突破管理瓶頸，檔案管理工作內容與模式的轉變

王斌

摘 要：檔案管理是中職院校的一項重要教學內容，其在不同時期下內容與模式處于動態(tài)變化之中。近年來，隨著信息技術的不斷發(fā)展，檔案管理技術也發(fā)生了根本性變化，給中職院校檔案管理教學工作帶來契機。本文就新時期下檔案管理工作內容與模式的轉變展開論述，探索檔案管理教學新路徑，突破管理瓶頸。

關鍵詞：中職院校;檔案管理;內容;模式

檔案管理是各個部門的重要責任，于企業(yè)來說，其能夠優(yōu)化資源配置，實現(xiàn)利益的最大化;于學校來說，其能優(yōu)化教學資源調整，為學生提供全面的知識。新時期教育部門對中職院校檔案管理教學提出了更高要求，要求教師分析檔案管理內容與形式的變化，提出提高檔案管理教學質量的關鍵舉措。

1 學前教育檔案管理內容的轉變

1.1 檔案收集

檔案管理工作是一個復雜而又細致的工作，傳統(tǒng)的檔案管理工作所要兼顧的內容很多，所以工作十分繁重。傳統(tǒng)檔案以紙質文件為主，隨著時間的推移，檔案收集的內容種類越來越多，不僅包括各項會議內容，而且還包括多項活動內容，這種情況下應用紙質文件保存就會使檔案管理陷入困境。紙質文件更新速度慢，且信息冗雜，如查閱某個信息耗費的時間比較長，無形之中給檔案管理人員增添了負擔。隨著時代的發(fā)展，檔案管理內容越來越豐富，涉及的范圍也比較廣，如相關人員還是按照紙質檔案收集方法，不僅增加檔案整理的時間，而且給后續(xù)檔案查閱帶來了很大難題。此外，紙質檔案長期翻閱容易造成紙張損壞，導致有效信息丟失，從一定程度上降低了其使用價值。還有部分人員素質低，錯記、漏記的現(xiàn)象時有發(fā)生，嚴重影響檔案管理質量。隨著時代的發(fā)展，檔案信息的載體也發(fā)生了根本性變化，由傳統(tǒng)紙質文件向電子文件轉移，使檔案記錄步入“高速公路”。新時期下信息技術助力檔案管理工作，縮短了檔案歸類整理的時間，使檔案管理突破時間與空間的限制，無論何時何地，管理人員只要登錄相關賬號，輸入關鍵詞就能查到相應的檔案信息，從一定程度上保障了檔案收集的安全性。

1.2 檔案保存

檔案保存是檔案管理的一個重要內容，信息化時代背景下，多數(shù)檔案以電子文檔形式被保存下來，很大程度上節(jié)約了檔案的保存成本，而且還節(jié)約了檔案的儲存空間。相比于傳統(tǒng)人工整理方式，效率更高。新時期下的檔案保存只需要一臺計算機即可完成，相比于紙質文檔，其損壞的概率比較小。調查數(shù)據(jù)顯示，紙質文檔年平均損害率高法12.17%，原因來自多個方面，如保存環(huán)境潮濕、被蟲子“侵蝕”等。隨著信息技術的不斷發(fā)展，檔案保存模式發(fā)生了根本性變化，由傳統(tǒng)的紙質內容轉化為電子文檔，極大程度上簡化了傳統(tǒng)煩瑣的檔案保存模式，實現(xiàn)了智能化檔案保存與管理。

1.3 工作新內容

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的不斷發(fā)展與普及，當今社會已經(jīng)進入了信息化時代，電子檔案逐漸取代了傳統(tǒng)的紙質檔案，檔案數(shù)字化、信息化管理的程度不斷提高，因此檔案管理工作的內容和模式也相應地發(fā)生了很大轉變。現(xiàn)階段檔案管理工作主要是借助計算機設備實現(xiàn)的，由于計算機系統(tǒng)比較復雜，檔案管理中需要用到多個輔助系統(tǒng)，如一個系統(tǒng)出現(xiàn)問題，整個檔案保存工作就不能正常進行。如部分檔案管理人員對檔案管理工作不重視，那么，檔案丟失的概率也會變大。對此，相關人員要備份重要文件，保障檔案的安全性。新時期下的檔案管理增添了新內容，檔案管理制度就是其中的一個重要內容，這就對中職教師提出了更高要求，教師在檔案管理教學中，要提高學生的計算機操作能力。與此同時，還要提高學生的個人素質，切實保障檔案的真是可靠性。此外，學生還要學會檔案的整理方法，根據(jù)其屬性分類整理，對于不同的檔案選擇不同的管理方式。此外，教師還要讓學生培養(yǎng)良好的檔案管理習慣，每次管理時，都要做好備份，同時還要調整防火墻設置，為檔案管理“保駕護航”。

2 學前教育檔案管理模式的轉變

2.1 管理思想

在新的時代背景下，中職教師要改變自身的管理思想，與時俱進，推陳出新。首先，教師要準確分析各種檔案信息的特征，確保信息的真實可靠性，保留一些重要知識，同時還要根據(jù)信息特征將其分類整理，最后選擇合適的保存方式。在此過程中，教師要格外注重檔案分類工作教學，降低學生日后查找檔案的難度，其次，對于一些重要文件，教師要讓學生加密處理，極大程度上降低信息泄露的概率，保障信息安全。此外，教師要突破書本的束縛，利用互聯(lián)網(wǎng)查閱最新的檔案管理技術，并傾注于學生的思想中，使學生掌握最新的知識，提高其崗位適應能力。

2.2 管理制度

檔案管理制度是檔案管理的總體依據(jù)，其能為檔案管理工作提供正確的導向。信息化背景下，教師要創(chuàng)新檔案管理制度，給學生講解最新的檔案管理知識，革除傳統(tǒng)紙質檔案存儲信息的弊端，實現(xiàn)數(shù)字化管理。檔案管理制度的制定要根據(jù)行業(yè)發(fā)展需求而定，確保檔案真實性的前提下還要提升其安全性。新時期下的檔案管理朝數(shù)字化方向發(fā)展，網(wǎng)絡技術是主要推動力，在此過程中，教師還要加強網(wǎng)絡技術教學，提高學生的計算機操作能力，使學生掌握檔案分類、儲存的正確方式，同時還能備份信息，提高檔案管理效率。

2.3 人員素質

新的教育背景下，教師要重視學生檔案管理能力的提升，摒棄傳統(tǒng)理論式教學模式，將學生素質放到首位，培養(yǎng)復合型檔案管理人才。中職教師在教學過程中，要以行業(yè)發(fā)展要求為導向，在傳統(tǒng)知識教學基礎上融入行業(yè)發(fā)展對人才素質要求的相關內容，使學生掌握更多的知識，緊跟時代發(fā)展的潮流，提高自身的素質，培養(yǎng)保密性強、工作效率高的檔案管理型人才，彌補行業(yè)發(fā)展中人才空缺的漏洞。

3 結束語

檔案管理是中職院校的一門重要課程，中職院校開設這門課程旨在培養(yǎng)更多的檔案管理型人才，彌補行業(yè)發(fā)展中人才短缺的短板。在新的時代背景下，教師要深刻反思檔案管理工作內容及模式的變化情況，科學調整教學策略，提高學生的檔案管理能力，為相關行業(yè)輸送更多的復合型人才，促進整個行業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

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