提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

摘 要：隨著時(shí)代的進(jìn)步，社會(huì)的發(fā)展，信息化已經(jīng)是發(fā)展的必然趨勢(shì)。為了能夠滿足當(dāng)下社會(huì)的發(fā)展需求，推動(dòng)我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的前行，相關(guān)部門需將檔案管理信息化作為工作重心。本文對(duì)當(dāng)下事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析研究，并提出了相應(yīng)的解決措施，具體如下。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè);優(yōu)點(diǎn);問(wèn)題;有效策略

1 事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1 檔案管理信息化重視程度有待加強(qiáng)

據(jù)調(diào)查了解，當(dāng)前我國(guó)部分事業(yè)單位將重心放在人才培養(yǎng)上，對(duì)檔案管理工作的重視度不足，并認(rèn)為相關(guān)工作人員只用負(fù)責(zé)各部門的檔案管理即可，未能正確認(rèn)識(shí)到各部門之間的聯(lián)系。同時(shí)部分工作人員在開(kāi)展檔案質(zhì)量分類工作時(shí)，為嚴(yán)格按照檔案管理信息化建設(shè)的根本操作，該形勢(shì)嚴(yán)重影響了檔案管理工作的效率及質(zhì)量，制約了檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展進(jìn)程[1]。其次，事業(yè)單位作為我國(guó)直屬單位，與國(guó)家的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展有著密切關(guān)聯(lián)，而檔案管理信息化可有效降低單位的成本支出，提高單位的經(jīng)濟(jì)效益，為國(guó)家創(chuàng)收更高的收益，因此高層需對(duì)此加強(qiáng)重視度，提升檔案信息化的利用率，從而才能推動(dòng)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

1.2 缺乏相應(yīng)的專業(yè)檔案管理人才

若想提高事業(yè)單位檔案信息化的建設(shè)進(jìn)程，需要有專業(yè)人才及技術(shù)的支撐。而影響我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作效率的主要因素是由于單位內(nèi)部缺乏相應(yīng)的技術(shù)人才，因此導(dǎo)致無(wú)法有效提升檔案管理的整體質(zhì)量水平。據(jù)調(diào)查了解，部分事業(yè)單位檔案管理部門工作人員缺乏相應(yīng)的專業(yè)技能水平，同時(shí)年齡普遍較高，其學(xué)習(xí)能力以及理解能力已經(jīng)無(wú)法跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，以至于不符合檔案管理信息化建設(shè)的根本需求[2]。隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，信息化技術(shù)已經(jīng)被廣泛運(yùn)用在各行各業(yè)中，因其有著提高工作效率及質(zhì)量的優(yōu)勢(shì)，因此相關(guān)部門需不斷的引進(jìn)高素質(zhì)、高水平人才，并加強(qiáng)內(nèi)部人才培養(yǎng)力度，從而才能為檔案管理信息化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1.3 未建立統(tǒng)一完善的信息化檔案管理機(jī)制

為了滿足當(dāng)下社會(huì)發(fā)展的需求，部分事業(yè)單位也在不斷加大檔案管理信息化的投入力度，并對(duì)原有的管理模式進(jìn)行改革，該形勢(shì)已經(jīng)起到了良好的結(jié)果。但是當(dāng)前檔案信息化建設(shè)進(jìn)程還少許緩慢，且不夠統(tǒng)一及標(biāo)準(zhǔn)化，相關(guān)部門工作人員在開(kāi)展工作時(shí)存在一定的懈怠，引起該問(wèn)題的主要因素是由于單位內(nèi)部的檔案管理制度不健全，未能形成完整的檔案管理體系，并未能明確發(fā)展目標(biāo)及動(dòng)向，因此嚴(yán)重影響了檔案管理信息化的發(fā)展，并加大了檔案管理工作順利開(kāi)展的難度。

2 提升事業(yè)單位檔案管理信息化的有效策略

2.1 建立健全可靠的檔案管理體系

眾所周知，完善的管理體系不僅能夠有效提高工作效率及質(zhì)量，更能夠?yàn)橥苿?dòng)檔案管理信息化建設(shè)的順利開(kāi)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。因此相關(guān)部門需對(duì)此加強(qiáng)重視度，根據(jù)單位的實(shí)際情況及未來(lái)發(fā)展需求制定合理的管理制度，確保該制度的切實(shí)可行性，并落實(shí)到部門、落實(shí)到個(gè)人，使其形成相對(duì)較為完整的管理體系。同時(shí)可根據(jù)各環(huán)節(jié)所負(fù)責(zé)的內(nèi)容劃分相應(yīng)的職責(zé)范圍，并制定相應(yīng)的考核指標(biāo)，采用獎(jiǎng)懲方式，將及績(jī)效考核的結(jié)果與工作人員的薪資待遇掛鉤，該方式不僅可以起到督促作用，使其能夠嚴(yán)格按照制度標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范自身操作行為，更可以有效調(diào)動(dòng)工作人員的工作積極性[3]。其次，檔案管理系統(tǒng)的建立也是較為重要的環(huán)節(jié)，需在內(nèi)容中添加各類信息的匯總及檢索工具，該方式可有效提高工作效率，保證檔案管理信息化得以快速發(fā)展。

