文檔一體化管理推進企業檔案信息化建設探討

張紅

摘 要：基于文檔一體化管理推進企業檔案信息化建設為核心進行研究，先闡述企業檔案管理現狀，然后分析文檔一體化管理對推進企業檔案信息化建設的意義，并以此為依據，提出實施文檔一體化管理應注意的問題，其內容包含：注重提高檔案管理人員素質、注重提高檔案管理安全意識、注重完善檔案管理的規范化等，其目的在于有效提高企業檔案管理效率。

關鍵詞：文檔;一體化管理;企業檔案;信息化建設

在經濟飛速發展背景下，對企業自身的發展和管理提出了較高要求，特別針對檔案信息化建設，更是提出了較高要求。所謂企業檔案信息化指的是，企業在檔案管理活動的過程中，能合理運用信息技術，對檔案信息資源展開有效的采集、管理和利用。而文檔一體化管理不僅是企業檔案信息化建設的核心，同時還是實現企業檔案信息化建設的主要途徑。基于此，針對文檔一體化管理推進企業檔案信息化建設，展開以下分析，促使檔案查準率有效提高。

1 企業檔案管理現狀

縱觀我國部分企業的方案管理現狀可看出，存有以下幾點問題：第一，重視程度有待提高。現如今大部分企業管理人員都把注意力投放在軟硬件設施方面，注重獲取更多的經濟效益，而檔案管理作為一種不被放在表面的工作，被管理人員放在次要的位置。產生這一現象的主要原因，就是企業對檔案管理工作缺乏重視，并且沒有意識到檔案管理工作的作用，進而導致檔案管理在工作中出現諸多問題;第二，管理方式待創新。目前眾多中小企業在發展中，仍然是把文件處理和檔案管理劃分成為兩個部分，并以各自為政的方式進行管理[1]。在文件處理中包含收文和發文，主要是由辦公室進行負責和處理，在以人工處理方式為主，不論收文件還是發文件，都是由總公司的辦公室人員手工登記，然后進行人工分發和傳閱;第三，業務素質待加強。眾所周知，檔案管理工作人員是保證檔案管理工作順利開展的關鍵，同時也是檔案信息資源存儲的核心人員。但是根據目前企業的檔案管理工作現狀可看出，管理人員時常會在工作中存有懈怠心理，再加上信息技術的不斷發展，推進企業檔案管理信息化建設是必然的發展趨勢。簡單來說，只有檔案管理人員熟練掌握現代信息技術，并合理運用計算機，就能確保檔案管理工作順利開展。但若是檔案管理人員的自身業務素質不高，不僅無法發揮現代技術優勢，還會出現檔案資源利用率低和信息存儲質量差等問題出現。

2 文檔一體化管理對推進企業檔案信息化建設的意義

2.1 有助于加快企業檔案信息化建設

針對文檔一體化管理對推進企業檔案信息化建設的重要意義展開以下分析。第一，文檔一體化管理指的是，將檔案工作逐漸滲透到文件的形成階段和使用階段，幾個環節融合成為一個不可分割的有機體，進而解決公文和檔案工作之間無法實現共享的問題，促使信息收集更加全面和準確[2]。可見，文檔一體化管理不僅簡化了文檔管理工作程序，降低重復勞動率的使用，同時還提高了文檔管理工作效率;第二，科學運用文檔一體化系統，能讓計算機在對公文展開規范化處理后，所歸檔的信息保持文件本身具有的必然聯系，進而反映出文件之間完整且清晰的相互關系，對提高檔案查準率具有重要意義;第三，相比較以往的檔案管理方式而言，文檔一體化管理有效轉變了文件生成方式和載體特點，而且還能借助先進的計算機系統，針對文件進行篩選、整理和檢索等工作，在一定層次上有效開發了檔案信息資源;第四，主要借助計算機網絡實現文檔一體化管理，在計算機網絡中不僅能實現網上收發、辦理和傳閱相關文件，還能在網絡上進行歸檔，促使企業工作人員直接通過網絡檢索獲取檔案信息，實現了資源共享的目的。

