事業單位檔案管理工作中知識管理與實踐研究

文/唐瑋

檔案是企事業單位重要的知識資源，是各項業務、管理工作實施的證明文件，同時也是知識共享不可或缺的重要組成部分。開發檔案中的知識，不僅能夠發現企事業單位生產經營中存在的問題，還能夠總結、挖掘、積累單位業務開展、經營經驗，實現知識共享和傳承。因此，作為事業單位檔案管理人員應對檔案管理工作形成清醒的認識，將檔案管理與知識管理有機結合起來，并融入檔案管理工作中，不斷提升檔案管理工作價值，為單位發展夯實知識基礎[1]。

一、知識管理與檔案管理概述

（一）知識管理

在檔案管理工作中，知識管理是以發展創新能力和提高核心競爭力為目的，對知識資源的有效開放和利用。根據知識管理理論，知識可分為顯性知識與隱性知識，顯性知識是一種形式化的知識，經編碼后可通過文字、語言、圖像等形式展示和表達，且能夠適應計算機技術進行整理和存儲；隱性知識是非結構化的知識，突出表現為零散、無法直接適應文字、語言、圖像展示，且難以交流和掌握。在檔案管理工作中實施知識管理，其主要目的是挖掘隱性知識，使隱性知識成為顯性知識，促進兩者相互轉換，為知識共享、培訓、創新奠定堅實的基礎[2]。

當前，隨著檔案管理信息技術的廣泛應用，越來越多的事業單位檔案管理工作者逐漸從傳統的檔案管理工作中脫離出來，并逐漸走向知識管理法制，管理的對象不僅僅是檔案實體，而是由靜態的檔案歸檔保存向檔案信息的開發利用，主要工作是挖掘檔案中的隱性知識，加速隱性知識的“顯化”，為單位經營管理各項活動提供知識服務。

（二）檔案管理

檔案管理是對事業單位生產經營、管理等活動走直接形成的原始記錄進行整理、保存、歸檔等工作，其內部包括招投標資源、行政管理、財務數據、黨群資料等。檔案管理不僅包括單位發展歷史，還記載了單位各項業務活動中形成和積累的知識。文件的價值體現在單位的各項活動中直接或間接體現的信息支持、管理控制和證據力等作用。檔案作為經營管理實踐活動的最為完整的信息記錄，具有重要的信息價值。同時，檔案管理作為生產經營過程中各項業務活動的結果，是信息記錄、存儲、傳遞的過程，其重要價值體現為單位知識資源的載體。因此，知識管理的最終目的是將隱性的知識“顯化”，通過隱性知識的挖掘、開發、整理和傳遞，達到提高單位生產經營服務能力的目的。

二、知識管理與檔案管理的關系研究

檔案管理與知識管理是相輔相成的關系，兩者缺一不可，其內在關系主要體現在以下兩個方面。

（一）檔案管理是知識管理的基礎

基于檔案管理信息的知識庫包括知識產權、技術資源、規程規范等內容，其中，大部分內容經檔案管理部門接收、梳理、歸檔和保管，屬于檔案管理部門的管理內容。由于檔案管理屬于不可逆的管理過程，如管理不當將造成管理檔案的丟失，即造成知識的流失，進而影響檔案知識挖掘、開發和利用，因此，加強檔案收集管理工作，尤其是項目實施過程中的檔案收集與整理，包括合同、投標文件、施工技術資源、工程設計變更資料等，將全過程檔案資料納入檔案管理范疇，強調基礎資料的統一管理，防止出現隱性知識丟失的情況，客觀記錄各項活動過程和結果，才能夯實知識管理的基礎。

（二）知識管理提升檔案管理價值

在檔案管理工作中實施知識管理，通過挖掘業務、行政管理工作形成檔案中的價值，發揮事業單位檔案管理工作優勢，能夠形成單位的知識寶庫，挖掘、吸收、借鑒先進管理經驗，實現知識的創造、知識共享和知識應用，促進發展中形成的知識直接應用于價值創造活動中。因此，基于知識管理的檔案管理活動更體現其價值，而不是局限于檔案實體的保存、保管活動。為實現檔案管理知識化，檔案管理部門應進一步加大檔案編研力度，通過知識挖掘，整合、提取、分析、歸納知識要素，將隱性知識以直觀化、形象化、具體化的形式展示，以高效、優質的知識獲得單位的認可和支持。

