淺析技工院校人事檔案管理工作改進與創新

王飛

摘 要：在當前的技工院校中，人事檔案管理是重要的工作內容，并且隨著院校規模和人數的不斷增加，給其檔案管理工作提出了很高的要求和挑戰。在本文中，首先分析了技工院校人事檔案管理工作中的一些問題，然后針對問題提出了有效的解決對策，旨在為相關研究提供參考，促進技工院校的發展。

關鍵詞：技工院校;人事檔案;工作;創新

在人事檔案中，包含的內容十分多樣，例如有教職員工的自傳材料、政審材料、履歷材料、處分材料、鑒定考核考察材料、黨團材料、獎勵材料、學歷和評聘專業職務材料、工資任免出國材料和其它材料等等，包含了十大類別。在當前信息化快速發展的背景下，技工學院的人員都十分關注人事檔案的信息化管理工作，并且實現了對檔案有效的收集、分類和整理以及保管，在進行員工的評估和考察時，人事檔案資料能夠帶來充分的參考，對技工院校發展有著重要的意義。

1 新時期技校干部人事檔案管理工作中存在的問題

1.1 管理意識滯后

在人事檔案管理工作中，需要很強的保密性，同時該工作也是需要默默付出的工作，因此，一些教職員工并沒有充分認識到其中的重要性，并且一些管理者認為檔案管理工作這是人事部的工作，和自己關系不大。還有一些院校中，學生領導沒有充分重視人事檔案管理工作的開展，導致檔案管理工作常常是限于形式，不能充分利用檔案。因為學校和管理者不夠重視檔案管理工作，導致在人事檔案管理中容易產生很多問題，影響了技工院校相關工作的開展。

1.2 管理機制落后

在技工院校中，檔案管理工作包含了文書、教學和會計等等不同類別的檔案，這些工作尤為重要，也是院校基礎管理的重要內容。在人事檔案中，需要做好集中性的統一性的管理，在檔案之間有著很強的互通性并且關聯性很強。但是在很多院校中，教學檔案、人事檔案以及文書檔案等等沒有實現統一管理，在人事檔案中，是單獨人事部門管理的，使這就導致檔案管理工作比較分散，給工作人員的檔案整理工作帶來了不便，同時也無法對教職工的資料進行統一的管理，無法掌握教職工的表現，同時也忽視了這些檔案之間存在的管理互通性問題，導致管理機制難以體現科學性。在人事檔案管理工作中，收集工作是基礎也是前提，同時也是檔案管理工作的難點。在當前的檔案資料收集中，多數院校依然采用傳統的收集方式，并且在人員記錄中，方式也十分簡單和落后，這就導致收集的檔案資源和其中的教職員工情況無法全面完整地體現出來。在教職員工的綜合考量和定性描述中，不夠全面和細致。同時，人事檔案管理工作中的考核評語也是基本雷同，評價比較抽象，很難找到有建設性的意見和建議。在個人信息的范圍和人事資源信息資料中，其準確度也有待提高，否則就會導致人事檔案管理不能發揮真正的作用。

1.3 管理方法落后

在技校的人事檔案管理工作中，多數的材料都是對教職員工個人學歷和工作經歷以及政審材料等的管理，沒有記錄員工自身的表現。在當前的人事檔案管理中，信息記錄太單一和簡單、信息記錄方式單一等等是主要的問題，多數的信息都是采用文字和表格記錄的，聲音和圖像比較少，這就使得檔案資源沒有充分和信息化結合起來，導致資源的應用價值不足，也無法促進信息資源的分享。另外，一些院校的檔案管理依然是人工方式開展的，在應用計算機之后，配套的設備不全，這也使得管理效率難以提高。并且一些技工院校依然是采用卷宗管理方式進行，難以進行保養，時間一長容易損毀和破壞，使得檔案的應用價值顯著降低。

2 人事檔案管理工作改革的對策

2.1 轉變人事檔案管理工作的理念

在技工學院中，要轉變傳統的檔案管理方式和管理理念，不斷提高檔案的管理水平。在當前的檔案管理工作中，只有十類索引目錄，這是遠遠不能滿足需要的。要完成對檔案的及時更新，并且進行電子儲存，在檔案利用過程中，就能夠直接利用電子設備完成檢索，節約了的卷宗查閱時間，提高了檔案管理的效率，實現了檔案的信息化管理。因此，在技工院校中，要不斷優化人事檔案管理理念，加強檔案管理工作改革，讓人事檔案管理能夠符合社會的需要。另外，也要整理和歸檔人事政策性的文件，促進其作用的發揮。同時，要轉變過去的人事檔案管理方式，促進檔案資源的充分利用和開發，不斷更新管理理念，發揮人事檔案的真正作用，從而推動技工院校工作的開展。

2.2 加強人事檔案管理的信息化

在技工院校中，首先需要完善的人事檔案管理制度，并且做好保密管理。人事檔案需要很強的保密性，因此管理人員必須要提高保護意識。其次，要做好人事檔案的硬件管理，保證科學的檔案管理工作，加強信息化管理。在技工院校中，要不斷改善人事檔案管理工作的環境，完善其條件，添加現代化裝置，例如掃描儀和計算機等等，不斷提高管理人員的效率。使用計算機技術進行貯存和傳遞檔案，避免丟失檔案信息。在現代化技術輔助下，能夠有效地規劃和分析檔案的數據和內容，促進檔案的科學化和規范化的管理。要充分重視檔案收集工作，做好信息采集，這也是檔案管理的基礎，檔案工作者使用計算機加強信息的采集，有效甄別信息，保證檔案管理工作的準確性。

2.3 構建專業的人事檔案管理隊伍

在技工院校中，首先要選擇綜合素質強的工作者進行檔案管理工作，這也是確保檔案管理工作有效開展的基礎。并且檔案工作比較枯燥，因此工作者需要更多的耐力，需要吃苦耐勞。其次，要不斷提高檔案管理人員的綜合素質，構建一支專業的業務能力強的管理隊伍。對于人事檔案的管理，從業人員必須要經過檔案專業培訓，并且擁有很強的計算機運用能力，能夠實現信息化管理。

3 結束語

綜上所述，在當前的技工院校中，信息化的發展給人事檔案管理工作帶來了機遇和挑戰。因此，要不斷提高對檔案管理的認識，加強管理機制的改革和優化，充分使用信息化，做好人事檔案管理的隊伍建設，提高信息化管理的效率和水平。只有這樣才能夠在人事檔案管理中充分發揮作用，保證人事檔案工作的高效開展，從而促進檔案的應用，促進技工院校的長效發展。

參考文獻

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