檔案管理工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的當(dāng)務(wù)之急與對策

倪靜

摘 要：數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型的過程中，檔案管理工作貌似借助計算機(jī)管理系統(tǒng)加快了工作效率，然而扁平化和簡單化的檔案管理操作，令人文觀念有所弱化，這也是受到泛娛樂化因素的負(fù)面影響。簡潔明了的檔案數(shù)據(jù)信息，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下更加易于傳播，但是對于檔案信息加工的精密度顯然是不夠的。這些都是檔案管理工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的當(dāng)務(wù)之急，有必要重新論證檔案管理工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的發(fā)展對策。

關(guān)鍵詞：檔案管理;數(shù)字化;轉(zhuǎn)型發(fā)展

檔案管理工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的當(dāng)務(wù)之急

泛娛樂化負(fù)面影響。圖文結(jié)合的媒介信息吸引了大眾眼球，檔案存儲數(shù)據(jù)純粹化的文字形式顯然難以吸引受眾群體。在數(shù)據(jù)時代泛娛樂化的基調(diào)潛移默化影響公眾，館藏檔案數(shù)據(jù)留出之后被涂抹、篡改、拼接的比例很大，以至于檔案數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)度和嚴(yán)謹(jǐn)性蕩然無存。而且在闡釋檔案注解、填補(bǔ)檔案信息、豐富檔案內(nèi)容等工作中，形式過于簡單、內(nèi)容較為片面、缺乏嚴(yán)謹(jǐn)論證的例子比比皆是。那么在泛娛樂化的負(fù)面影響下，如何平衡好檔案管理工作的自身特色，又發(fā)揮出數(shù)據(jù)化的優(yōu)勢，成為檔案管理工作質(zhì)量的時代課題，更是亟待解決的現(xiàn)實工作問題。

存儲數(shù)據(jù)失真問題。檔案管理工作的數(shù)字化發(fā)展已成必然趨勢，然而數(shù)據(jù)量不斷加大之后，未必對檔案館工作完全有利，存儲數(shù)據(jù)失真問題便是一大痛點。一方面，是數(shù)據(jù)材料填報有必填選項內(nèi)容，而紙質(zhì)檔案往往存在信息殘缺問題，上傳數(shù)據(jù)檔案時容易出現(xiàn)人為彌補(bǔ)檔案缺失部分的情況，從而產(chǎn)生存儲數(shù)據(jù)真實性弱化的聯(lián)帶問題。另一方面，數(shù)據(jù)材料并非原始資料，尤其部分珍貴文獻(xiàn)資料的存檔，都需要逐一拍照以保護(hù)數(shù)據(jù)檔案真實性。然而即便是超高分辨率的拍攝技術(shù)，也很難真正完整還原這些原始資料，故而檔案存儲數(shù)據(jù)存在模糊邊界。除此之外，檔案編研工作本身具有一定的主觀性和思想創(chuàng)造性，需要通過不斷的交流討論完善檔案材料管理。而數(shù)據(jù)化的發(fā)展，令檔案篩選、加工、整理等一系列工作內(nèi)容變得程序化、系統(tǒng)化、機(jī)械化，卻并非絕對的智能化。故而檔案存儲數(shù)據(jù)通過硬性編輯反而弱化了其檔案內(nèi)容的豐富性，也因此產(chǎn)生了數(shù)據(jù)失真的關(guān)聯(lián)問題。

數(shù)據(jù)丟失風(fēng)險拖累。檔案管理工作推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)之后，檔案數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險并未完全抹除。以往時期多數(shù)學(xué)者認(rèn)為，紙質(zhì)檔案存儲容易因自然災(zāi)害或人為管理不當(dāng)，造成檔案損毀和丟失的風(fēng)險。誤以為數(shù)據(jù)檔案存儲和管理的安全性更高，損毀和丟失的風(fēng)險更低。然而從近年來的檔案管理實踐工作中也不難發(fā)現(xiàn)，數(shù)據(jù)檔案丟失或損毀的可能性也很高。這是因為數(shù)據(jù)檔案都需要通過計算機(jī)硬盤存儲，而病毒侵入或人為操作不當(dāng)也會造成數(shù)據(jù)丟失風(fēng)險。雖然數(shù)據(jù)存儲技術(shù)升級之后，云端平臺存儲功能優(yōu)化之后，但是畢竟云端數(shù)據(jù)庫密碼仍然掌握在個人手中，一旦登陸密碼丟失，或者黑客入侵網(wǎng)絡(luò)終端，同樣會造成檔案數(shù)據(jù)丟失風(fēng)險。紙質(zhì)檔案丟失風(fēng)險固然存在，但也很難一夜之間搬空整個檔案館。但是檔案數(shù)據(jù)丟失，往往只是在分秒必爭的瞬間。故而在檔案管理工作進(jìn)入數(shù)字化時代之后，當(dāng)務(wù)之急必須解決數(shù)據(jù)檔案存儲安全性的問題，否則數(shù)字化轉(zhuǎn)型只會對檔案管理工作造成額外負(fù)擔(dān)。

