互聯網背景下政府檔案管理研究

宋生杰

摘 要：本文以互聯網背景下政府檔案管理為分析對象，首先概述互聯網視角下政府檔案管理內容，接著分析了互聯網視角下政府檔案管理存在的問題，接著闡述了互聯網視角下政府檔案管理存在問題的原因，最后論述了互聯網視角下政府檔案管理措施，以便提高互聯網背景下政府檔案管理質量，為民眾提供優質的服務。

關鍵詞：互聯網;政府;檔案管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.080

1 互聯網視域下政府檔案管理的概述

政府檔案管理主要是指在政府日常管理活動中產生，同時具有保存價值的文字、圖片等文件資料信息。一般而言，政府部門檔案內容包含有文書檔案、技術檔案、財務檔案、人事檔案、電子檔案等等多種不同類型。與此同時，政府部門檔案具有以下幾方面特點。

第一，類型多樣。目前，我國正在大力構建服務型政府，服務型政府為民眾提供各種各樣的服務，產生各種不同類型檔案資料，因此政府檔案管理類型多種多樣。第二，檔案管理作用擴大。在政府各項管理活動中，檔案真實記錄著政府的各項管理行為，也是政府部門處理事務的重要依據，因此檔案管理工作在政府管理活動中具有舉足輕重的地位，檔案管理作用在不斷擴大[1]。第三，檔案管理注重安全。政府檔案包含有國家政治、經濟、文化等各方面內容，具有一定機密性，一些檔案不得對外公開，因此政府檔案管理非常注重安全。

2 互聯網視域下政府檔案管理存在的問題

第一，檔案管理方式落后。目前，我國政府依舊采用紙質檔案管理方式。例如，當一個文件需要歸檔時，檔案管理部門通常會按照程序將其存放在文件夾中，缺乏電子檔案。由于政府日常工作非常多，產生眾多文件檔案，這些檔案需要人工逐份打印，需要消耗大量打印紙張，存在紙張浪費的現象。與此同時，管理人員習慣于通過個人經驗開展檔案管理工作，并沒有嚴格按照檔案管理流程管理檔案，沒有做好電子歸檔，管理具有隨意性。長此以往，檔案必然存在遺失或者損毀現象，影響到檔案管理質量。第二，檔案管理安全性較弱。檔案是政府部門的重要資產，檔案涉及很多政府部門重要信息，其中包含有許多涉密信息，因此保證檔案資源安全非常重要。目前，越來越多政府部門將互聯網與檔案管理相結合，通過互聯網開展檔案管理工作。雖然互聯網為檔案管理帶來了巨大便利，但是互聯網也給政府檔案管理里帶來安全威脅。例如，互聯網上的各種病毒會入侵政府電腦，導致機密檔案文件泄露[2]。與此同時，一些網絡黑客常常以政府文件作為攻擊對象，有組織、有計劃的攻擊政府網站，竊取政府檔案，導致檔案文件泄露，影響檔案管理安全。除此之外，一些政府工作人員沒有樹立檔案安全意識，在工作中缺乏保密性和安全性意識，工作中常常疏忽大意，導致檔案管理缺乏安全性。第三，檔案管理缺乏服務性。當前，政府部門檔案管理僅僅停留在檔案資料保存方面，并沒有充分認識到檔案管理服務性，沒有真正挖掘檔案管理利用價值。在現實生活中，檔案管理早已突破傳統管理界線，檔案管理更多是為社會經濟發展提供服務，通過互聯網數據挖掘技術可以收集檔案所包含的各項信息，為社會經濟發展作出貢獻。為此，政府部門在檔案管理時需要突破原有思維局限，需要突出檔案服務性，使檔案資料服務于社會經濟發展。