2.2 有助于提高企業資源合理利用率

相比較以往檔案管理而言，文檔一體化管理方式，不僅減少了不必要的重復勞動率，提高檔案管理工作效率，同時還能充分發揮人力、物力、財力等資源作用，為企業減少諸多不必要的經濟損失。與此同時，文檔一體化的管理系統還能實現企業總部與各所屬單位間收發電子文件的同步傳輸，進而提高辦公效率[3]。此外，該系統能把收文、發文、檔案等模塊，根據對應的流程實現分塊實施，促使信息數據能實現共享，最終有效提高各類信息數據的利用率。

3 實施文檔一體化管理應注意的問題

基于企業檔案管理工作現狀，要想實施文檔一體化管理推進企業檔案信息化建設，則是需要在實際工作中，注重以下幾點問題，分別是：檔案管理人員素質的提高、安全意識的提高以及檔案管理的規范化。只有通過以上途徑入手，才能確保檔案管理工作效率有所提高。

3.1 注重提高檔案管理人員素質

要想有效提高企業檔案管理工作人員素質，就需要企業能根據管理人員的工作特點和實際情況，通過理論知識培訓的方式，培訓檔案人員的理論知識，并對不同性質和不同工作特點的檔案人員，進行相對應的培訓和指導工作。但在培訓期間，最重要的工作就是加強檔案人員的文件處理能力、檔案管理能力以及保密制度的培訓，檔案人員具備檔案管理意識遠遠不夠，還需要具備較強的保密意識，只有做到嚴密、有序且規范的檔案管理，才能促使文檔一體化管理，更好的服務于企業，進而推進企業檔案信息化建設。

3.2 注重提高檔案管理安全意識

在當前信息時代背景下，因其具有的共享性、網絡性特點，促使文檔在使用期間很有可能出現，受黑客攻擊、受病毒入侵等現象，一旦出現此類現象就會讓數據出現泄密和丟失，所以在電子文檔管理中最重要的核心因素就是安全性。基于此，有關網絡安全性方面的問題，應在開發軟件的時候就考慮融入加密技術，同時還要保證電子文檔具有專用的服務器進行存儲[4]。此外，為有效保證檔案信息資源的完整性，還應當在文檔一體化初期階段，采取紙質文件和電子文件雙重歸檔的方式進行，等待電子文檔性能穩定后，在逐漸減少紙質文件的存檔數量，以此來保證檔案數據信息的完整性和有效性。

3.3 注重完善檔案管理的規范化

基于現代化發展階段，要想借助文檔一體化管理推進企業檔案信息化建設，則是需要企業進一步完善檔案管理的規范化。人力、物力、財力在檔案信息化建設中缺一不可，所以，這就需要企業相關部門能成立一個平臺，該平臺作為實現文檔一體化管理的主要途徑。在平臺構建的過程中，還要保證檔案管理部門自身管理水平的提高，只有水平得到提高才能完善檔案管理制度和方法，進而為實施規范化的檔案管理奠定良好基礎。在規范檔案管理工作時，會有部分內容是辦公用品的購買，也就是說，在采購辦公用品時，應當根據與之相關的規定進行購買，并且還要根據文件信息進行科學分類[5]。

4 結束語

總而言之，企業實現文檔一體化管理推進檔案信息化建設，是目前信息時代發展的重要標志，而且相比較以往的紙質檔案管理模式而言，已經無法適應現代時代發展需求，文檔一體化檔案管理模式的實施，能在提高檔案利用率的同時，發揮檔案功能作用，進而促進檔案信息化建設。對此，企業應在掌握檔案管理現狀的基礎上，促進文檔一體化檔案管理順利進行。

參考文獻

[1]呂帥.基于文檔一體化的文書檔案信息化管理策略研究[J].魅力中國，2020，（14）：382-383.

[2]佟純.電力企業文檔一體化管理實踐[J].中國檔案，2020，（3）：70-71.

[3]溫振鵬.基于文檔一體化的數字化檔案室建設探討[J].文存閱刊，2019，（19）：44.

[4]王芳.文檔一體化文書檔案信息化管理措施解析[J].辦公室業務，2018，（17）：44.

[5]李瑋.實施文檔一體化，推進檔案信息化建設[J].魅力中國，2018，（15）：260.