支持檔案管理工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的發(fā)展對策

糾正檔案管理工作態(tài)度。檔案管理工作面對泛娛樂的數(shù)據(jù)時代詬病，首先應(yīng)當(dāng)脫離輿論視角的非專業(yè)操作。數(shù)據(jù)化并無法完全取代人工操作，來完成檔案校準(zhǔn)、編輯、整理、審核等一系列工作，只是將更多繁重的檔案管理工作進(jìn)行了數(shù)據(jù)程序化處理。那么檔案管理工作的進(jìn)一步改善，必須糾正檔案管理工作態(tài)度，全新認(rèn)知檔案管理工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型之后可能產(chǎn)生的一系列問題。尤其不能完全依靠計算機(jī)系統(tǒng)，因為計算機(jī)系統(tǒng)無論如何升級，也很難達(dá)到智能化的智慧思考，更無法從人性化視角考量何種檔案具有人文價值，何種檔案具有歷史意義。因此，檔案管理工作在數(shù)據(jù)化時代必須正視自身位置，依靠以往時期的檔案管理工作經(jīng)驗來適應(yīng)數(shù)據(jù)化變革，而并非受泛娛樂化的數(shù)據(jù)蒙蔽，才能在數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)型之后持續(xù)提高檔案管理工作質(zhì)量。

引進(jìn)檔案數(shù)據(jù)存儲技術(shù)。加強(qiáng)檔案存儲數(shù)據(jù)的真實性，主要需引進(jìn)檔案數(shù)據(jù)存儲技術(shù)，依靠硬件存儲設(shè)備的改造升級，來避免檔案數(shù)據(jù)失真問題。可以盡量購置新型設(shè)備，主要以檔案存儲便捷性為前提，依據(jù)檔案館實際工作需要選擇具體設(shè)備類型。例如Power Vault ME4系列存儲設(shè)備，借助適用于入門級SAN和DAS工作負(fù)載的存儲模式，令檔案管理工作效率成倍提高。整合檔案存儲數(shù)據(jù)時，ME4系列非常適合提升HPC、Exchange、備份、VDI等許多應(yīng)用程序的性能，故而對檔案數(shù)據(jù)存儲信息的保護(hù)性更強(qiáng)。ME4系列旨在提供多項功能，支持各種驅(qū)動器類型、多協(xié)議、一應(yīng)俱全的軟件功能，因此檔案數(shù)據(jù)調(diào)整操作平臺后亦然不會出現(xiàn)失真問題。同時ME4系列配置了兩個高密度5U基礎(chǔ)系統(tǒng)選項，存儲空間更高且更適合海量檔案存儲的需求，根據(jù)檔案管理工作實際需要可附加擴(kuò)展盤柜。

加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)安全管理。針對檔案數(shù)據(jù)丟失風(fēng)險問題，建議檔案館進(jìn)一步改進(jìn)數(shù)據(jù)檔案云端存儲技術(shù)。主要是通過線上云端存儲技術(shù)，避免線下無序調(diào)集檔案和交叉存儲帶來的檔案丟失風(fēng)險。例如：騰訊云端存儲平臺提供了COS 業(yè)務(wù)，對檔案存儲管理具有較高的可靠性，且較低存儲成本和較低訪問時延，均有利于維護(hù)檔案數(shù)據(jù)信息的真實性。COS 低頻存儲容量包適用于檔案網(wǎng)盤數(shù)據(jù)存儲、檔案大數(shù)據(jù)分析、低頻檔案調(diào)取、檔案監(jiān)控數(shù)據(jù)復(fù)核。適用于常年存儲檔案，在較低訪問頻率下的整理和校準(zhǔn)工作。COS歸檔存儲容量包，適用于高頻率訪問、文件歸檔備份等場景，適合生命周期文件歸檔、合規(guī)性文件歸檔、操作日志歸檔、異地容災(zāi)存儲，可以更好的避免檔案丟失問題出現(xiàn)，進(jìn)一步提升檔案管理工作安全性。

綜上所述，檔案管理工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的當(dāng)務(wù)之急，是受到了泛娛樂化負(fù)面影響，存儲數(shù)據(jù)失真問題嚴(yán)重，數(shù)據(jù)丟失風(fēng)險拖累更甚。為此，建議檔案館在數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型之后，進(jìn)一步糾正檔案管理工作態(tài)度，引進(jìn)檔案數(shù)據(jù)存儲技術(shù)，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)安全管理。進(jìn)而增強(qiáng)檔案管理數(shù)字化效能，推動檔案管理工作的數(shù)字化進(jìn)程。

參考文獻(xiàn)

[1]劉越男.數(shù)據(jù)治理：大數(shù)據(jù)時代檔案管理的新視角和新職能[ J].檔案學(xué)研究，2020（05）：50-57.

[2]戴軍.基于數(shù)字環(huán)境的民生檔案資源共享機(jī)制研究[ J].蘭臺內(nèi)外，2020（31）：10-12.