試論檔案學視角下高校記憶建構研究

邱迎春

摘 要：第15屆國際檔案大會以“檔案.記憶與知識”為主題開展討論以來，檔案工作者的職業定位已經從文件的保管者向知識的管理者，再到記憶的建構者的角色轉變。這生動展演了時代變遷帶給檔案工作者的職業定位的變化，也是我們檔案工作者的成長軌跡。高校檔案工作者不僅僅是高校檔案的保管者，歷史的守望者，更肩負著構建高校記憶的責任。本文擬從檔案學視角展開對高校記憶建構的研究。

關鍵詞：高校檔案;高校記憶;建構

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.018

基金項目：四川音樂學院科研項目：檔案學視角下高校記憶建構研究（項目編號：CYXS2018038）。

1 高校檔案與高校記憶的關系

高校檔案是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄[1]。高校檔案是具有一定保存價值的歷史資料，它以多種載體方式客觀翔實地記錄高校發展軌跡，它既是國家重要的教育信息資源，也是高校記憶的載體。這些檔案材料是全校師生、校友對母校情感的寄托與美好回憶。高校記憶是高校師生共享往事的過程和結果，沒有記錄就沒有發生，從內容看，高校記憶是高校師生對學校過去發生事件的認識、理解和體驗。從實體上看，高校記憶是客觀記錄高校發展軌跡的高校檔案。高校記憶的范疇大于高校檔案，不僅僅包含高校檔案，還包括校址、建筑物、口述檔案等等?！案咝Ｓ洃洝钡慕嫃娀烁咝n案存史、資政、育人的功能，也推進了高校檔案史料編研和利用工作。

目前，多數高校都是按照傳統的教學類、行政類、科研類、黨群類進行分類接收檔案材料，全宗編號也是基本按照這個分類進行。許多有價值的資料并未納入檔案管理工作中，影響了檔案文化功能的發揮，降低了教職工對檔案的認同度。

2 高校記憶建構的主體：高校檔案館的定位

國家綜合檔案館的定位是“五位一體”，即是愛國主義教育基地、檔案安全保管基地、檔案利用服務中心、政府信息公開中心、電子文件管理中心[2]。高校檔案館是國家檔案事業的重要組成部分。國家綜合檔案館的定位，給高校檔案館的未來發展指明了方向，也是未來高校檔案館的發展趨勢。高校檔案館只有發揮自身優勢，不斷提高服務水平和管理效能才能逐步實現“五位一體”發展的目標。高校檔案館是構建高校記憶的主體，其自身擁有翔實記錄學校發展的豐富檔案資料，再者，檔案館擁有專業隊伍，將有重要歷史意義的材料納入檔案管理的系統中，守護高校記憶建構，不至于留有歷史空白與遺憾。

高校檔案館的職責不能僅局限于實體檔案的收集、保管，編寫學校大事記，顯然這種工作模式是滯后的。高校檔案館是建構“高校記憶”的主體，由檔案館牽頭，抽調或聘請檔案學、歷史學等相關學科專家，教師組成校史編寫組，按照編纂大綱分工負責檔案史料收集、通過采訪知名校友和退休教師，廣泛征集口述檔案，文獻和實物，進行收集保管。在收集檔案材料的過程中，應當遵循鑒定后置的原則，應收盡收，不漏一文一物。同時，高校檔案館須建立信息共享平臺，特別是針對涉及多個部門的項目，要按照全宗原則進行收集，避免重復歸檔。高校檔案館應根據學校的發展特色，梳理記憶脈絡，站在歷史、政治、文化的立場挑選記憶客體，以辨證、發展的觀點梳理“高校記憶”的脈絡。

3 高校記憶建構的客體：拓寬檔案收集渠道、加強重大活動檔案的管理

檔案是搭建高校記憶的基石，傳統檔案收集方式是被動接受校內各行政部門以及教學單位在自然年度中形成的有保存價值的檔案材料。所移交歸檔材料的質量取決于部門兼職檔案員的檔案意識以及業務能力。根據筆者的調查，多數行政部門以及教學單位的兼職檔案員基本能完成年度檔案的移交工作。移交的檔案材料以辦畢的文書檔案為主，教學部門重大的活動中形成的檔案材料歸檔沒有系統性，材料比較零散。高校檔案內容豐富，應當靈活運用“新來源觀”思想指導檔案收集工作。以檔案為母體，構建“高校記憶”。我們不僅要收集學校各部門形成的文書檔案，更要收集能反映老師教學、學生學習的相關資料，包括多媒體形式的音視頻材料。我們是藝術類高校，特別是針對名師上課的資料應該建立資料，不論是文檔類或者音頻類的資料，便于日后科學研究。高校記憶豐富了高校檔案單一、刻板印象。高校記憶借助檔案的史料作用，把先人積累的知識和經驗與人類記憶進行線性傳遞，使高校成為文化的擴散地。四川音樂學院是西南地區最大的藝術類院校，為地區文化發展培養了一大批的藝術人才，這是我校的社會責任。我校長期以來對點支援偏遠山區的中小學音樂教育培養，輸送了很多優秀的專業教師深入教學一線，給當地的藝術教育的發展盡一份力。支教和扶貧應該做為獨立專題進行收集。