3 互聯網視域下政府檔案管理存在問題的原因

第一，缺乏互聯網管理思維。互聯網給社會經濟帶來了諸多變化，互聯網所衍生出來的數據分析技術更是為社會經濟發展作出了杰出貢獻。但是，一些政府管理者并沒有認識到互聯網在檔案管理中的重要作用，沒有樹立互聯網發展戰略思想，機械認為檔案管理工作只是簡單收集整理檔案，沒有認識到互聯網數據分析技術可以挖掘檔案背后所隱藏的數據價值，導致大量檔案丟棄在檔案館中，沒有發揮出其應有的作用，最終影響檔案管理工作質量。第二，片面認知檔案管理安全性。當前，一些政府部門認為紙質檔案是最為安全的檔案保管方式，沒有看到電子檔案保管的益處，忽視了紙質檔案保管條件非常苛刻，紙質檔案可能會出現病蟲害或者火災等因素影響，導致紙質檔案永久性毀滅。在一些領導看來，電子檔案與互聯網連接在一起，為黑客竊取檔案提供便利，因此機械地認為互聯網必然會導致檔案資料丟失。雖然互聯網上存在黑客盜取檔案案例，但是如果加強安全系數保護完全可以避免此類事件發生。例如，通過提供身份驗證、權限管理等現代信息技術可以極大提升檔案保管安全性。第三，缺乏健全檔案網絡管理平臺。目前，很多政府部門并沒有設置專業檔案管理網絡平臺，沒有開發專業檔案管理系統軟件。由于政府部門對檔案管理重視程度不夠，因此檔案管理經費嚴重不足，直接影響檔案管理平臺建設質量。與此同時，由于經費不足，檔案管理的各項硬件設施投入也不足，導致檔案管理只能停留在傳統管理層面，并沒有加強檔案管理信息化程度。第四，檔案管理人才培養滯后。檔案管理離不開優質人才支撐，但是政府部門不重視檔案管理工作，更不重視檔案管理人才培養，政府部門內部沒有開展任何檔案管理培訓。與此同時，現有檔案管理人才并不具備信息化時代檔案管理的能力，缺乏專業知識理論儲備，并不懂得如何通過計算機技術開展檔案管理工作，同時也不知曉如何保護檔案數據，最終影響政府部門檔案資料管理質量。

4 互聯網視域下政府檔案管理的措施

第一，創新檔案管理理念。為了提升政府部門檔案管理質量，政府部門需要樹立檔案服務意識。為此，政府管理者需要重視檔案管理，將檔案管理工作作為政府管理工作中的重要一環，完善互聯網背景下檔案管理制度，細化檔案管理流程，提升檔案管理人員素質，建立起與檔案管理相協調的管理系統，通過信息技術提升檔案管理質量[3]。與此同時，檔案管理人員還必須樹立起服務意識，轉變消極服務態度，樹立積極服務意識，不斷學習新技能和新知識，適應互聯網背景下檔案管理的新需求。第二，建立健全電子檔案規范。為了提高政府部門檔案管理的信息化和電子化，政府部門需要建立起完善的檔案管理規范。為此，我國政府部門需要加強電子檔案立法，結合政府部門工作實際規范各項電子檔案管理制度，適應信息化和電子化發展潮流，同時把控好電子檔案的風險。與此同時，我國政府還需要出臺電子檔案規范配套細則，明確規定電子檔案管理的各項內容。第三，不斷完善檔案管理硬件和軟件設施。為了提升硬件設施配置，政府部門需要加大資金投入，改善檔案管理硬件設施配置落后狀況。與此同時，政府部門需要加大軟件系統投入，根據自身工作實際研發或者購買軟件系統，提升檔案管理質量。除此之外，政府部門還需要建立起完善的檔案管理安全措施。為此，政府部門需要加強檔案信息保護，針對潛在的風險制定應急方案，將風險系數降至最低。第四，培育高素質檔案管理人才。為了提升政府部門檔案管理質量，政府部門需要加強檔案管理人才培養，需要提高檔案管理人才職業道德和職業素養，培養檔案管理人才的使命感和責任心。與此同時，政府部門還需要加強檔案管理人才專業培養，尤其加強檔案管理人才信息化素質，使檔案管理人員適合信息化檔案管理的要求。為此，政府部門需要夯實檔案管理人員專業知識，可以通過集中培訓或者網上授課等多種不同方式夯實人員專業知識，提高人員服務能力，以便培育出高素質檔案管理人才。

5 結語

綜上所述，為了提升互聯網背景下政府檔案管理質量，政府部門需要創新檔案管理理念，建立健全電子檔案規范，完善檔案管理硬件軟件設施，培育高素質檔案管理人才，以便滿足互聯網背景下政府檔案管理的客觀需求，充分挖掘檔案背后的價值，為民眾提供優質的服務。

參考文獻

[1]蒙鈺潔.“互聯網+”背景下的檔案信息資源整合策略[J].蘭臺內外，2018（08）：7-8.

[2]陳輝.政府信息公開背景下的檔案服務探究[J].蘭臺內外，2018（06）：79-80.

[3]李龍鳳.“互聯網+檔案”新業態的服務方式創新[J].蘭臺世界，2019（01）：64-67.