大數據時代檔案信息化視角下人力資源管理研究

現如今，人才競爭已經成為市場競爭的主要方向，人力資源管理的重要性也日益突出。但是，由于受到諸多因素的影響，現階段很多企業、單位在開展人力資源管理工作的過程中，還存在著諸多問題，影響人力資源管理的質量與效果。大數據時代下，檔案信息化建設給人力資源管理提出了新的要求，也帶來了新的機遇。因此，企業、單位發展中，應抓住人事檔案信息化帶來的機遇與便利條件，對人力資源管理進行優化與改進。

1 人事檔案管理對人力資源管理的影響

人事檔案是一種常見的檔案，主要記載了個人的學習經歷、社會關系、工作狀態、政治思想、勞動薪酬以及獎懲信息等資料。一方面，人事檔案所記載的各種信息，可以為用人單位提供準確、真實的人才信息，為人才的科學選拔、聘用提供有效的支持；另一方面，人事檔案記載的各種信息，還可以為在職人員的嘉獎、晉升、降級的判斷與決策提供有效依據。

人事檔案管理，顧名思義，便是對人事檔案所開展的一系列管理活動。人事檔案管理對人力資源管理產生著重要的影響，主要體現在以下幾個方面：

第一，可以為人力資源的優化配置提供有效依據。在開展人事檔案管理工作的過程中，采取科學的管理手段，對職工的信息進行充分開發、全面獲取，準確掌握不同職工的學歷、年齡、獎懲等基本情況，然后，便可以綜合考慮學歷層次、年齡層次、專業技能、專業方向等情況，來進行選賢舉能。通過對現有人才結構、人才應用情況進行評估，便可以為未來的人才儲備、人才使用策略的制定提供有效的支持，為實現人力資源的優化配置奠定良好的基礎。

第二，可以為人事考核提供有效依據。人事考核是人力資源管理中的重點內容，其主要目的便是通過全面了解職工的工作業績、崗位適應性、工作能力等，為人員合理配置、職評、人力資源培訓、人力資源開發等提供有效的信息支持。而人事檔案中記載了個人的重要信息，可以將個人的專業技術水平、政治思想、生平經歷等反映出來。人事檔案管理過程中，將職工的專業水平高低、優勢與劣勢、履歷以及組織考評結果等相關信息完整地記錄在人事檔案之中，便于人事部門對職工的專業技術、職業素養、工作作風等進行全面了解、準確考核。同時，在真實、客觀、準確地考核職工的基礎上，便可以有效開展評優評先工作，并能夠針對職工的優劣勢來開展培訓工作，揚長避短，從而使職工得到更好的發展。

2 人事檔案信息化建設

伴隨著信息技術的不斷推廣與普及應用，各行各業均出現了明顯的改變。加快信息化建設，是產業升級、行業轉型過程中的一項重要戰略。這樣的背景下，檔案信息化建設也在不斷加快，其是檔案工作時間與智慧城市對接、與大數據社會連通、參與國民經濟發展與社會發展的重要策略。人事檔案信息化建設是檔案信息化建設中的重要組成部分，也是推動人事檔案管理水平提升的有效策略。大數據時代下，應嚴格遵循“互聯網+”戰略的要求，有效應用大數據、云計算、計算機、網絡等先進的技術手段，來推動人事檔案信息化建設。當前，數字信息的產生與不斷推廣、普及應用，改變了信息資源的保存方式，即可以采取數字化形式來儲存信息。因此，人事檔案信息化建設中，可以有效應用數字信息，建立數字化人事檔案、人事檔案資源檢索平臺，提高人事檔案存儲、處理、檢索的便捷性。同時，人事檔案信息化、數字化建設過程中，也要注意保護人事檔案的完整性與安全性，對于電子人事檔案的收集、整理、入庫、歸檔、查詢、轉移、銷毀等各個環節，均要做好管理與控制，確保人事檔案信息安全。