4 搭建“高校記憶”的實施路徑

高校記憶見證了學校的歷史沿革，凝練了學校辦學特色和學校精神，對于增強全校師生的榮譽感起到了重要的作用，并為高校的可持續發展提供了堅實有力的保障。搭建“高校記憶”需要有可持續發展的組織保障和規范的工作流程。

4.1 組織保障

“高校記憶”是個系統工程，需要有良好的組織領導作為保障。筆者建議，由學校副校長牽頭，成立高校記憶領導小組，檔案館館長、學校行政職能部門的負責人、院系主任擔任組員，協同開展工作。學校重大活動結束一個月內，由檔案工作者參與指導活動中形成的檔案資料的收集、鑒定、整理，完成歸檔環節作為該項目完結的標志。同時，該活動的檔案資料歸檔完成的質量考核應納入學校部門年度考核中。這是對檔案工作的監督與支持，也是促進學校重大活動檔案歸檔工作的順利進行。

4.2 拓展高校檔案的利用方式

構建高校記憶，需要積極拓展高校檔案的利用方式。我們是藝術類高校，可以利用高校檔案，編排、展演反映本校傳統文化和學校發展歷程的劇目，或拍攝成微電影，從而進一步增強全校師生對校園文化的認同感。同時我們可以通過校園網站、檔案館主頁平臺展示檔案館館藏珍貴檔案，從而達到信息共享的目的，并提升高校文化的影響力，這對于構建高校記憶是有幫助的。

我校檔案館目前根據國家教委1993年發布的《高等學校檔案實體分類法》以及檔案的全宗理論、來源原則、檔案雙重價值理論來指導檔案在收集、整理、鑒定、利用環節中的具體實操。高校檔案是建構高校記憶的基礎，面對內容豐富，載體各異的檔案材料，檔案工作者需要對信息資源進行整合，針對記載著高校的發展歷史、具有辦學特色，體現學院辦學理念與特色的材料進行信息化處理，生產出檔案成品。檔案工作者要有全局思維，緊抓業務培養學習意識，主動與外界合作意識有利于提升其創新能力，從而增進業務內部驅動力與凝聚力。其次，檔案工作人員帶動全校檔案信息共享意識的增強，有利于扭轉各部門信息資源孤島現象;最后，總體檔案意識的深化有助于全校范圍內檔案利用的同步與平衡，利于形成信息共享圈，整合高校各部門檔案信息資源儲備，實現全校工作的信息銜接和協同推進。

高校目前實行部門立卷制，檔案材料的前期收集、基礎整理共工作是由兼職檔案員完成的，他們的責任意識，檔案專業水平，工作態度直接影響著后期檔案館工作的水平。因此，必須重視定期對兼職檔案員進行培訓。

5 搭建“高校記憶”的實施路徑

高校檔案館作為學校的檔案存放地，要增強學校各部門主動建檔意識。高校檔案館作為構建高校記憶的主體，首先應當按照學校的發展戰略，結合自身的專業優勢，制定檔案工作的總體藍圖。因此，我們檔案工作者要有前瞻意識，工作要有計劃，提前把工作計劃書上報領導，爭取領導的支持。檔案工作者可以通過短片來宣傳檔案知識，提升師生的檔案意識，形成“該歸則歸，不要漏歸”的工作格局。嚴格按照教育部《高等學校檔案管理辦法》規定的檔案歸檔范圍，將有參考價值和便于利用的材料納入檔案管理系統中，同時，還要將全校各個時期的工作進行梳理成為檔案，為日后搭建“高校記憶”提供翔實的素材。

