集團企業(yè)財務共享平臺構(gòu)建探討

黎哲銘

（廣東融通融資信息服務有限公司，廣東 佛山 528000）

要想在日益激烈的市場競爭中占據(jù)優(yōu)勢，集團企業(yè)必須要不斷提高自身的競爭力，優(yōu)化企業(yè)的現(xiàn)代經(jīng)營管理系統(tǒng)，發(fā)揮財務管理在集團企業(yè)發(fā)展中的重要地位。而完成這些使命必須依靠財務共享平臺的支撐，因此財務共享平臺被越來越多的集團企業(yè)關(guān)注并重視。對于集團企業(yè)而言，財務共享平臺有助于提高企業(yè)的財務管理水平，優(yōu)化財務管理的管理模式，然而目前，財務共享平臺還普遍存在諸多問題，為此，本文將深入研究財務共享平臺構(gòu)建過程中存在的問題及對策。

一、財務共享平臺的內(nèi)涵

（一）財務共享平臺的內(nèi)涵

所謂財務共享平臺是指依托現(xiàn)代先進的信息化技術(shù)，將原來重復煩瑣的基礎(chǔ)財務工作剝離出來，并集中到一個獨立運營的系統(tǒng)單元進行集中處理，以規(guī)范化的流程、高效的服務、較低的成本，通過信息共享和流程化的管控，為企業(yè)提供專業(yè)化財務服務的管理模式。

財務共享平臺通過多組織架構(gòu)的創(chuàng)新同時兼顧個性化與多元化并存，使得多中心同時運營，提升工作效率，平衡了運營成本；遵循統(tǒng)一的結(jié)賬流程，提升了結(jié)賬及財務報告的出具效率；實現(xiàn)了財務數(shù)據(jù)的一點錄入，全程共享，滿足了集團業(yè)務、財務分析及績效考核等多方需求。

二、構(gòu)建集團企業(yè)財務共享平臺的必要性

（一）集團企業(yè)發(fā)展的需要

財務共享平臺對集團企業(yè)成本降低及整體效益提升具有非常重要的意義。借助信息技術(shù)，集團企業(yè)實現(xiàn)了不同職級、不同崗位不同的管理權(quán)限，各終端、次中心、中心的職責分設(shè)、層層授權(quán)、現(xiàn)實無紙化管理，降低了營運成本。

財務共享平臺統(tǒng)一了各子（分）公司財務政策、統(tǒng)一了各子（分）公司的財務核算標準，統(tǒng)一了各子（分）公司的工作流程。在遠程傳輸財務信息，遠程監(jiān)控財務工作能力的基礎(chǔ)上，整合各地業(yè)務，有效地提高了工作效率和質(zhì)量。

（二）財務管理的需要

財務共享平臺是對財務部的流程再造。人財物的集中，通過互聯(lián)網(wǎng)為集團提供標準化、流程化、高效率的共享服務。達到多層次、多維度的查賬，跨科目級別提取數(shù)據(jù)，自動勾兌平衡報表，按需要生成財務分析指標，提高財務管理的效率和精準鎖定管理對象。

（三）提高運營效率，降低運營成本

財務共享平臺可以免去多地設(shè)立財務部的開辦成本、人工成本、管理成本。財務原始憑證按照統(tǒng)一會計分錄錄入系統(tǒng)平臺，增強了數(shù)據(jù)的真實性和可靠性，方便審計索源，提高檢查質(zhì)量。同時根據(jù)權(quán)限的開放，決策層可以隨時隨地調(diào)取某時段某公司的資產(chǎn)情況、資金情況，對基層公司的經(jīng)營狀況、財務情況一目了然，實時監(jiān)控。

（四）資金集中管理，提高投融資能力和規(guī)模

集團企業(yè)及其子（分）公司通過財務共享平臺集中管理資金，包括銀行存款和現(xiàn)金、有價證券等。匯集存量資金，形成“資金池”，增大銀行對集團的貸款授信額度，增強對外擔保能力。存量的資金形成“資金池”，統(tǒng)一計劃統(tǒng)一調(diào)度，保證了對外兼并收購資金，支持集團投向符合戰(zhàn)略發(fā)展的高科技產(chǎn)業(yè)，提高資金使用效率。

