二維協同設計平臺應用下企業科技檔案管理模式的創新

摘 要：隨著電子支付、手機應用的普及，信息技術的發展正改變人們的生活方式和工作方式。以檔案工作為例，隨著各種信息化系統的實施，電子檔案正逐步占據主導地位，對傳統的檔案管理模式產生了沖擊。在新形勢下，檔案工作既面臨機遇也面臨挑戰，本文將闡述二維協同設計平臺的應用對檔案工作產生的影響，研究新形勢下如何找準切入點，提升檔案管理的質量和效率。

關鍵詞：二維協同;科技檔案;創新

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.060

1 前言

中國航空規劃設計研究總院有限公司設計業務模式為CAD系統設計和綜合項目管理系統流程管控結合的方式，利用綜合項目管理系統進行流程管控，設計完成后出版硫酸圖進行審簽，檔案部門負責成品硫酸圖的檢查驗收、著錄、掃描和出版。此圖檔管理模式中，硫酸圖為原始存檔憑證記錄，起承上啟下的作用。隨著二維協同設計平臺（簡稱平臺）上線，徹底改變了這種模式。

2 二維協同設計平臺簡介

2.1 平臺概述

平臺是基于內容管理，以網絡為支撐，CAD技術應用為基礎，圖檔信息管理為手段，綜合項目管理為主線，協同設計為核心，使設計、管理、歸檔、成品出版實現一體化的集成應用系統。平臺與綜合項目管理系統、檔案管理系統緊密結合，可實現設計業務的流程和數據管理，各專業協同設計，完成電子出圖、成品文件自動歸檔及檔案電子庫內出版成品圖紙，實現設計產品全生命周期管理。

2.2 平臺優勢

2.2.1 實現圖紙標準化

將公司標準圖簽、圖庫、字體、線型等內置于模板，設計人員通過系統自動創建標準模板，不同設計人員間圖紙可以便捷調用，解決設計人員自行創建圖層、字體、線型的隨意性和不一致性，實現成品設計圖紙的標準化、規范化。

2.2.2 提高效率和質量

平臺能夠實現設計過程信息資料集成、共享和傳遞，解決專業內部、不同專業之間的分工合作與交流，實現專業內、專業間協作配合，減少重復性勞動。通過整合綜合項目管理系統、檔案管理系統，進行數據集成、過程集成和功能集成，將設計人員、檔案人員從大量的簽字、開會溝通、歸檔、驗收、著錄、掃描等工作中解放出來，有助于縮短設計周期，提高效率和質量。

2.2.3 保證電子文件真實性、一致性

平臺的設計產品，系統能實時全面監控全過程，各環節自動收集創建相應過程記錄，設計過程資料隨設計過程自然產生，合規合法、真實有效，實現了過程記錄、過程資料、設計成品的電子化。將歸檔入口嵌入平臺，實時接收電子文件原文及元數據信息，使設計人員在一個平臺上即可完成設計到歸檔出版全過程操作，實現電子文件全生命周期管理，確保了歸檔電子文件的真實性、一致性。

2.2.4 節約成本

由于平臺能夠保證歸檔電子文件真實性、一致性，可直接生成設計成品電子文件，通過出版模塊完成出版，因此可取消出版硫酸圖存檔環節，實現降本增效。

3 基于二維協同設計平臺的科技檔案管理要點

3.1 轉變工作思路

3.1.1 轉變管理理念

在基于平臺的檔案管理模式中，電子檔案的憑證性得到保障，完全取代了紙質檔案，在公司內部圖檔管理流程中實現無紙化辦公，檔案的工作內容和工作性質也隨之發生重大改變，“以紙為尊”的傳統理念不再適用，檔案管理由“管檔案”轉變“管數據”、“管信息”。

3.1.2 “雙軌制”逐步“單軌化”

“雙軌制”指紙質文件和電子文件同步隨業務流程運轉，即紙質文件作為原始記錄的原件存檔為主，電子文件作為流轉和利用為輔的管理模式?！半p軌制”具有較強的時代性，在一定時期內是最合理的解決方案，但也帶來管理成本和工作量的增加。隨著各種先進輔助平臺的出現，電子文件的環境發生了重大變化，電子文件具備了原件內容的原始性和憑證性。檔案部門要以此為契機，突破“雙軌制”束縛，推行科技檔案電子文件“單軌化”，制定電子文件長期保存和可識讀性管理策略，確?！皢诬壔焙箅娮訖n案的安全和可讀取。

3.2 加強前端控制

所謂前端控制，指檔案管理工作提前介入電子文件的形成、運行和歸檔管理。對電子文件從生成到歸檔整個過程進行統一規劃、要求，把預設的監控功能和檔案管理功能嵌入各系統，在文件形成和維護階段進行有效監督，實現電子文件超前控制和全程管理，建立起統一標準、密切相關、互為保證、相對獨立的運行模式，組成完整的電子文件原始性、真實性保障體系。

3.2.1 系統檔案需求分析

需求分析是檔案管理實現前端控制的關鍵環節。檔案人員要在系統設計階段參與到需求調研與分析中，從檔案管理的角度對電子文件從源頭上進行控制，諸如歸檔范圍、文件生成、編號規則、著錄、電子審簽、元數據生成與采集等方面進行整體設計和分析，確保電子文件的完整性、真實性。

3.2.2 數據接口開發和檔案管理系統升級

首先，要明確平臺與檔案管理系統數據接口開發需求;其次，要做好系統供應商之間的協調工作，確保需求落地;最后，要做好檔案管理系統升級，充分考慮歸檔數據的完整性、安全性和可靠性，保證系統穩定性，確保大量接收數據下，系統不奔潰、不延時、數據不丟失等。

3.2.3 歸檔數據整編

檔案人員要對歸檔數據進行檢查、整編，完善相關字段，完成數據歸檔。例如保管期限、密級等無法從平臺捕獲的字段，歸檔時要進行補充完善。為增加數據之間的關聯性，可根據情況增加關聯字段，便于檔案信息資源的開發利用。

3.3 加強檔案信息資源建設，建設企業檔案數據信息資源中心

首先，要持續開展館藏紙質檔案數字化，使紙質檔案突出重圍、煥發活力;其次，加強檔案信息提取、發掘，讓檔案由數據變信息;最后，拓展檔案信息資源收集范圍，與公司各應用系統集成，提升檔案數據收集能力，使檔案管理系統成為企業數據信息資源中心，實現檔案管理從“管實體”到“管數據”、“管信息”的轉型。

4 結束語

在信息化飛速發展的今天，檔案管理必須打破傳統思維，開拓工作思路，引入新觀念、新技術或新方式，把先進工作理念和管理模式引入檔案管理，全面把握檔案信息化建設的實質，有序、有效地推進和搞好檔案信息化，推動檔案事業的改革與創新。

參考文獻

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作者簡介

巫殷偉（1987-），男，漢族，廣西桂林人，本科，館員，研究方向：企業科技檔案管理。