新時期企業檔案管理現狀分析及對策研究

摘 要：本文將深入剖析做好企業檔案管理工作的重要意義，總結并歸納新時期企業檔案管理的現實情況，分析其存在的凸出問題，并嘗試從檔案管理觀念、管理方式、管理人才素質、管理宗旨等多個層面提出有效對策，以期為新時期企業提高檔案管理水平提供些許借鑒。

關鍵詞：新時期;企業檔案管理;現狀與問題;重要意義;對策分析

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.037

在新時期，企業發展迎來了新機遇，但經濟發展形態也對企業管理提出了更高的要求。檔案管理是企業管理的重要內容，是企業發展不可忽視的重要部分，但在企業發展中逐漸成為最容易被忽略的一部分內容。現階段，我國企業在檔案管理方面逐漸暴露出些許問題，如果不能深入分析存在的問題，找到解決問題的有效路徑，便無法提高企業的檔案管理水平。

1 新時期做好企業檔案管理工作的重要意義

檔案管理是企業管理中的基礎性工作，做好檔案管理可以有效提高企業的管理水平。檔案記錄著企業發展壯大的一切情況，是企業分配與利用資源的重要依據。規范、完整、及時更新的檔案資料可以為企業發展和決策提供一定的參考依據，尤其有助于實現對核心資源的管理。新時期企業要想實現科學化管理，就必須從各個方面抓起，做到全面綜合管理，而檔案管理作為企業綜合管理的重要組成部分，是構建完善企業科學管理體系不可或缺的重要內容。提高企業檔案管理工作水平，有助于實現企業管理的現代化。

2 新時期企業檔案管理的現實情況及問題剖析

1）企業管理者的檔案管理觀念亟待轉變。企業管理者的檔案管理觀念較為落后，而且較為模糊，管理人員甚至不清楚何為檔案管理、做好檔案管理工作的重要意義以及如何進行檔案管理。這些觀念層面的問題使得管理者簡單地將檔案管理視為對企業資料進行管理，認為其不需要技術含量，將其視為可有可無的工作。很多管理者認為檔案管理并不能為企業創造直接的經濟利益，對檔案管理的重視程度嚴重不足，因此，對企業檔案管理工作投入的精力和時間非常有限。

2）檔案管理人員專業性不強，業務水平有待提高。經濟發展新形態給企業帶來了嚴峻的挑戰，很多企業為了減少人員費用，降低管理成本，常常讓企業員工兼職從事檔案管理，沒有專門負責檔案管理的人員。在這種情況下，負責檔案管理工作的人員并不具備此方面的專業素質，缺乏專業的檔案管理知識和技能。在新時期實現信息化管理是企業發展的必由之路，這些兼職人員沒有接受相關的技術培訓便上崗，是無法勝任檔案管理工作的，他們不僅缺乏計算機、圖書情報以及法律等方面的知識，而且對現代化的檔案管理方式不熟悉，法將綜合性知識加以運用，綜合性業務水平較低。

3）檔案管理體系不健全，管理主體較為混亂。檔案管理體系不完善是很多企業在發展中存在的凸出問題，缺乏完整規范的檔案管理體系會導致企業檔案管理工作陷入混亂的局面。因管理體系不健全，出現多主體管理檔案資料的現象，一些部門為了自己工作便利，便將檔案資料暫存在自己部門，不僅會給其它部門帶來工作不便，而且會因缺乏專門部門管理而出現檔案資料丟失現象，這會對企業發展造成一定的損失。出現此種現象，根本原因在于企業對于檔案管理思路較為混亂，缺乏完整、科學的管理體系，容易導致檔案資料泄露或丟失。

4）社會服務力度較弱，檔案價值未能得到充分體現。企業檔案的價值不僅僅是滿足于企業發展需求，還應與社會需求相結合，但多數企業的檔案管理工作只是對企業資料進行收集、整理、歸檔等，未能體現出企業檔案對社會的服務力度。檔案管理人員只涉及到檔案管理的基本環節，完全忽視了后期的開發和利用環節，將檔案工作變成了靜態的過程，未能和社會需求相統一，缺乏主動服務社會的重要意識。企業檔案是非常寶貴的資源，如果僅僅封閉保存，不對其進行開發和利用，就無法發揮出重要價值，便不能為企業創造經濟利益。

