文書檔案信息化中常見問題及對策探究

付東方

摘 要：隨著科技和經濟的不斷進步，互聯網在各行各業變得更加普及，但是文書檔案信息化建設至今仍然面對著一些問題，如果不能解決這些問題，就不能夠滿足人們的工作需求。本論文就文書檔案信息化中常見問題進行了研究，并就問題提出了一些政策性建議，希望能夠推動我國文書檔案信息化水平的提升。

關鍵詞：文書檔案信息化;常見問題;策略

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.087

在檔案管理工作當中，文書檔案管理是重要的組成部分之一，它的內容非常豐富，表現的形式也多種多樣。但是隨著信息化水平的不斷提升，傳統的文書檔案管理的模式已經不能夠適應現代信息化管理的新模式[1]。為了實現單位檔案的全文檢索，網絡查詢以及安全管理，更好的兼容多種數據，打造更加優化的網上檔案管理系統，我國的文書檔案信息化建設的腳步就要邁得更大一些，改革的決心也要更強一些。

1 文書檔案信息化管理的優點

計算機具有強大的信息處理的功能，在傳統的檔案管理工作當中，大部分通過人工操作來進行資料的收集，對資料的字跡以及統計準確度也有著很高的要求，但是這樣的方式不僅浪費了大量的時間，也加重了工作人員的工作負擔。文書檔案信息化使得資料的收集，分類統計以及查閱等各個環節都變得輕松方便，大大減少了人力消耗。

除此之外，文書檔案信息化與傳統的紙質檔案相比，它的使用壽命變得更長，保存資料相對完整，受外界環境影響比較小。因為紙質的檔案容易受高溫和高濕環境的影響，很容易使一些資料在保存當中受到破壞。另外，文書檔案信息化是通過計算機網絡技術來進行傳遞，提高了文件傳輸的安全性以及快捷性，給檔案人員的歸檔和查閱提供了方便。更重要的是隨著互聯網技術的進一步發展，文書檔案信息化還可以保證較高的查全率和查準率，打破時間和空間的限制，憑借互聯網平臺實現部門與部門之間的信息查閱，更好的查閱檔案管理信息動態。

2 文書檔案信息化管理存在的問題

1）對文書檔案管理人員的要求較高。文書檔案信息化管理主要是將電子文件進行歸檔，對于管理人員來說是一個新的挑戰，工作人員不僅要懂得紙質檔案管理的方法和技術，也需要掌握一些基本的電子計算機技術，這樣的情況對工作人員的自身素質有了更高的要

求[2]。因此，實現文書檔案管理信息化的第1步就是要求管理人員掌握更多的知識和更先進的技術才能夠進行計算機操作，但是在當前的很多檔案部門中缺乏專業人才，尤其是檔案處理復合型人才稀少，這就使得一些單位在引進現代化設備之后，由于人才的稀缺，無法實現文書檔案管理信息化。

2）電子文件保密性面臨嚴峻考驗。隨著文書檔案信息化，人們發現電子文件的內容只要人工操作就能夠發生變化，雖然操作起來非常容易，但是在一定程度性保密性卻變差，再加上改動后沒有留下歷史痕跡，這就使得一些偽造電子文件的人有了可乘之機。除此之外，因為電子文件沒有特定的筆記，人們無法把握和辨別，究竟哪一份電子文件才為原件，這一系列的問題都對電子文件保密性提出了更高的要求。

3）資金設備投入較少，改革的步伐邁的較小。隨著科學技術的發展，各行各業信息化建設都在逐步加強，而且取得了很好的成績，盡管如此，從我國的文書檔案管理工作的現狀來看，文書檔案信息化工作開展的并不是十分順利。其中主要包括以下兩個因素：一方面由于地方性差異較大，一些地區缺乏相關部門的資金支持，導致信息化建設進行的并不順利;另一方面，有些文書檔案管理部門改革步伐邁得較小，仍然維持著原有的管理模式，缺乏改革和變化的勇氣。