3 大數據時代人事檔案信息化對人力資源管理的影響

3.1 推動了信息基礎的豐富

人事檔案信息化，有利于推動人力資源管理信息基礎的豐富。大數據時代下，加快人事檔案信息化建設，建立大數據管理系統之后，便可以全面收集職工日常工作、生活中客觀形成的全部人事檔案數據，保障了人事檔案數據的全面性、客觀性，而不是像以往一樣對固定幾種類型的數據進行挑選。大數據管理系統建立之后，將以往紙質人事檔案之中的“靜態檔案”轉變為“活躍信息”，并將其納入到系統中去。系統除了采集紙質人事檔案中的信息之外，還會采集職工的愛好、性格、社會關系等個體信息。且能自動收集職工日常工作中的薪酬、績效、崗位等信息。通過全面收集職工的這些數據，系統獲得了龐大的數據量，從而可以為人力資源管理各項具體操作的順利開展提供全面而又豐富的信息支持，也能為實現大數據對人力資源個體及整體的準確評價、描述、預測提供有效的支撐。

3.2 推動了科學管理的實現

以前，各企業、單位主要是依靠經驗來開展人力資源管理工作，或者是進行定性管理，導致人力資源管理并非是客觀管理、定量化管理，影響著人力資源管理的效果。大數據時代下，通過有效應用大數據等先進的技術，推動人事檔案管理信息化、數字化發展，便能對人事檔案信息數據進行定量分析，并能在此基礎上將職工的工作結果、工作效率、工作狀態等準確地描述出來，將崗位工作要求客觀地描述出來，還能對人力資源管理中的相關要素進行數據化，包括人員、崗位、激勵等，從而有利于推動人力資源管理朝著以數字化定量分析為基礎的科學管理的方向轉變。

3.3 推動了管理效果的優化

對于人力資源管理來說，其決策長期以來是以滿意決策為主要目標，但滿意決策僅僅是代表著基本符合管理目標，并非是實現管理目標的最優路徑。雖然滿意決策的結果也是可以接受的，但傳統模式下的人力資源管理工作，不能滿足不受時間約束、完全準確地預測他人行動、信息的完備性這三項條件，所以無法實現管理效果的最優化。而在人力資源管理中有效應用大數據技術，開展人事檔案信息化、大數據管理，實現了掌握數據信息量的增加以及數據處理能力、預測未來能力的增強。從另一角度考慮，應用大數據技術，加快人事檔案信息化發展，勢必會使“無限接近最優”的決策逐漸取代滿意決策，從而有利于推動人事檔案管理效果的優化。

3.4 準確預測發展趨勢

通過對大數據等先進技術進行有效應用，人力資源管理將不再局限于人事檔案信息之間所擁有的因果關系，而是從戰略高度入手，探索人事檔案數據間所擁有的相關關系，對這些人事檔案數據進行分類、聚類或者是開展相關性分析，并以此為根據，對人事檔案管理的未來發展趨勢進行準確預測。基于大數據分析的人力資源管理，可以使人力資源管理決策實現人崗之間的精準匹配，使人力資源管理更加符合經濟發展、社會發展的趨勢，同時，將重點放在產業結構調整方向、崗位需求等方面，有利于減少離職誘因，保障高層次人才隊伍的穩定，從而實現人力資源管理效率與效果的提升。

4 大數據時代檔案信息化背景下人力資源管理的優化策略

4.1 人事檔案數據的豐富

大數據時代檔案信息化背景下，人力資源管理的有效開展，離不開大量人事檔案數據的支持。鑒于此，應有效應用大數據、計算機、網絡技術，并將其與人事檔案管理結合起來，建立信息管理系統，全面地、多渠道地對人事檔案數據進行收集，從而使人力資源管理的信息基礎變得更加豐富。建立在大數據基礎上的信息管理系統，有著十分廣泛的數據收集范圍，可通過多個途徑、多個渠道來收集人事檔案數據。