2.2 加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員綜合能力的培訓(xùn)

工作人員作為檔案管理工作的參與者與實(shí)施者，其專業(yè)技能水平及綜合素養(yǎng)與檔案管理信息化工作的開(kāi)展有著密切關(guān)聯(lián)，因此相關(guān)部門需加強(qiáng)重視度，定期展開(kāi)培訓(xùn)工作，并根據(jù)工作人員的實(shí)際情況及單位發(fā)展需求制定合理的培訓(xùn)方案，如計(jì)算機(jī)知識(shí)、檔案管理信息化操作、檔案平臺(tái)的安全性等一系列技能，切實(shí)提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，確保其能夠?yàn)闄n案管理信息化建設(shè)提供有力幫助。同時(shí)因檔案管理信息化不僅要求有充足的檔案管理經(jīng)驗(yàn)還需具有一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)，因此在開(kāi)展招聘工作時(shí)，需提高招聘門檻，為單位引進(jìn)同時(shí)具備這兩項(xiàng)技能的復(fù)合型人才，打造一支高素質(zhì)、高水平、高質(zhì)量的專業(yè)隊(duì)伍。

2.3 加大對(duì)相關(guān)信息技術(shù)及設(shè)備資源的投入力度

事業(yè)單位若想更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，不僅要制定完善的管理體系、提高工作人員專業(yè)水平，還應(yīng)當(dāng)在硬件的投入上給予一定的支持，以此來(lái)滿足單位發(fā)展的實(shí)際需求。同時(shí)還需及時(shí)引進(jìn)較為先進(jìn)的信息技術(shù)以及軟件，并定期進(jìn)行升級(jí)作業(yè)，以便于該軟件能夠?yàn)闄n案管理工作提供更好的服務(wù)。在此需注意的是，在升級(jí)時(shí)需及時(shí)保存相應(yīng)的檔案資料，避免發(fā)生意外丟失現(xiàn)象。同時(shí)事業(yè)單位的檔案資料具有一定的私密性，因此還需做好檔案保護(hù)工作，采用信息加密技術(shù)以及防火墻技術(shù)來(lái)確保檔案信息的安全性，避免資料遭遇惡意篡改，給單位造成較大的經(jīng)濟(jì)損失。其次，檔案信息因涉及內(nèi)容較多，相關(guān)工作人員需建立完善的檢索以及傳輸系統(tǒng)，以便于后期能夠更加便捷的查找及傳輸相應(yīng)的檔案信息，以此來(lái)提升檔案管理信息化的利用率，推動(dòng)事業(yè)單位的健康穩(wěn)定發(fā)展[4]。

2.4 提高事業(yè)單位各部門對(duì)檔案管理信息化的重視度

若想提升檔案管理的信息化，各部門需對(duì)該工作加強(qiáng)重視度，并正確認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化所帶來(lái)的便捷及安全性。同時(shí)需加大現(xiàn)代信息化宣傳力度，在單位內(nèi)部樹(shù)立正確的檔案管理理念，鼓勵(lì)工作人員及時(shí)順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展運(yùn)用各種信息技術(shù)手段來(lái)開(kāi)展后續(xù)工作。在此需注意的是，在轉(zhuǎn)變檔案管理模式的同時(shí)也應(yīng)當(dāng)保存原有的紙質(zhì)檔案，確保各類檔案資料具有一定的權(quán)威性。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案作為事業(yè)單位的重要資源，對(duì)單位的發(fā)展有著積極推動(dòng)作用，相關(guān)管理人員不僅要保證檔案信息的安全性，還應(yīng)當(dāng)提升檔案管理的整體水平。檔案管理信息化建設(shè)不僅可以提升檔案管理效率，還能夠幫助企業(yè)突破發(fā)展的局限。因此各事業(yè)單位需合理運(yùn)用該技術(shù)手段，采用相應(yīng)的措施來(lái)提升單位內(nèi)部檔案管理信息化水平。

參考文獻(xiàn)

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[2]么敏江，周森森，張英妹，祝云英，董景湘，宋健.實(shí)施農(nóng)業(yè)科研檔案目標(biāo)管理認(rèn)定工作的思考——以河北省農(nóng)林科學(xué)院為例[J].河北農(nóng)業(yè)科學(xué)，2020，24（03）：106-108.

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[4]郭夢(mèng)茜.大數(shù)據(jù)時(shí)代公共事業(yè)單位管理型會(huì)計(jì)信息化技術(shù)發(fā)展路徑[J].中國(guó)鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)會(huì)計(jì)，2020（01）：226-227.

作者簡(jiǎn)介

孫明艷（1973-），女，漢族，河南周口人，大專，現(xiàn)任職稱中級(jí)館員，漢語(yǔ)言文學(xué)專業(yè)，研究方向：檔案管理。