三、集團企業(yè)財務共享平臺構(gòu)建存在的問題

（一）財務人員銜接和流失問題

財務共享平臺使集團財務工作更加流程化、精細化和規(guī)范化，如將分散在不同子（分）公司的共同業(yè)務提取出來，放在財務共享平臺完成，使原來需要幾百人在不同的分（子）公司完成的工作（登記總賬等），只需由一個共享平臺幾個人就可以完成，在業(yè)務總量不變情況下，減少了財務人員，同時出現(xiàn)財務崗位交接和銜接問題。

構(gòu)建集團企業(yè)財務共享平臺，首先，需重新制定集團財務部崗位責職責、定員定編、工資級別、晉升機制等，對原有的舊財務體系的人員進行分流，新的財務人員培訓上崗。其次，程式化、簡單重復、大量的業(yè)務操作會使人覺得單調(diào)，時間久了，工作熱情越來越低，財務人員思維定式，容易產(chǎn)生厭倦感，加上學習的內(nèi)容不多，升職空間有限，造成財務人員流動流失。

（二）信息系統(tǒng)風險

集團企業(yè)財務共享平臺在使用過程中，信息系統(tǒng)風險是最大的風險。財務共享平臺本身以信息技術(shù)為依托才得以提高效率，財務信息和財務資料的安全性有賴于信息系統(tǒng)的安全與穩(wěn)定。實際工作中，由于各子（分）公司或部門分處不同地區(qū)，財務信息在傳輸過程中，可能因IT系統(tǒng)不穩(wěn)定，造成數(shù)據(jù)滯后、缺失或丟失等現(xiàn)象。并且平臺上數(shù)據(jù)更新、影像資料上傳、軟件升級維護、數(shù)據(jù)保存?zhèn)浞荨⒂脩魴?quán)限等問題都會給共享平臺帶來一定風險。

（三）遠程監(jiān)控風險

財務共享平臺采用的是遠程集中服務，涉及采購、計劃、生產(chǎn)、銷售、物流等各個方面，業(yè)務量大、業(yè)務范圍廣，溝通煩瑣。而且共享平臺工作地點一般設(shè)置在集團內(nèi)部，集團的辦公地點通常與各子（分）公司的經(jīng)營地點不同，遠程溝通的效果顯然不如面對面溝通。這樣就弱化了集團對各（子）分公司監(jiān)督溝通，不利于集團對資產(chǎn)、物資的管理和控制。

（四）財務共享平臺的單一性問題

構(gòu)建財務共享平臺的時候，沒有對接集團企業(yè)營銷系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、采購系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)，沒有形成企業(yè)集團完整的信息化經(jīng)營管理系統(tǒng)，集團企業(yè)的各項戰(zhàn)略和財務管理需求不能直接傳遞至各子、分公司的經(jīng)營班子或核心決策層。共享平臺的作用只停留在反映和管理財務數(shù)據(jù)上，不兼容其他業(yè)務系統(tǒng)模塊，不能為其他職能部門使用，其實是一種資源浪費，沒有充分發(fā)揮共享平臺的功能和平臺管理優(yōu)勢。

（五）內(nèi)控制度缺位

有效的內(nèi)部監(jiān)督控制，是財務共享平臺營運過程中至關(guān)重要的。實務中，集團企業(yè)沒有針對財務共享平臺建立完善的內(nèi)部控制制度，主要有以下幾點：首先共享平臺審批權(quán)限過于粗糙，容易發(fā)生信息流失，財務數(shù)據(jù)被竊取的風險。其次操作人員自身操作密碼過于簡單，甚至不更改初始密碼，給別有用心人可乘之機，發(fā)生泄密事故也很難查到涉事之人。

四、完善財務共享平臺構(gòu)建的對策

（一）注重員工培訓，提升業(yè)務能力

財務共享平臺是專業(yè)化和流程化的平臺，打破傳統(tǒng)的紙質(zhì)手工做賬，所有數(shù)據(jù)必須通過電腦按照財務系統(tǒng)的要求錄入，對財務人員的電腦操作能力和平臺系統(tǒng)的理解能力要求較高。要做到新舊財務操作的銜接首先是加強舊財務人員對軟件使用及應用的培訓，使其盡快適應新崗位的工作技能。其次鼓勵舊財務人員與時俱進，進修深造。可以全額補助企業(yè)員工繼續(xù)接受教育的學費，幫助員工快速成長，與時俱進，也能夠使員工感受到集團大家庭的溫暖，增強企業(yè)凝聚力，以達到減少員工流失的效果，以更加專業(yè)的水平操作財務共享平臺。