5.1 引導師生主動建檔意識

高校檔案不僅是學校教學、科研、管理等各項工作的有效記錄，同時也是學生、教職工、校友維護自身合法權益的憑證。在傳統的檔案管理模式中，高校檔案館主要接收黨政部門的文書檔案，而較少保存反映教師、學生信息的材料。高校記憶，是由學校的每一份子組成的，每一位教職員工以及每一位學生都是高校記憶網絡中一個節點，節點的選取對構筑高校記憶來說至關重要，每個節點共同組成了高校記憶全貌。高校記憶不單是學校組織的記憶，應該是全校師生個體記憶的總和。我們不應該只局限于學校檔案的資源建設。加大的檔案宣傳力度，通過多媒體、抖音等學生群體喜歡的方式，傳播檔案基本知識，讓廣大師生了解檔案、提高大眾的檔案意識。在他們使用、了解檔案，讓他們意識到他們是學校的一份子，學校的發展離不開每個人的努力與拼搏，我們要把這種檔案文化融入到每個人的內心深處，激發大家愛校，以校為榮的共同校園情誼，鼓勵并積極引導師生參與到高校記憶的建構熱潮中來。我們傳統的檔案館收集的資料多數都是反應學校的行政管理工作，很多有藝術院校特色的內容并未收集起來。為此，筆者認為：一方面可以通過校園網、學校微信公眾號來收集學校老師、學生能反應學校校園文化以及學校人文精神的材料進行歸檔;另一方面：檔案館可以根據學校的辦學特色，建立數據庫。例如：學校師資隊伍建設數據庫、學院精品課題數據庫、精準扶貧數據庫等等，檔案工作者要有大檔案觀，要走出去，多眼界要廣，多參加培訓，提升自身的專業素養。我們檔案工作者是高校記憶的積極構建者和捍衛者，我們的歷史使命是艱巨而有成就感的[3]。

5.2 深度挖掘館藏資源

檔案工作的最終目標是提供利用服務。查全率和查準率是衡量我們服務的指標。面對信息量如何龐大的信息社會，我們除了用傳統的方式來管理實體檔案，同時也要重視其他其他載體信息，把它納入我們檔案管理的流程中來。在信息化不斷發展的當代，高校檔案的信息化進程不斷加快。目前，我校檔案館正在開展檔案數字化工作第二階段，檔案的信息化體系正在建立。深度挖掘館藏資源是為了更好地管理檔案信息的，實現信息共享，管理智能化，有效利用管理軟件對信息進行分析，抓取，建設特色數據庫等。由于信息技術的迅猛發展，我們“高校記憶”身處數字化環境，這就要求高校檔案建設積極探索網絡檔案信息資源的共建共享。高校記憶要求建立滿足信息查詢者需要，方便大眾利用的高校檔案信息資源體系，整合社會需要的各類憑證性和文化性檔案信息，如：學籍檔案、名人檔案、校史檔案，以及反映學校原貌，重大活動等情況的文字、照片、音像資料等材料。這些檔案形成主體多元、來源分散，載體多樣，需要通過系統整理、集中管理、并經數字化處理才能更高校地服務社會和學校。

5.3 創新檔案服務方式

在“互聯網+”的時代背景下，高校檔案館實行對外開放是高校檔案館職能轉變的時代要求。高校檔案館應轉變固有觀念，由管為主向管用結合，以用為主轉變，重視檔案編研以及構建高校記憶。在實踐過程中，高校檔案館已經在一定程度上向社會開放，主要面向已經畢業的校友和事業單位提供相關個人的學籍材料信息，其他方面的查詢利用較少[4]。

通過構建高校記憶，梳理高校檔案，是高校檔案館提高自身管理效能的有效途徑，聚焦綜合檔案館“五位一體”的功能定位，結合高校檔案工作實際，才能更好第發揮其社會職能，促進檔案信息資源的合理分配，實現檔案信息資源的高效利用，加快推進檔案館自身建設。高校記憶建構是一個系統工程，從人員培訓和其他管理環節，從制度建設到流程細化，檔案管理和其他管理環節需要環環相扣，相輔相成，沒有領導的支持不可能成功實施。高校檔案館需要不斷優化館藏結構，提升管理水平，加強編研、開發與利用工作在高校記憶的過程中煥發出源源不斷的生命力。高校檔案館在構建“高校記憶”的過程，也是自身成長的過程。通過“高校記憶”梳理我們檔案館工作中需要改進和提升的部分，根據學校發展戰略，及時調整檔案收集歸檔實施辦法。加強檔案資源的共建共享，特別是近年來學校在人才引進、優勢學科建設等方面應該著重數據庫的建設，以后日后開展研究工作提供信息支持。

綜上所述，高校檔案館應當順應時代發展的潮流，加快信息化建設，提升管理能力和效率。關注高校檔案利用者的需求的新變化和新特征。檔案學視角為我們構建高校記憶，提供了理論基礎與實踐操作方法，我們檔案工作者一定要確實行動起來，肩負重任努力前行。

參考文獻

[1]國家教委.普通高等學校檔案管理辦法[EB/OL].http：//www.moe.edu.cn/srcsite/A02/s5911/moe_621/198910/t19891010_81936.html.

[2]趙屹.檔案館的現在與未來[M].上海：世界圖書出版公司，2015

[3]馬雁.試論檔案記憶視角下的高校檔案工作的轉變與拓展[J].山西檔案，2016（3）.

[4]朱彤，楊灝.基于“高校記憶”視角發揮檔案在大學文化中育人作用[J].檔案管理，2020（4）.