3 新時期企業檔案管理的優化策略

1）積極更新觀念，凸顯檔案管理的資產服務功能。陳舊的檔案管理觀念已經暴露出很大弊端，嚴重影響了企業發揮檔案價值。因此，企業管理者應從意識層面提高對檔案管理工作的重視程度，積極轉變傳統的檔案管理觀念，充分認識檔案管理的重要價值，以期實現檔案管理的資產服務功能。管理者在更新自身檔案管理觀念的同時，應將檔案管理的重要性以及新的管理理念和方式告知檔案管理人員，由此形成積極向上的企業檔案管理文化和氛圍，將檔案工作變成動態管理的過程，為企業向上發展提供扎實的檔案管理基礎，努力實現資產服務化。

2）利用信息化技術手段，提高檔案管理水平。新時期，大部分企業還在沿用傳統的檔案管理方式，未能有效利用信息化平臺進行管理，這種比較單一、落后、效率低下的管理方式已經無法適用現代企業發展。企業應充分利用互聯網平臺，不斷規范檔案管理方式，積極構建信息化檔案管理體系。企業可以創建一個檔案管理中心，將企業的圖文資料、情報信息等統一匯集在網絡平臺上，以索引的方式分門別類地設置，也可以按照時間順序進行設置，這樣不僅便于各部門及時查找所需要的檔案資料，而且易于保存和更新，更有利于實現對檔案信息資源的高度整合及共享。

3）采用現代化管理模式，提高管理效率。企業應積極采用現代化管理模式，取代傳統單一、封閉式的管理模式，借助信息化發展契機，充分實現對檔案資源的整合與共享。現代化管理模式不僅有效開發和利用了檔案資源的價值，而且實現了檔案管理的現代化，提高了管理的質量和效率。一方面，與陳舊的檔案管理模式相比，此種模式可以節省大量的時間，提高檔案管理的精準度;另一方面，云數據存儲為檔案管理提供了海量的空間和便捷的渠道，更有利于保障檔案的安全性，維護企業的商業機密。

4）提高管理人員的專業水平，提升業務素質。企業在結合自身發展情況的基礎上，可以配備一些從事檔案管理工作的專業性人才，采取外聘的方式，聘用一些具有檔案管理相關專業素養的人員，這樣可以提高檔案管理的規范化程度。此外，還要對在職員工定期舉辦關于檔案管理的專業性培訓，組建專門負責檔案管理的人員隊伍，不僅要做好企業檔案收集、歸檔、編排工作，確保企業信息的完整性，而且要注重挖掘檔案的深層次價值，加大對檔案工作的研發力度，尤其是挖掘其為資產服務的潛在功能。與此同時，還應加強檔案部門與其它部門之間的溝通與聯系，及時了解檔案信息的更新情況，并為其它部門做好檔案信息服務工作。

5）堅持以服務利用為主的管理宗旨。現階段，企業檔案管理普遍存在過于靜態化的現象，使得檔案被封閉化管理，未能充分發揮出檔案的價值。因此，企業應堅持以服務與利用為主的宗旨，尤其是加大對檔案的開發與利用力度，將檔案管理工作做活，真正發揮出檔案對企業決策和發展的重要作用。與此同時，檔案管理人員應注重開發檔案的主動服務功能，提高企業對檔案信息資源的利用程度。

4 結論

檔案管理是企業管理中的重要內容之一，在新時期企業迎來了新的發展機遇，這也對檔案管理手段和質量提出了更高的要求。做好檔案管理工作對企業發展大有裨益，因此，理應不斷完善檔案管理體系，提高檔案管理信息化水平。

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作者簡介

聶虹（1974-），女，漢族，天津人，大學，檔案館員，研究方向：檔案管理。