試談信息化時代學校如何做好檔案管理工作

摘 要：在信息化技術的迅速發展趨勢下，學校檔案信息化建設也被學校管理者提上日程。本文主要討論在信息化時代種學校檔案管理工作存在的管理人員能力不足、設備落后等問題，提出了加強檔案人才培養、完善信息化設備等策略，希望能夠促進學校檔案管理信息化建設的發展。

關鍵詞：信息化時代;學校檔案管理;管理人員

檔案管理是學校工作的重要環節，其管理水平是衡量學校整體管理水平的標準。在信息化時代背景下，許多學校都開始施行檔案信息化管理方式，如何切實施行該方式成為眾多學校關注的重點。

1 當前信息化時代下學校檔案管理工作中存在的問題

1.1 管理人員能力不足

目前雖然很多學校開始建設信息化檔案管理模式，但是其對檔案部門的重視程度依舊不夠。教師、學生的數量多，需要管理的檔案數量大，工作量也大，而部分學校領導認識不到檔案工作的重要性，有些學校甚至不設立專門的檔案管理人員，把檔案交給基本沒有學習過檔案管理知識的人員來管理，對其技能的要求較低，導致管理人員跟不上信息化時代的發展，降低學校檔案信息化管理的進程[1]。

1.2 設備落后

學校主要的工作是教學，資金大部分的流向都是教學資源的引進和教學設備的完善，很少會投入檔案管理上。所以，大部分學校的檔案室空間狹小，保管效果差，檔案管理的設備也都是徹底不能使用了才會進行更換，設備得不到與時俱進的更新換代，滿足不了信息化時代的發展。有的學校即使更換了也因為制度的不完善導致管理人員的怠慢，不去使用其不適應的新機器，依舊使用老設備，使新設備成為擺件。

1.3 檔案資源開發利用不到位

傳統觀念中檔案收集上來之后管理人員基本只需要好好管理就可以了，這些檔案資源幾乎不會應用在教學工作中。但是信息化時代檔案管理需要更加注重檔案袋開發和利用，檔案里面包含著學生的基本情況和學習過程中的獎懲記錄，是可以為學生之后工作提供重要參考價值的。管理人員將檔案有條理化進行分類、組合，使其有序擺放，充分利用檔案資源，可以促進很多基本工作的進度。

1.4 檔案資源結構不合理

檔案管理工作受傳統紙質收集管理方式的影響，重視對文字信息的收集，檔案里面很少會設計照片、視頻這種資源，檔案組成結構不合理。不少學校為了推進檔案信息化建設，加快檔案組成結構合理化發展，強行舉辦學生校院級活動對其進行攝影，將產生的音像資源放入檔案中，雖然在一定程度上緩解了檔案資源結構不合理的情況，但是匆忙留下的資源并不能作為學生成長的代表性物品，影響學生的日后發展。

2 信息化時代下學校檔案管理工作的策略

2.1 加強檔案人才培養

學校應該加強對檔案管理人員的技能培訓，引進檔案管理相關專業的人才，分級建立專門的檔案管理隊伍。首先，從校領導思想上重視起學校檔案部門，對于檔案管理工作不能敷衍了事，需要摒棄傳統觀念，成立專門的檔案管理隊伍，引進先進人才，不能只注重教育。其次，加強對相關人員的培養，可以通過定期組織交流會、邀請有關專家到學校舉辦講座、去其他學校學習經驗等方式提高管理人員能力，做好傳統檔案管理模式和信息化管理模式的銜接工作。最后，需要檔案管理人員本身提高管理意識，不斷提升自己，學習先進檔案管理理念和操作方式，努力加強自身工作積極性，熱愛檔案管理工作，做好本職工作。例如，某學校想對傳統檔案管理模式進行改革，將信息化檔案管理模式劃入管理人員的培訓目標，分層級的開展專業培訓，培養其檔案管理技能，通過高強度的培訓，管理人員對信息化檔案管理有了更深層次的理解，能力得到顯著提升，逐漸形成了一支業務水平高、信息化技術強的學校檔案管理隊伍，為學校的穩定發展鞏固率基礎[2]。