一方面，人事檔案信息化建設中，可以全面采集傳統紙質人事檔案中的相關個體信息，如政治面貌、個人基本信息等。

另一方面，借助信息管理系統、采集終端等數據接口，可以自動收集相關權威信息，包括職工薪酬、績效等。應用信息管理系統，也可以采集職工自行填報的性格、愛好、社會關系等個人信息。信息管理系統與互聯網連通后，借助兩者之間的數據接口，還可以采集相關外部環境數據，如個人信用、社交網絡信息、社會環境等。通過對上述各種數據進行全面采集，可以將職工的全貌立體、全方位地展現出來，從而為人力資源的科學管理、量化管理提供有效而又全面的信息基礎支持。

4.2 人崗精準匹配的實現

大數據時代檔案信息化背景下，通過對大數據資源進行合理應用，對大數據技術進行高效應用，有利于推動人崗精準匹配的實現。

一方面，準確分析各崗位職責、具體工作內容的不同，并針對不同崗位，建立相應的“優秀人才模型”，明確崗位要求，然后再挑選在性格特征、工作能力、工作態度等方面與崗位要求相匹配的職工，以實現人與崗的精準匹配，便于個人潛力的深入挖掘、個人能力的充分發揮。

另一方面，全面采集工作績效比較優秀的在崗職工的個體特征要素、各方面信息，并應用相關算法，建立該崗位的“優秀人才模型”。在招聘的時候，收集應聘者的簡歷信息，并借助互聯網中豐富的數據資源，獲取應聘者的興趣愛好、生活狀況等其他信息，形成立體信息。然后評估應聘者的信息與該崗位“優秀人才模型”之間的匹配程度，采取這樣的方式，有利于實現人與崗之間的精準匹配。

4.3 績效考核的全面量化

通過實時、全面地收集人力資源信息，有利于實現績效考核的全面量化，保障績效考核地客觀性、公正性。

一方面，職工在日常工作中，不可避免地會產生大量數據，包括工作效率、工作質量、考勤數據、工作任務復雜程度、工作完成程度等，通過這些數據，可以將年度工作任務的完成情況、復雜程度等真實地反映出來。應用人事檔案信息管理系統，將各種實時數據記錄下來，并與內部各管理子系統實現對接，對職工日常工作中產生的相關數據進行自動收集，開展可量化的績效考核，有利于提高績效考核的準確性、客觀性、公正性。

另一方面，對人事檔案進行大數據分析，了解職工的個性化需求，采取多樣化的激勵手段分門別類地對職工進行激勵，有利于促進職工的進一步發展。例如，針對有尊重需求的職工，可以簽訂聘用合同，使職工產生歸屬感，并充分尊重職工；針對有實現自我價值需求的職工，可考慮適當晉升其職位，使其獲得成就感；針對有物質需求的職工，可考慮適當提升其福利或待遇。

4.4 人才隊伍穩定與完善

大數據時代檔案信息化背景下，在開展人力資源管理工作的時候，可考慮應用大數據技術，來穩定人才隊伍、完善人才隊伍。

一方面，針對已離職職工，收集其相關信息之后，開展大數據分析，找出導致其離職的主要因素，并制定有針對性的預防措施，從而確保人才隊伍的穩定。

另一方面，從長遠角度考慮，為適應產業結構優化調整的要求，應結合環境數據開展大數據分析，前瞻性地預測未來的人才需求發展趨勢，并根據現有人才結構實際情況，制定中期、長期人才引進計劃，更好地引進人才、管理人才、應用人才、激勵人才，保障未來人才隊伍的完善，同時也使人力資源管理更加符合未來發展的要求。

5 結語

綜上所述，大數據時代檔案信息化背景下，應高度重視人事檔案管理，加快人事檔案的信息化建設，充分發揮人事檔案信息化的作用，推動人力資源管理信息基礎的豐富、科學管理的實現、管理效果的優化，并準確預測人事檔案管理的未來發展趨勢，并有效應用大數據技術、信息技術，豐富人事檔案數據，促進人崗精準匹配的實現、績效考核的全面量化、人才隊伍穩定與完善，從而實現人力資源管理的優化。