人力資源和社會保障局檔案管理工作的實踐與啟示

馮金鳳

摘 要：人力資源和社會保障局是為人民服務的后勤保障行政單位（以下簡稱人社局），人社保局檔案管理屬于十分重要的內容，人社局各項管理工作中，為了給人社局檔案管理工作開展提供良好的理論依據。緊跟著時代的發展，在當前檔案管理工作中，人社局檔案管理水平由于信息技術的應用得到大幅度的提升。從檔案管理制度的不完善，人社局檔案管理人員的責任不明，以及沒有科學合理的管理規范，影響人社局檔案管理的整體水平，到信息技術應用，極大的改善人社局管理工作的水平，本文主要對人力資源和社會保障局檔案管理工作中所存在的問題以及創新實踐進行分析，以便能夠為提高人社局檔案管理工作提供理論支持。

關鍵詞：人力資源和社會保障局;檔案管理;實踐

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.051

人社局內部的重要資料，對于工作人員開展服務工作或者個人而言都是十分重要的文件，人社局檔案管理工作的開展與發展，由于各類不良因素，受到管理人員與管理制度及其他等多方面因素的影響，不可避免地會出現一定的混亂，導致人力資源和社會保障局檔案出現破損、缺漏、丟失等問題。因而開展有效的人力資源和社會保障局檔案管理是十分重要的，在現代人力資源和社會保障局檔案管理中為了使管理制度更加科學合理化，更加的符合實際管理情況，應當提高人力資源和社會保障局的管理工作中，提高檔案管理的水平，明確工作責任，使人社局資料與數據得到保障。

1 檔案管理工作的意義

檔案管理資料無論是紙質材料還是數字化資料對于一個單位或者企業來說都是十分重要的核心內容，對于工作開展、發展方向有重要作用。然而由于各種不良因素，受到管理人員與管理制度及其他等多方面因素的影響，不可避免地會出現一些混亂，導致檔案管理出現混亂、缺漏、丟失等問題。現階段，在人力資源和社會保障中，人力資源檔案發揮著無可比擬的作用，尤其對在職人員檔案管理有著極其深遠的影響，與他們未來發展的前途有著十分緊密的聯系[1]。由此可見，人力資源和社會保障局的檔案管理工作是做好各項工作的重要前提。

2 人社局檔案管理的現狀分析

2.1 管理制度不完善

由于我國的《檔案管理辦法》頒布較早，有很多人社局管理中心并沒有相對全面的管理規章制度，規范制度大框架下面并沒有制定相關準則，沒有納入考核范圍，對于管理人員來說，責任不明確，工作內容較為模糊，沒有較為合理、科學的管理規范指導，影響整體部門的檔案管理水平。

2.2 管理人員綜合水平較低

人力資源和社會保障局檔案管理工作中工作人員屬于主要管理者，管理人員素質直接影響管理整體水平以及相對管理質量，因而需要檔案管理人員具備較高的綜合素養。然而大多數管理人員綜合素質較差，缺乏管理創新理念，對于檔案管理制度掌握不全面，不能很好地開展檔案管理工作，導致與實際需求存在較大差距，給管理質量以及最后總管理效果帶來不良影響。

2.3 缺少統一化的檔案管理部門數據庫

隨著時代的進步，為有效保障我國居民的晚年生活，人力資源和社會保障局的成立為我國廣大群眾提供了后勤保障。然而由于我國人口居多，且城市之間的經濟發展狀況不同，我國不同地區的人社局制度也大相徑庭。雖然現代高端的電子設備為人社局局數據記錄提供了極大的便利，但是實際需求與現實管理仍然存在很大的問題。比如我們最常見的就是人社局信息檔案的調動問題，由于人社局缺少統一化的檔案管理部門數據庫，使用者在調檔過程中，很難跨部門和地區，對電子化檔案信息進行調用，仍然需要相關管理人員在內部數據庫中查找[2]。

3 加強人力資源和社會保障局檔案管理工作的建議

21世紀以來，大數據的應用為我們的日常工作及生活帶來了諸多便利，尤其是計算機設備的應用，不僅提高了工作效率，降低了用工成本，還極大地促進了信息管理的安全性。針對本文探討的重點，即人力資源和社會保障局檔案管理工作的實踐與啟示，特提出以下建議：

3.1 加強數字化檔案管理安全體系建設

就目前我國經濟發展形勢而言，以信息為主的數字化檔案管理工作逐漸走向主流反向，加強檔案管理的數字化建設已成為必然趨勢。較傳統的檔案管理工作而言，檔案記錄以紙質信息為主，隨著信息技術的應用逐漸衍生為電子檔案，而數字化檔案主要載體為計算機網絡系統、操作系統、數據庫管理系統和信息應用系統，這些硬件設施一旦損壞，檔案信息將難以修復。因此，應提升信息化建設的資金投入、購進設備、引進軟件，建立有效的數字化安全預警機制，提升檔案管理工作人員的危機意識，綜合完善檔案的安全管理工作。

3.2 提升檔案管理人員的職業技能

信息化檔案管理建設固然重要，但信息技術總的來說還是“以人為中心”的工作，離開了“人”的努力，信息技術的建設都是徒勞，所以，疾控中心檔案管理團隊離得管理人員的專業能力培養的培訓尤為重要[3]。在招聘工作時，從培訓期間開始強化未入職員工的選聘，并且合理的提升入職門檻，培訓合格者準予入職，并且培訓期間強化對新入職員工職業素養的培養，保證檔案管理工作人員良好的精神面貌。其次，優先選聘具備一定工作基礎，并能夠熟練操作辦公軟件，有一定計算機基礎操作能力的工作人員，組織一支專業技能較高的隊伍，為檔案管理的信息化建設工作開展打下良好的基礎，從而確保工作的順利開展。第三，檔案管理部門的工作人員實行考核制度，進行一定程度的獎懲，做到獎罰分明，讓工作人員充分認識到檔案管理工作的嚴謹性，以及提升自身職業技能的重要性，從而提高員工的積極性。第四，可以通過組織正式的檔案管理工作人員到先進單位進行學習與考察，取長補短，提高員工的專業能力。

4 結語

總而言之，檔案管理工作的有效開展能夠為我國社會保障服務提供可靠依據，為離退休人員提供便利性服務。因此，人力資源和社會保障局檔案管理工作是一項不容忽視且需高度重視的工作，檔案管理部門和工作人員都應完善個人崗位職責，做好分內之事，為服務社會做貢獻。

參考文獻

[1]婁秀娟.人力資源和社會保障局檔案管理工作的實踐與認識[J].管理觀察，2019（27）：66-67.

[2]劉芹.人力資源和社會保障部門檔案管理工作的實踐與認識[J].黑龍江檔案，2012（03）：108.

[3]玄淑云.新形勢下人力資源和社會保障局的檔案管理工作探討[J].中國集體經濟，2017（16）：29-30.