2.2 完善信息化設備

針對學校信息化設備落后的問題，學校資金在分配時需要加大檔案管理在其中的比例，讓信息化設備得以完善。想要把學校檔案管理信息化除了管理人員的能力最重要且最不可缺少的支撐就是信息化設備，學校應該積極向有關部門申請完善信息化設備的經費，擴大檔案室面積，改善其保管條件。對此，政府相關部門需要重視學校檔案室的基礎設施建設，和學校保持及時有效的溝通交流，給予一定的政策、資金支持，幫助學校完善檔案管理所需要的設備。例如，青島市教育局以“檔案管理全面實現信息化”為目標，實地查看當地學校檔案室里的設備并進行記錄，針對設備落后的問題，和相關學校溝通以后，累計投入資金300余萬元。通過政府組織“檔案+互聯網”的合作，由檔案管理人員進行相關檔案整合，在全市3個區市三十多所學校近七百個班級率先開展信息化檔案管理，覆蓋三萬多名師生，這種方式以較小的資金投入，獲得了明顯的效果，不僅完善信息化設備，還促進學校信息化檔案管理的發展，為其他地區提供了示范性的作用。

2.3 強化對檔案資源的利用

學校檔案是對以往的記錄總結，不應該只一直保管在檔案室中，而是要發揮出其記錄總結的經驗作用，讓之后的工作更加順利。學校需要完善相應的檔案管理制度，注重檔案的收集工作，科學合理的開展檔案收集與整合，保證檔案資源的完整。信息化時代便于檔案資源的管理，學校要重視其對檔案資源利用的影響，擺脫傳統觀念的束縛，根據實際需要在教學過程中根據檔案資源制定相關計劃，推出更加符合實際的處理方式，擴大學長檔案部門的影響力，促進教育水平的提高，讓更多人注意到檔案資源的重要性和可利用處，使檔案資源擺脫擺設標簽，真正的“活起來”。例如，某學校在實習教師的培訓上重視到教學經驗的作用，從檔案室調動教學檔案，利用以往教育工作者們在教學過程中留下的文字、圖像等有價值的教學記錄，給實習教師提供參考，因其本身記錄的科學合理性，讓實習教師在教學中有了很好的參考依據，吸收了前人的經驗，有針對性的調整自己的教學計劃，改進自我教學設計當中的不足之處，促進實習教師的成長，為以后的教學效果提供保障。

2.4 循序漸進推進檔案信息化建設

目前，學校檔案信息化管理還只是一個趨勢，所以，相關人員要避免急于求成，需要認識到檔案信息化建設是一個循序漸進的過程。每個學校都需要結合自身情況，自身所擁有的人力、財力、物力，來制定檔案信息化建設的進程。如果學校資源支持的情況下就可以快速建設檔案信息化管理，然后穩固的促進其轉變;如果學校資源不允許，那么管理者也不需要焦慮，可以申請相關經費，然后制定計劃，實行分點建設措施。例如，一學校領導在面對外界檔案信息化建設的熱潮時，不急不躁的認真分析了自身學校的情形，認為學校不能在短時間內就建好，所以，其決定首先把傳統的檔案檢索方式進行改變，在管理人員中推行使用現代計算機檢索方法，然后，逐步開展其他檔案數字化加工工作，循序漸進地實現傳統管理方式向信息化轉變。這種方式也可以讓相關管理人員有足夠的時間適應、學習，不至于面臨新技術時會手足無措。

3 結語

總之，檔案信息化管理更利于學校對檔案資源的使用，提高檔案管理本身的質量，所以，需要注重對信息化技術再檔案管理中的應用。此外，學校在重視檔案信息化管理的同時也要重視檔案部門管理人員的能力發展。盡可能快的全面實現學校檔案信息化建設，促進教育事業的發展，

參考文獻

[1]李英.高校人事檔案管理信息化建設研究[J].知識經濟，2019（28）：128+130.

[2]李艷芳.“互聯網+”時代學校檔案管理信息化建設研究[J].延安職業技術學院學報，2018，32（06）：37-38.

作者簡介

賈佳（1984-），女，山東濱州人，本科，中小學檔案管理方向。