三、檔案管理工作中知識管理與實踐

（一）檔案知識來源及需求

在單位行政管理和業務活動開展過程中，知識多以隱性知識存在，檔案管理部門應結合不同部門不同知識管理需求來挖掘檔案中的隱性知識。例如，在漳州市龍文區風景名勝區等檔案管理過程中，園林植物栽植、養護管理經驗，深入研究植物病蟲害防治經驗，結合區域性病蟲害發生規律，采用人工防治、藥物防治等措施的檔案記錄和保存，都為該單位開展園林植物養護管理提供有益借鑒。在風景名勝區景觀提質改造工程項目中，又可根據承包單位、分包單位近年來承建項目類型、合同金額、承建工程獲獎情況、糾紛索賠等，建立優質承包單位名錄，為承包單位的選擇提供有效依據。在項目成本控制方面，通過分析已完工項目、在建項目費用支出情況，分析苗木價格波動、技術方案選擇、新材料應用等對項目成本的影響，分析項目成本超支情況和原因，為項目管理、財務管理工作提供有效的指導和參考。由此可見，檔案知識管理是一項專業化工作，不僅要求檔案管理人員具備檔案管理知識，還需要了解人力資源、財務、專業技術、質量管理、安全管理、采購等專業知識，因此，檔案管理部門應加強與業務部門、職能部門、項目組合作，調研各部門知識管理需求[3]。

（二）知識管理組織架構

由于檔案管理中的知識具有專業性、復雜性，且檔案資料一般以各部門資料報送形式歸檔，不利于知識挖掘。針對該問題，相關單位應加強知識管理架構調整，以檔案管理部門為主導，形成以專項項目為核心的三維矩陣式知識管理中心，為項目決策管理提供支持。

例如，在日常管理中，各部門、檔案管理部門保持原職能、組織結構運作，但在風景名勝區實施提質改造工程過程中，則可獨立成立項目組，并建立專職崗位負責各類數據、信息的分類報送、歸檔、移交等工作，將項目中相關知識以電子文檔、視頻、圖片、紙質文檔等形式報送信息管理和檔案管理部門，實現各類信息的收集和分類存儲，減少檔案資料報送層級，提高信息傳遞速度，降低檔案管理部門工作量，提高檔案管理人員知識挖掘的效率[4]。

（三）檔案知識共享與應用

通過收集、整理、總結單位顯性、隱性知識，研究在建景觀工程項目與已完成項目之間的聯系，并整理形成圖表、文本，基于單位信息化平臺（如OA平臺、知識管理系統等），建立健全單位檔案知識庫，并結合各類知識關鍵要點提煉知識描述，單位各部門可通過檢索知識類別、知識描述等方式，了解關鍵技術應用情況、財務風險超預算原因分析及控制要點等內容。在風景名勝區各業務管理活動中，檔案管理部門應積極參與到單位重點工作中，根據各類工程項目管理情況，結合已完成項目實施經驗，分別從進度、質量、成本控制和安全管理等方面形成分析報告，并通過與項目組、管理人員、技術人員溝通，了解項目管理偏差原因，為項目管理工作和決策提供直觀化、可量化的參考依據。

此外，除挖掘隱性知識外，結合單位特點，檔案管理部門還應當積極梳理各類技術、管理標準等應用情況，形成單位施工技術體系，闡明各類技術適用條件、應用優勢、不足和控制要點，可用于項目技術管理和員工培訓，實現知識共享和傳承。

（四）以項目為核心的知識管理評價

檔案管理工作中知識挖掘是一項系統性工程，是各部門協作的結果，涉及信息技術、施工技術、財務管理、項目管理等專業知識。為保障單位知識管理工作有序開展，強化檔案管理部門開展知識管理的積極性，督促各部門密切配合協調檔案管理部門知識挖掘工作，應以項目管理成效為導向，通過項目組管理者評價、效果評估等方式，建立可量化的知識管理評價指標，對檔案知識管理情況進行測度，推動檔案管理工作專業化、體系化發展。

綜上所述，檔案管理部門應以服務單位發展為導向，加強與各部門溝通協調，深入挖掘單位內部行政管理、業務活動、項目管理和實施過程中的顯性、隱性知識，并形成知識管理成果，服務于單位決策、行政管理、教育培訓等方面，建立系統性的知識體系，為單位發展奠定堅實的基礎。