在注重員工培訓的同時，人力資源部也要制定一些適合輪崗的崗位，讓員工可以在多個部門輪流上班，減少枯燥固定的工作狀態(tài)，樹立愛崗敬業(yè)和服務奉獻精神，實現(xiàn)財務共享服務質(zhì)量的提升。

（二）保障信息系統(tǒng)的安全性

財務共享平臺主要依托于互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，以“大數(shù)據(jù)”“云計算”“財務管理系統(tǒng)”作為構(gòu)建共享平臺的軟硬件設(shè)備，需要時刻保持網(wǎng)絡(luò)聯(lián)通安全，才能正常有效使用存儲在電子介質(zhì)上數(shù)據(jù)。保障信息系統(tǒng)的安全性首先對不同操作模塊設(shè)置專門訪問權(quán)限，尤其涉及商業(yè)秘密和重要財務信息；其次對設(shè)備進行日常維護，軟件定期升級，選擇實力雄厚的網(wǎng)絡(luò)通信機構(gòu)合作，為財務信息數(shù)據(jù)提供技術(shù)保障；再次進一步規(guī)范日常操作流程，加強對操作員的管理，定期對使用者進行培訓。

（三）制定常規(guī)化檢查制度

財務共享平臺作為一個獨立的部門，與各機構(gòu)的辦公地點不在一個地方，實物資產(chǎn)要制定常規(guī)化實地檢查盤點制度，及時補漏查缺，保證賬物相符。如成立工作檢查小組，定期走訪下屬企業(yè)，對閑置、在用、抵押等資產(chǎn)逐項對賬，拍照上傳，實地盤點核對，發(fā)現(xiàn)不符立即改正，并將改正的數(shù)據(jù)及時上傳共享平臺。

（四）構(gòu)建統(tǒng)一的財務共享平臺

統(tǒng)一的ERP系統(tǒng)是財務共享平臺搭建成功的必要條件，首先在集團內(nèi)推行統(tǒng)一的ERP，如果系統(tǒng)間實在無法統(tǒng)一，至少也要做到互相兼容。其次必須完成財務共享系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的對接。共享系統(tǒng)與OA系統(tǒng)、銷售管理系統(tǒng)、客戶關(guān)系管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、稽核系統(tǒng)等相對接，實現(xiàn)業(yè)務流、實物流和價值流的同步，系統(tǒng)不但記錄各業(yè)務節(jié)點的響應速度，同樣系統(tǒng)可協(xié)助完成數(shù)據(jù)歸集和管理報表生成，基本實現(xiàn)了各信息系統(tǒng)的業(yè)務集成和數(shù)據(jù)共享，提高企業(yè)集團管控下屬企業(yè)的力度和效率。

（五）完善內(nèi)部控制制度，優(yōu)化工作流程

財務共享平臺必須得到有效的監(jiān)管，才能夠確保財務數(shù)據(jù)的真實性、完整性和安全性。這也是維護集團企業(yè)財務安全的必要手段。首先集團企業(yè)應根據(jù)企業(yè)實際情況制定適合財務共享平臺及業(yè)務流程特點的內(nèi)部控制制度，包括按照業(yè)務作業(yè)流程，在關(guān)鍵控制點設(shè)置審批、閱讀、修改權(quán)限、備份操作等，保證每一個業(yè)務處理環(huán)節(jié)都有人進行監(jiān)督與管理。其次建立事后追責制度，通過系統(tǒng)管理員的軌跡日志權(quán)限，回放取證權(quán)限，發(fā)現(xiàn)風險發(fā)現(xiàn)違規(guī)現(xiàn)象，按照對集團造成損失的程度進行懲罰處理。最后要建立獨立監(jiān)察部門，定期對平臺進行監(jiān)督檢查，其監(jiān)督管理情況直接向集團董事會匯報，保證監(jiān)控制度的獨立性和權(quán)威性。

五、結(jié)語

本文通過闡述企業(yè)集團構(gòu)建財務共享平臺出現(xiàn)的問題，相應提出了一些解決的辦法。時代不斷在進步，集團企業(yè)構(gòu)建財務共享平臺是順應時代發(fā)展的必然趨勢，是集團企業(yè)降低財務管理成本、提高財務管理效率以及優(yōu)化資源配置的一種常見手段。為緊跟信息技術(shù)的步伐，集團企業(yè)應盡早規(guī)劃布局財務共享平臺，培養(yǎng)更多通過IT技術(shù)進行財務管理的高端人才。