3 文書檔案信息化建設的策略

1）不斷提高檔案管理人員的綜合素質。為了提高當管理人員的綜合素質，首先要加強硬件建設和投入，經過多年的實踐，很多人發現，只有不斷加強現代化硬件設施的投入，才能夠激勵檔案工作人員主動的去學習現代化硬件設施的使用方法，進而提高自己的業務能力和管理水平。所以，為了幫助文書檔案管理人員樹立起終身學習的意識，還要加強對他們的培訓，建立一批優秀的檔案管理的團隊，讓他們不斷的通過自主學習來提升自身綜合素質，營造良好的信息化建設環境。另外，還要加強檔案部門之間的合作，將新的管理理念應用到工作當中，通過相關工作人員的交流和溝通，不斷分享檔案資源信息化的知識，同時提高工作人員的創新能力，利用互聯網平臺和現代通訊技術，不斷加強工作人員之間的信息交換途徑。在實現文書檔案信息化建設的過程當中，相關工作人員還要學會利用信息化平臺，積極搭建信息化平臺，以保證文書檔案信息化工作的有序進行。在這個平臺當中，為了滿足檔案管理的各方面的需求，管理人員也要積極學習信息平臺中的各項功能，在各項問題的解決中提升自己處理問題，解決問題的能力，開發合適的信息軟件，有效提升文書檔案信息化建設的水平和效率。

2）加強信息化系統內部的安全性和保密性。為了保護信息化網絡安全，有關人員可以在內部信息化網絡和外網之間設置一些隔離安全網，保護內部信息，不受外界侵犯[3]。首先，有關部門可以屏蔽掉路由器的IP地址和服務，當進入信息化網絡的時候，可以有選擇性的放行一些地址，以保證信息化系統內部的安全。其次，相關工作人員還要重視防火墻的設置，雖然大部分的計算機防火墻都是正規且有認證的，但是在安全性和保密性上也各有不同，因此工作人員一定要選擇好不同類型的防火墻，對網絡的訪問行為和網絡的數據管理等進行檢測和記錄。為了提高查詢的速度，檔案管理工作者也要及時的對管理系統進行創新和改革，讓所有的查詢者都可以直接利用互聯網查詢到想要查詢的文檔，減少手工翻閱的時間，提高工作人員的工作效率。最后，為了有效的保護檔案的原件，可以采用數字介質進行檔案信息資源的保存和管理，這樣一方面減少了對原件的反復查閱，另一方面還保護了檔案原件的完整性和安全性，方便文書檔案的保存。針對檔案保密性的問題，管理人員也要加強對每一條檔案記錄操作的控制，通過設置權限，不把密碼隨意的泄露給其他人員，針對每一個模板和數據庫進行逐一升級，并定期的進行更新，同時靈活的對操作人員的行為進行規范和控制，減少信息泄露的可能性，保證信息化系統內部的安全性和保密性，更好的發揮文書檔案信息化系統的服務功能。

3）加強對信息化硬件設施的投入和管理。時代的飛速發展，使得各種管理技術和理念不斷創新和涌現，為了更好的順應時代發展的潮流，文書檔案管理信息化，也必須要打破傳統管理思維的束縛，為進一步的信息化管理打下堅實的基礎。只有這樣，管理人員的思想才能夠得到創新和提升，才能夠在實際的工作當中變得更加積極主動。

相對于各單位的文書檔案管理部門來說，管理人員首先要認識到信息化對文書檔案管理重要的推動作用，不斷轉變自身的管理理念，為其他部門樹立良好的榜樣，從而推動文書檔案信息化管理工作的持續進行。要想實現這一目標，單位的領導也應該立足整體，統籌全局，在自身資金允許的條件下，適當的加強對文書檔案信息化建設的資金投入，為文書檔案管理部門的創新和發展提供堅實的后盾。

4 總結語

綜上所述，隨著科學技術的不斷發展，文書檔案信息化的建設只有不斷追趕時代發展的潮流，不斷實現數據之間的整合，才能夠有效解決檔案管理中所產生的各種問題，提高管理人員的工作效率。除此之外，各單位領導也要提高對語文書檔案信息化建設的認識，不斷研究和規劃人才培養的策略，加強相關的資金投入，才能夠打好工作的基礎，更好的為社會的經濟發展獻出一份力量。

參考文獻：

[1]毛國蘭，王周理.科研院所檔案信息化建設的探索與思考——以中國原子能科學研究院為例[J].辦公自動化，2020（01）.

[2]栗莉.民航空管局工程檔案制作系統的設計與實現[J].電腦迷，2017（02）.

[3]秦芃.關于知識管理視角下航空檔案管理的研究[J].才智，2017（35）.