的使用需求，加強機關單位檔案管理工作的創新具有十分重要的意義。“互聯網+”檔案管理模式經過不斷的發展完善，已經成為現代化機關單位檔案管理工作的主要模式，與互聯網的結合是檔案管理工作未來的發展趨勢。所以，機關單位檔案管理人員要樹立起互聯網思維和現代化的管理意識，結合機關單位的實際情況，運用先進的互聯網管理技術，完善檔案管理工作的細節，切實提高檔案管理工作的效率，為機關單位檔案管理工作的順利開展奠定扎實基礎，打造出更為適合現代環境需求的機關單位檔案管理工作體系。

參考文獻

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